祕書工作的特點與性質

　　大家都知道祕書這個崗位，那麼祕書崗位的特點和性質有哪些呢?下面是小編為你整理的，希望對你有用!

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　　一、需要當機立斷處理的事情多

　　這天上午十點左右，李總正在主持一個小型會議，聽取有關部門關於工廠汙水處理裝置執行情況的彙報。這時祕書小王接到李總的一個老朋友打來的電話，對方要求找李總接電話。按有關規定，公司領導人在開會時原則上不得接電話，但是，如果小王機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定李總因為想了解某種資訊而早就在等對方的電話。因此，在這種情況下，祕書應該悄悄告訴李總，聽聽他有什麼吩咐。所以，祕書在平時就應注意熟悉上司的工作內容、社交範圍等各種情況。俗話說留心留學問。如果你對上司的工作非法瞭解，即使遇到這種突然的情況，你也能馬上判斷出來應如何應付，不至於措手不及。

　　二、工作的內容變化快

　　祕書工作的內容不僅繁雜而且變化快。比如按原定的日程安排，祕書小鋼今天下午2點應陪上司馬總去天成公司拜訪王總，落實明年銷售代理問題，可就在1點半，天成公司王總的祕書小程來電話，說王總今天下午有急事要出門，希望將原定的時間改到明天上午9點半。如果推到明天上午9點半，那麼，原定馬總明天去省城跟大地廣告公司談廣告的時間就得改期，那麼，什麼時候再約大地廣告公司……面對這種多米諾骨牌效應，小鋼又要重新與各方聯絡協商，及時調整馬總的工作日程;調整之後，又要儘快通知有關部門，如馬總的司機。

　　三、一心幾用的時候多

　　祕書工作不僅繁雜多變，而且常常必須同時處理好幾項工作。這天，祕書於雪正在座位上準備給剛剛出差回來的趙總報銷差旅費，趙總來電話讓她趕緊給他去送一份資料;剛剛把資料找出來，前臺又來電話說有一位客人找……哪些工作應該優先處理，哪些事情可以暫緩，如果祕書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能撿了芝麻丟了西瓜。

　　四、忙閒不一的情況多

　　祕書經常是忙碌的，但並不總是忙碌的，如遇到上司長期出差或學習等情況，祕書就顯得比較清閒了。忙的時候相當忙，閒的時候也相當閒，這是祕書工作的另一個特徵。

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　　1.輔助性：輔助性是相對於主導性而言的。在任何機關單位中，領導總是處於主導地位，祕書部門或祕書總是處於從屬地位。領導的職能是決策和巨集觀管理，而祕書部門的職能則是在決策和管理中給領導當助手和參謀，提供輔助。祕書工作的內容很龐雜，但其中任何一項工作，都是為領導活動提供直接或間接服務。沒有領導就沒有祕書，沒有領導的決策和管理活動，也就不需要祕書工作。

　　祕書部門沒有獨立於領導工作需要以外的工作任務。祕書工作對於領導工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說輔助性是祕書工作特有的也是最主要的性質。祕書工作的輔助性要求祕書人員擺正祕書和領導的關係，任何情況下都不能越權行事。只有領導才有決策權和指揮權，祕書只能給領導當參謀和助手，提供輔助性服務，不能代替領導決斷和指揮。

　　當祕書與領導在某些問題上有不同看法時，祕書在工作上不能按自己的意願自行其事，只能按照領導的授權和旨意去辦文、辦會、辦事。祕書無論是辦理常規業務，還是完成領導直接交辦的事項，都必須準確領會領導的意圖，遇事多請示，多彙報，這樣才能當好領導的參謀和助手。

　　2.綜合性：祕書工作的綜合性首先是由領導工作的綜合性決定的，任何機關單位的領導，總是對一個地區一個單位一個部門的全面工作負責，因而領導工作都是綜合性的。祕書工作是直接為領導工作服務的，祕書工作必須與領導工作高度配合，凡是領導工作所涉及的範圍，祕書工作也必然要涉及，這就決定了祕書工作也是一項綜合性的工作。其次，祕書工作的綜合性是由祕書部門在機關中的分工決定的。領導機關中的祕書部門和各職能部門的作用是不同的，職能部門的業務比較單一，所謂各司其職，各負其責，而祕書部門則是一個綜合性的辦事機構，它雖然並不分管某一方面的具體業務，卻要和各職能部門發生經常的聯絡，因為作為綜合性的辦事機構，它要綜合處理來自各部門各方面的資訊，要了解各部門、各個方面的工作情況，要綜合協調各部門各方面的關係，還要處理機關的許多行政雜務，包括一些臨時性、突發性而又不屬於哪個職能部門管的事務。

　　祕書工作的綜合性對祕書提出兩方面的要求：

　　第一，祕書工作人員應該具備 較廣的知識面和多方面的技能，因為在綜合處理各種事務時，必然要運用多方面的知識和技能，祕書不僅在文書處理上應該是專家，還應該是一個具備多種知識和技能的“通才”。

