檔案控制程式--001
記錄按《記錄控制程式》執行
1.目的
對質量體管理系中的檔案進行規範和控制，確保檔案的充分性與適宜性，確保各相關場所使用有效檔案。
2.適用範圍
適用於與質量管理體系有關的檔案和資料的控制。
3.職責
3.1質量部負責編制質量手冊，管理者代表稽核，總經理批准。
3.2各相關業務主管部門負責編制相關的質量管理體系程式檔案，相關部門主管稽核、簽字，質量部審定，管理者代表批准。
3.3各相關業務主管部門負責編制其他管理性檔案，相關部門主管稽核、簽字，綜合部審定，管理者代表批准。
3.4技術部和相關部門負責編制主管的技術檔案、支援性檔案，包括《工序標準操作卡》、《作業指導書》、《裝置操作規程》、《檢驗指導書》等，並由部門主管領導稽核批准。
3.5各部門設兼職檔案管理員，負責本部門檔案和資料的管理工作。
4. 工作程式和要求
4.1檔案的分類
4.1.1受控檔案
凡質量管理體系執行的部門（含提供認證機構）、場所、班次，使用的檔案均為受控檔案，包括：
a.質量體系檔案：如質量手冊、程式檔案和其它質量檔案（表格、報告等）。
b.管理檔案：如制度等。
c.技術、支援性檔案：如工程圖樣、工程標準、資料資料、檢驗指導書、試驗程式等。
d.外來檔案：國家標準、行業標準、法律法規、顧客工程規範、供方記錄等。
4.1.2非受控檔案
凡於質量管理體系執行無關聯的檔案屬於非受控檔案，如行政任命、事務性通知等。
a.蓋“非受控”章的檔案為非受控檔案，供有關人員參考用。
b.因評審、考察等用的，向上級機關或顧客提供的質量體系檔案，均為非受控檔案。
c.“非受控”檔案，更改不通知，作廢不回收。
4.1.3檔案管理
a.質量體系檔案、管理性檔案由綜合部歸檔、控制、分發和回收。
b.技術檔案由技術部歸檔、控制、分發和回收。
c.外來檔案由各相關部門接受後進行識別，對需執行的檔案按受控檔案進行控制和管理。
d.各相關部門檔案由各部門進行控制和管理。
4.2檔案編號
4.2.1質量手冊
組織簡稱
檔案性質規定編碼如下：程式檔案-QP；管理檔案-GL；支援性檔案-WI；外來檔案-WL。
4.2.3用修訂狀態作為檔案每頁的修改標識，用0，1，2，……，9等十位阿拉伯數字順序表示，初始為0，中間不允許有空號。（技術檔案按技術檔案管理規定執行）
4.2.4檔案版本用A，B，……，Z等二十六位英文大寫字母順序表示，初始為A，中間不能有間隔。
4.3檔案編制與審批
4.3.1質量手冊由質量部組織編寫，管理者代表稽核，最高管理者批准。
4.3.2程式檔案和管理規定/規則/細則/工作標準由各職能部負責編制、稽核，質量部或綜合部審定，管理者代表批准釋出實施。
4.3.3檔案編制後，填寫《檔案審批》，履行稽核、審定、批准釋出手續。
4.4檔案的發放與接收
4.4.1發放：檔案下發時，要加蓋紅色檔案“受控章”，填寫《收文登記簿》，發至使用點，確保檔案受控，且每個使用點都能得到相應的有效檔案。
4.4.2接收：各單位檔案管理員負責檔案的簽收、登記。
4.4.3管理：綜合部對發放的檔案建立《受控檔案清單》，對檔案進行動態管理。
4.5檔案的修訂、換版及銷燬
4.5.1檔案的修訂及換版由綜合管理部執行。
4.5.2管理檔案需修改/換版時，由檔案的編制者填寫《檔案修改/換版通知單》，履行原稽核、會籤手續後，由質量部審定，管理者代表批准後實施。
4.5.3綜合部對修改/換版的管理檔案下發《檔案修改/換版通知單》及修改後的檔案，在《受控檔案清單》中刪除原有相應檔案。
4.5.4技術檔案的更改填寫《技術通知單》，具體執行《技術檔案管理規定》。
4.5.5各單位在收到新修改的檔案後，及時檢視對應的《檔案修改/換版通知單》。
4.5.6作廢管理檔案收回後，綜合部填寫《檔案銷燬記錄》記載收回檔案的去向和處理方式。
4.6檔案的保管
4.6.1部門檔案管理員要把檔案分類，並按一定的規則放置，以便迅速查詢及核對。
4.6.2生產現場的檔案擺放位置及方式，在不影響操作、擡頭即可見到的原則下，由相關部門確定，檔案使用人員執行。
4.6.3檔案應妥善保管，未經授權，任何人不得擅自標識、塗改和影印，並防止汙染和損壞。
4.6.4影響使用的破損檔案，由檔案使用負責人到檔案發放部門更換相同版本相同編號的檔案，破損檔案收回。
4.6.5外來檔案包括標準、顧客提供的工程圖樣、法律法規，獲得外來檔案的部門要對檔案的有效性及適用性進行識別，識別後的有效、適用檔案要受控，其審批、發放、變更、回收，按受控檔案進行管理。
4.6.6顧客提供的新工程規範檔案，要在5個工作日內完成評審和審批，要在兩個工作周內完成更改，發放和實施，包括影響生產件批准的檔案更改或更新並記錄生產實施的日期。
4.6.7檔案使用人調離崗位，應及時與新調入人員進行檔案交接，併到綜合管理部辦理交接手續。
4.6.8收回的作廢檔案一律無痕銷燬處理。若作為資料或其它目的需保留的任何作廢檔案，檔案管理員《檔案銷燬記錄》“備註欄”中做好記錄後加蓋“作廢參考”章,由檔案需要部門自行管理。
4.7檔案評審、換版
由於組織機構、產品結構重大調整等因素導致管理體系發生變化時，綜合管理部及時組織對現行檔案適用性進行評審，必要時按以上相關條款進行修訂或換板。
4.8記錄的管理
記錄是特殊形式的檔案，按《記錄控制程式》進行控制。
5. 相關檔案目錄
5.1《記錄控制程式》
5.2《技術檔案管理規定》
6. 相關記錄及儲存期
6.1《受控檔案清單》長期儲存
6.2《檔案審批》儲存期隨檔案壽命
6.3《檔案修改/換版通知單》儲存期隨檔案壽命
6.4《檔案銷燬記錄》儲存期五年
6.5《收文登記簿》長期儲存