有太多的技巧告訴我們如何進行時間管理，可真正運用這些技巧，卻發現效果不佳。並不是計劃安排的不周密，優先順序設定有問題，而是“干擾”總是偷走你的每一天，讓本文來告訴你如何防止這個時間的竊賊，真正有效地管理你的時間，延長你的“生命”。
昨天，我打著如意算盤開始一天的工作，早上走進辦公室，對當天要完成的事情有大致的計劃。我坐下來，開啟電腦，開始檢查郵件。2小時後，處理了幾件緊急的事，幫別人解決了一些問題，搞定了一些通過電腦和電話扔給我處理的事情，我幾乎忘了我剛開啟電腦時打算要做什麼事情。我很清楚地知道，計劃又被打亂了。
當我講授時間管理課程時，我總是以同樣的問題開始：你們當中有多少人有足夠的時間，但事情卻總是無法按時完成。10年間，沒人舉手說是。
這表明我們知道無法把一天的所有事搞定。因此如何安排我們的時間成為一個關鍵的策略決定。這就是為什麼說編寫一個待辦事項和忽略事項列表是個好辦法。我們最難集中注意。
但即使有這些列表，執行總是一個挑戰。當有那麼多事情影干擾使得計劃偏離正軌，你怎麼堅持執行？當有那麼多事情要求你的關注，你怎麼集中精力在少數重要的事情上？
我們需要訣竅。健身教練Jack LaLanne知道所有的訣竅；他曾經銬住雙手拉著裝滿人的大船遊了1公里多，並以此聞名。但他不僅僅是個演出主持人。他還發明瞭一些在全世界健身俱樂部使用的帶滑輪和體重選擇器的健身器械。至於他的演出，是持續時間最長的健身電視節目，共播放了34年。
但這些都不是真正讓我印象深刻的，我相信他有一個訣竅是他真正的祕密力量。
固定程式。他在94歲時仍然把每天最開始的2小時用於鍛鍊身體。90分鐘的舉重和30分鐘的游泳或散步。每天早上，他堅持這麼做以達到他的目標：在95歲生日的時候，他計劃從加利福尼亞州海岸游到聖塔卡特萊島，距離20公里。他喜歡說的一句話是，“我不能接受死亡，他將破壞我的形象”。
因此他朝著目標一貫、認真地工作著，日復一日地做著同樣的事。他關注自己的健康，把它放在自己的日程安排中。
管理我們的時間也需要變得象一種固定程式。不僅僅是一個簡單的列表或對模糊的優先順序，那是無法保持一貫和認真的。它需要變成一種持續的過程，在一整天中，讓我們的精力集中在高優先的事情上，不論發生什麼干擾。
我認為在8小時的工作日中可以花不多於18分鐘的時間，遵循3個步驟來達到這個目的：
第一步（5分鐘）為一天設定一個計劃：在開啟電腦前，坐下來在一張空白紙上寫下什麼可以讓你這一天變得非常成功，你可以切實完成什麼，能讓你接近目標，並在每天結束後覺得非常高效而成功？把他們寫下來。
現在，更重要的是，把這些事情安排到你日曆和日程的時間段中，把最難和最重要的事項安排在一天最開始的時候。我是指在一天的開始，甚至在你看郵件之前。如果你的完整列表不能全安排到你的日程中，重新排列優先順序。這在你決定準備什麼時候、什麼地點來做這些事非常有效。
在Jim Loehr和Tony Schwartz所著的《全情投入的力量》這本書中，描述了一次研究，一組30個婦女同意在為期30天的時間內完成乳房自檢，那些明確她們將在何時何地做這事的人全部完成了這項活動，而其他的人只有53%完成了自檢活動。在另一項研究中，戒毒者（你還能發現更不堪壓力的人嗎？）答應在某天下午5點前寫一篇 小短文。那些計劃了準備哪天在哪兒寫的人中80%完成了，而其他人都沒有完成。如果你想完成某件事，應該明確定下你準備去執行它的時間和地點。否則，把他從你的列表中去除。
第二步（每小時1分鐘）重新聚焦：設定你的手錶、電話或電腦每小時響鈴，當鬧鈴響起時，深呼吸，看著你的列表並問你自己前一小時是否高效，然後看著你的日曆，認真地再次承諾你將如何利用下個小時。就這樣，一個小時接一個小時的管理你的一天，不要讓時間管理你。
第三步（5分鐘）檢查：關掉你的電腦，檢查你的一天，哪些奏效了？你在哪裡集中精力了？在哪裡你分心了？你從中學到的經驗幫助你明天更加有效。
固定程式的力量在於它的可預測性。你以同樣的方式一次又一次地做同樣的事，因此固定程式的結果是可預測的。如果你認真而明智地選擇你最關注的事情，並且持續的提醒自己要集中精力，你就會一直聚焦。就這麼簡單。
這種固定程式也許不能幫你在捆住雙手的情況下拉著巡遊船遊過英吉利海峽，但它卻能讓你在離開辦公室時，感覺高效和成功。