通知是上級告知下級機關或有關人員所知道或辦理的事項以及同級機關傳遞情況的種公文,它具有告知、指示、佈置三種特性。從行文方向看,通知主要是下行文,也有少部分通知是平行文。但通知沒有上行文,即下級機關對上級機關行文不能用通知。這是通知寫作中最忌諱的一個方面。目前,通知與其他公文相混淆的現象屢見不鮮,下邊的篇“緊急通知”就是文種含混的典型敗筆。現將文病試作評改。
一、原文 關於要求解決××中學生產實習基地的
緊 急 通 知
縣人民政府
:為實現中學辦學方向上的轉軌,發展職業技術教育,國家教委計劃將一批辦學條件好、效益高的職業高中,通過檢查評比確認為省級重點職業高階中學。據悉,××分到的指標是二所。而且明顯的意向是將其中一所落實到少數民族縣。為此,××地區行署將我縣××中學作為確認物件向區人民政府提出申報,區教委職教處×處長一行六人,受區人民政府委託,將根據××地區行署的申報,於本月18日到××複查。由於此次確認省級重點職業中學關係到學校的辦學格局及上級部門的重點投資,因此各地競爭激烈。根據以往的檢查評比,我縣職中均因生產實習基地不足被扣分。作為一所以林業、養殖和多種經營為長線骨幹專業的職業中學,生產實習基地的必要性不言而喻,而自治區的複查迫近,更使生產實習基地的解決成為燃眉之急,望縣政府及時研究解決。(須於12月16日下文)××縣教育局一九××年×月×日
二、評析
原稿從標題,正文到結構都有毛病。1.從標題來看,“通知”應屬下行文或平行文。但從受文單位名稱上看.受文單位是行文單位的上級機關,這有悖於“下級機關對上級機關行文不能用通知”之規定,犯了“文種含混”的錯誤,改為“請示”題文就相符了。2.行文用語不規範,結構上亦有毛病。文中的“據悉”一詞屬生選詞語,結束語應另成一段,並寫上“以上請示當否,請復示”等用語。3.正文結尾最後一個標點位置不對,應放在括號之後。應當指出:括號內的文字是第二次犯了把“通知”與“請示”相混淆之毛病。“請示”是下級請求上級機關幫助解決實際問題的,而這個“通知”(應為“請示”)卻打起“官腔”要上級機關“須於12月16日下文”,顛倒了通知的“通過傳達對下進行指揮”的作用,變成了“對上級機關進行指揮或督辦”,使人難以接受,也違反行文規則。
三、試改關於要求儘快解決××中學生產實習基地的請 示
縣人民政府:為實現中學辦學方向的轉軌,大力發展職業技術教育,國家教委擬將各省(區)中一批辦學條件好、效益高的職業高中,通過檢查評比後確認為省(區)級重點職業高階中學。獲悉國家教委分給廣西兩個指標,並有意向將其中一個指標落實到少數民族縣。地區行署認為我縣××中學條件比較成熟,已向區人民政府提出申請,要求把該校列為確認物件。區教委受區人民政府委託,組織有關人員將於本月18日到我縣對××中學進行檢查評估。由於被確認的省級重點職業高中,在經費投入上能得到上級的重點扶持,因此,各地競爭激烈。根據以往的教訓,××中學在檢查評比中皆因生產實習基地不足而被扣掉很多分。此次接受區教委的檢查,我們擔心的最大問題仍是該校的生產實習基地至今尚未得到解決,如不及時落實,無疑會嚴重影響到對該校辦學成績的評估。為使我縣××中學能順利通過檢查評估,躋於省級重點職業高中之列,特要求縣人民政府儘快解決該校生產實習基地問題。以上請示當否,請復示。××縣教育局一九××年×月×日