接待小組成員的具體工作有以下幾項：其一，來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場迎接或送別來賓。其二，來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路，將其送到即定 的地點。其三，來賓的陪同。對於某些年事已高或非常重要的來賓，應安排專人陪同始終，以便關心與照顧。其四，來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心 以及提供其他方面的關照。
方法/步驟
凡應邀出席慶典的來賓，絕大多數人對本單位都是關心和友好的。因此，當他們光臨時，主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而合乎禮儀的接待。將心比心，在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎，是會傷害來賓的自尊心的。
再次，應當精心佈置好舉行慶祝儀式的現場。舉行慶祝儀式的現場，是慶典活動的中心地點。對它的安排、佈置是否恰如其分，往往會直接地關係到慶典給全體出席者的印象的好壞。依據儀式禮儀的有關規範，商務人員在佈置舉行慶典的現場時，需要通盤思考的主要問題有：
一是地點的選擇。在選擇具體地點時，應結合慶典的規模、影響力以及本單位的實際情況來決定。本單位的視覺、會議廳，本單位內部或門前的廣場，以及外借的大廳，等等。均可相機予以選擇。不過在室外舉行慶典時，切勿因地點選擇不慎，從頁製造噪聲妨礙交通或治安。
二是環境的美化。在反對鋪張浪費的同時，應當量力而行，著力美化慶典舉行現場的環境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現場張燈結綵，懸掛彩燈、彩 帶，張貼一些宣傳標語，並且張掛標明慶典具體內容的大型橫幅。如果有能力，還可邀請本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊屆時演奏音樂或敲鑼打鼓，熱鬧熱鬧。但是 這類活動應當適度，不要熱門過了頭，成為胡鬧，或者“喧賓奪主”。千萬不要請少先隊員來扮演這類角色，不要勞動孩子們為此類與他們無關之事而影響其學業。
三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現場時，應當寄望並非愈大愈好。從理論上說，現場的大小就與出席者人數的多少成正比。也就是說場地的大小，應同出席 者人數的多少相適應。人多地方小，必定擁護不堪，會使人心煩意亂。人少地方大，則會讓來賓對本單位產生“門前冷落車馬稀”的錯覺。
四是音響的除錯。在舉行慶典之前，務必要把音響高度好。尤其是供來賓們講話時使用的麥克風和傳聲裝置，在關鍵時刻，絕不允許它們臨陣“罷工”，讓主持人手 忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前後，播放一些喜慶、歡快的樂曲，只要不搶佔“主角”的位置，通常都是可以的。但是對於播放的樂曲”，應先期進行審查。切勿 屆時讓工作人員自由選擇，隨意播放背離慶典主題的樂曲，甚至是那些悽慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂曲，或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。
最後，應當精心擬定慶典的具體程式。一次慶典舉行的成功與否，與其具體的程式不無關係。儀式禮儀規定，擬定慶典程式時，有兩條原則心須堅持：第一，時間宜 短不宜長。大體上講，它應以一個小時為其極限。這即為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來賓。第二，程式宜少不宜多。程式過多， 不僅會加長時間，而且還會分散出席者的注意力，並給人以慶典內容過於凌亂之感。總之，不要使慶典成為內容亂七八糟的“馬拉松”。
依照常規，一次慶典大致上應包括下述幾項程式：
預備：請來賓就座，出席者安靜，介紹嘉賓。
第一項,宣佈慶典正式開始，全體起立，奏國歌，並唱本單位之歌。
第二項,本單位主要負責人致辭。其內容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等，其重點應是報捷以及慶典的可“慶”之外。
第三項，嘉賓講話。大體上講，出席此次的上級主要領導、協作單位及社群關係單位，均應有代表講話或致賀辭。不過應當提前約定好，不要當場當眾推來推去。對 外來的賀電、賀信等等，可不必一一宣讀，但對其署名單位或個人應當公佈。在進行公佈時，可依照其“先來後到”為序，或是按照其具體名稱漢字筆畫的多少進行 排列。
第四項，安排文藝演出。這項程式可有可無，如果準備安排，應當慎選內容，注意不要有悖於慶典的主旨。
第五項,邀請來賓進行參觀。如有可能，可安排來賓參觀本單位的有關展覽或車間等等。當然，些項程式有時亦可省略。
在以上幾項程式中，前三面必不可少，後兩項則可以酌情省去。
注意事項
參加慶典時，不論是主辦單位的人員還是外單位的人員，均應注意自己臨場之際的舉止表現。其中，主辦單位人員的表現成為重要。
在舉行慶祝儀式之前，主辦單位應當對本單位的全體員工進行必要的禮儀教育。對於本單位出席慶典的人員，還須規定好有關的注意事項，並要求大家在 臨場之時，務必要嚴格遵守。在這一問題上，單位的負責人，尤其是出面迎送來賓和上主席臺的人士，只能夠“身先士卒”，而絕不允許有任何例外。因為道理非常 簡單，在慶祝儀式上，真正令人矚目的，還是東道主方面的出席人員。假如這些人在慶典中精神風貌不佳，穿著打扮散漫，舉止行為失當，很容易對本單位的形象進 行“負面宣傳”。