為解決酒店公文格式隨意性較大的問題，酒店按照規範、清晰、節儉的原則，制定本規則。
一、內容要求
（一）公文要符合國家的法律、法規及其他有關規定。
（二）公文所述事宜情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，言簡意賅。
二、格式要求
（一）文字格式
1、文字從左至右橫寫、橫排。
2、文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。
3、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其他皆使用阿拉伯數字。
4、標題用二號、黑體字，居中，視具體字數多少，可為多行。
5、 正文部分使用三號字仿宋體，對於需重點強調內容可以使用加黑，以使文字層次清晰、醒目突出。
6、結構層次序數，第一層為“一”、使用三號、黑體。第二層為“（一）”、第三層為“1”、第四層為“（1）”，均使用三號、仿宋體。
7、 使用國家法定計量單位。
（二）頁面格式
1、用紙一般採用國際標準A4型（210mm×297mm），
左側裝訂。
2、正文整體格式：使用WORD預設格式。(頁邊距上25.4mm，下25.4mm，左31.7mm，右31.7mm，首行縮排2字元，行間距28磅。
3、頁首和頁尾格式：採用預設格式（頁首15mm，頁尾17.5mm）。如使用，頁首處字型使用小四、黑體；頁尾處居中標明“第Χ頁”，字型使用小四、宋體。
（三）紅標頭檔案格式
1、首行：**大酒店檔案。
2、編號:**(酒店簡稱） [年] 號
3、分隔線。4、正文：題目二號黑體、正文內容為三號仿宋、行距單
倍為宜。5、主題詞、印發部門及日期。
（四）通知格式
除無1、2、3項外，其它要求與紅標頭檔案相同。
三、署名和日期格式
文字材料的成文日期列於正文下適當行位置，居右，用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”；文字材料起草部門名稱應位於日期前一行，與成文日期中心線對齊，並根據實際情況確定是否用印。
四、除紅標頭檔案、通知外，公文一般採取雙面列印。