依照場合分類

2007年9月22日，下午三點，我正在高雄縣議會的講堂講解、批次處理的重要。我問了一個問題：

　　“如果有一個活動通知，需要打三十個電話，通知三十位朋友參加，需要耗時多少？”
　　“兩小時”、“一個半小時”、“三小時”答案此啟彼落
　　“30分鐘！”高雄巨港青商的姻雅回答
　　“為何你覺得30分鐘就能打完”我請她詳細解釋一下
　　“一開始打會比較慢，打了幾通後，就會抓出要傳遞的核心訊息，寫在紙上，每一個講的時候都講標準的話術，這樣子越打就會越快”姻雅回答

　　真是個好答案，需要常常打電話給別人的都知道，把數個電話集中在一起打可以節省大量的時間。將同樣型別的事情一次處理，其實這就是以照場合分類、批次處理的概念，在加工及組織的階段中，是最三個最重要的概念之一（另外兩個是下一步行動及任務，三者息息相關），”場合”兩個字，也是這篇文章的主題。

　　“場合檢視的能力是inbox進化成行動清單最重要的核心力量，將inbox調整成依【場合】分類應該能夠提升更多的效率”

　　但是何謂場合呢？場合的英文是“context”，英文翻譯是“造成一個事件發生所需的環境”，例如：

　　想打電話給張先生，所需的場合就是電話
　　想要寫email給Thomas，所需場合就是電腦

　　場合的概念有點像web 2.0的“tag”概念，標上一些標籤，藉此分類。但是場合的數量過多，會讓我們容易忘記該為行動貼上哪個場合，依我個人的工作習慣，只用了以下五個場合來分類，分別是自己動手做、當面溝通、電話、電腦、思考。

　　2008年5月18日的研討會後，在課堂中講解時，提到希望時間管理的高手們，儘量不要自己動手作，而要授權給他人。這樣的講法，讓許多朋友覺得很不舒服（事情都給別人做，自己省時間，這不是很自私的行為嗎？），也有些朋友沒有這樣的感覺，覺得和我一貫的思路沒有不同。一樣的話，引請不同反應，也讓我在研習會後細細思索。後來才發現，我沒有把“團隊分工”的概念講解清楚。

　　時間管理問題，大多和其他人的互動有所關係，如果能夠建立團隊，並有很好的互信基礎，整個團隊就可以依照個人的專業及所有的自由時間分工。每一個參與的個人都有參與感、這樣子不用凡事都由主辦人自己承擔，並能造就一個很好的結果。

　　以我5月18日時間管理的研習會為例，這場研習中湧泉的巨集霖、老K是主辦人，小關、昆蟲則協助事前餐點、報到等行政事宜（老K、長風、小秋、喵等等人也協助良多），我及老K則負責講課的部份，形成團隊，並有完善的分工，就能舉辦一個複雜的研習會。

　　自己動手做的品質最好（例如部落格文章寫作我就無法授權，要自己寫），也是沒有團隊支援時的最佳選擇，但是有團隊時，就要瞭解自己在團隊中的角色，善盡職責，這樣就能成就複雜的任務，貢獻更大的價值。

（2）當面溝通

　　今年的4月26日為了舉辦一日的時間管理研習會，我也利用參加湧泉舉辦iRich版現金流活動的機會，介紹研習會活動，並獲得在場湧泉夥伴們的支援。這就是一種當面的溝通。為了和湧泉夥伴說明，我事前準備了一整頁的筆記，思考如何表達自己的概念讓大家瞭解，並提出要請湧泉夥伴一起思考的問題（收費費用的討論）。

　　日本茶道師千利休提出“一期一會”的說法，“一期”，表示人的一生；“一會”，意味著僅有一次相會。也就是說，泡茶人與喝茶人，要珍惜能夠在一起喝茶的機緣，既然是人生中僅有一次的相會，我們就必需付出人生中僅有一次的精神，來對待眼前這個茶會。這個概念讓我對於當面溝通這件事情很重視，人生無常，要珍惜碰面的機緣。

內人Clare很落實”當面溝通”這件事情，在每次和朋友的聚會和家庭活動中，她一定事前作足功課，不論是交通、天氣、行程、到當地要做的事情，無不推敲拿捏，這一點讓我收穫良多。也讓我養成和人討論事項前，一定會做好準備，才不會碰面開會卻無法進入主題，作成結論。

（3）電話

　　我在七月份的電子報“黃金通訊錄十招 打通人脈任督二脈”，提出了建立黃金通訊錄的三個基本原則，建立單一資料庫、名片資料數位化、把電腦和手機同步通訊錄。這樣的好處是，讓我們建立通訊錄系統，可以快速找到自己要聯絡人的電話。

　　以前面姻雅三十分鐘打三十個電話為例，如果她的手邊沒有一本完整的通訊錄（青商會會為所有會友製作通訊錄），她就無法行雲流水的一路打電話下去，而必須花 費許多時間找尋電話號碼，造成無謂的時間浪費，因此，如果自己平時就養成建立完整通訊錄的習慣，也可以讓我們大幅節省時間。

　　除此之外，每通電話前，事先想好要溝通的重點也很重要，不但可以節省通話時間，更能讓雙方迅速進入事情的溝通，品質也能更好。

（4）電腦

　　電腦上面的場合我覺得要分成兩大類，一個是單機做事的狀況規劃任務、寫文章等，一個是用電腦溝通的狀況（email、skype等）。不論哪一個狀況，都需要純熟的打字能力，如果您的打字速度太慢，一定要想辦法把自己中文打字的速度練起來。

a. 運用電腦軟體做事

　　我會使用google檔案寫文章、keynote製作簡報、運用行事曆、通訊錄等軟體，讓我做事時更加流暢。我覺得現代人要學習一些電腦軟體來增加自己的工作效率，可以讓自己工作能力大增。我建議投影片的製作、用電腦繪製心智圖、簡單的圖片加工都是要學的。

b 運用電腦來溝通

　　網路，就是通往別人面前電腦視窗的那一條路，如果您使用電腦，卻沒有善用電腦的溝通功能，那可真的太可惜了。除了最普遍的 emails，skype也是非常棒的溝通工具。除此之外，可以利用網路論壇、部落格、SNS來提高自己的數位能見度，做好數位行銷的工作。可以把網路上朋友當成虛擬智囊團，不論是各種自己感興趣議題（電腦、生活、時間管理、閱讀、理財等等），都有人可以請教討論，學習起來也更加迅速。

　　我常常覺得，電腦不會落伍，但使用電腦的我們會落伍。學好電腦及各種網路的應用，等於是增強我們的數位能力，讓我們的影響力藉由軟體及網路更加擴大。

（5）思考

　　大部分時間管理的思考，屬於直線型，想好下一步行動即可（約佔80％），少部份的思考比較複雜，需要心智圖或規劃工具的配合，才能想得完整（約佔20%），有一些極重要的問題，則需要深度思考（約佔1%），需要閱歷及長期的練習，才能德倒好的答案。

　　因此在加工的階段，有些問題不是一下子就想得出合適的下一步行動，這時候這些事情，就可以歸類到”思考”這個場合，利用時間，再做深入的分析及思索。例如我要規劃出國自助旅行的行程，因為牽扯的因素很多（預算、天數、假期、行程等），就需要用特定的時間思考規劃比較合適。

　　我常常覺得時間管理，其實是某一種系統思考，運用一些方法，讓自己思考的品質變好，最終讓我們做事的品質提升。
 
結語

　　一旦我們決定要做哪一件事情候，要有方法將這些事情執行好。而，事實上是一種將事情繫統化執行的思考，讓我們這些思考過的行動方式，創造更好的身（自己動手）、語（溝通）、意（思考）結果。