　　第二，祕書要善於從領導的角度觀察問題、考慮問題，心中要有全域性，要對整個機關的總體情況做到心中有數，因此，祕書雖然不必精通各職能部門的業務，但應該熟悉各職能部門的工作內容和特點，這樣才能更好地為領導和機關工作提供綜合服務。

　　3.政策性，祕書部門的大多數工作都關係到黨和國家的方針政策。例如，祕書經常為領導起草檔案，這些檔案的內容必須符合黨和國家的方針政策;作為祕書經常性的工作之一的調查研究，其目的主要是為制定政策作準備，或者為貫徹執行政策收集反饋資訊;許多檔案本身就是釋出政策或解釋政策的，因此文書處理往往是為貫徹政策精神服務;信訪工作必須嚴格按政策辦事，而信訪工作中收集到的許多重要資訊又是領導制定政策和調整政策的重要依據;

　　資訊、督查、協調、會務等項工也都是為了輔助領導制定政策和貫徹執行政策。不僅黨政機關的祕書工作具有政策性，企事業單位包括三資企業、民營企業的祕書工作也都具有政策性，因為企業行為必須符合政府制定的政策，企業祕書為領匯出謀獻策就必須熟悉國家的相關政策，如金融政策、拆遷徵地政策等等。國家法律制度和企業內部制度如獎懲制度可以說是廣義的政策，因此祕書工作具有政策性是沒有任何例外的。祕書工作的政策性要求祕書具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規，正確理解執政黨和政府的各項方針政策。

　　4.機要性：機要就是“機密而重要”，其意義偏於機密。因為機密的事項都是重要的，而重要的事項不一定是機密，因此“機要性”與“機密性”、“保密性”是同義詞。祕書的工作內容決定了祕書能夠比其他工作人員瞭解到更多重要的祕密事項，因此祕書工作的機要性程度遠遠高於其他部門。

　　祕書工作的機要性要求祕書人員具有高度的責任感、嚴格的紀律性和牢固的保密觀念，祕書對自己所知曉的祕密事項必須做到守口如瓶。有人認為，只有黨政機關的祕書工作才有保密的要求，一般企事業單位無密可保，這是一種糊塗觀念，因為任何企事業單位哪怕是一個小企業、一所小學校，領導在決策和管理活動中都會有一些暫時不宜公佈的事項，如果提前洩露出去，就會使工作陷於被動，給領導工作造成損失。因此，保守機密是對各類機關單位祕書工作的一項普遍要求，沒有任何例外。

　　5.事務性：祕書部門大多數工作是一些很具體的工作，祕書部門每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務。除了隨從、接待、通訊、值班、機關事務管理等項明顯屬於事務性工作外，其他具有政務性和業務性的工作實際上也包含有大量具體事務。例如，準確的資訊是領導科學決策和有效管理的依據，因而資訊工作是一項政務性工作，但是，資訊的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環節，又無疑是非常具體的事務。

　　再如，文書處理是一項需要專門技能的常規業務性工作，而文書工作中許多程式也是非常具體的事務，諸如公文的繕印、校對、用印、分發、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務。

　　祕書工作的事務性是由祕書工作的輔助性和祕書部門的從屬地位決定的。祕書的助手作用主要是通過辦理大量的具體事務來實現的，因為領導的決策管理活動中必然有大量的事務性工作，這些事務必須由祕書來處理，領導才能集中精力考慮決策和指揮大事。祕書工作人員應該充分認識事務性工作的意義，樂於承擔繁重瑣碎的事務，為領導的決策和管理提供良好的條件。

　　試論祕書工作的性質和特點

　　"祕書工作的性質、特點和作用"是個舊題。自祕書學誕生以來，接連問世的論著幾乎都要論及，相關的單篇論文亦屢見不鮮。但時至今日，舊題緣何新做呢?

　　首先，是"性質"同"特點"兩個概念重疊混淆，它們的關係沒有作出科學的闡釋。 再者，"性質、特點"與"作用"相關的提法，也有重疊之感。

　　出現上述現象的原因何在呢?

　　1.用日常概念或直觀感性經驗來代替科學的理論概念。

　　2.從祕書部門的單項任務去相應地提出單個的"性"。這是一種就事論事的思想方法，缺乏必要的概括和抽象，其結果，祕書工作的"性"自然很多了。

　　3.對性質、特點的聯絡和區別及其相互關係缺乏科學的理解，甚至出現了本末倒置的現象。這裡有兩個問題，其一，是性質決定特點，還是特點決定性質?其二，"承辦事務"是祕書工作的基本性質嗎?

　　4.作者的主觀隨意性，移植管理科學的有關概念，缺乏必要的正確的闡釋。

　　二、舊題新做的基本依據

　　1.考察祕書工作的性質、特點和作用要以行政組織法為指導。

　　2.從國家行政機關的系統性巨集觀地考察祕書工作的性質、特點和作用。

　　3.要把日常觀念或直觀經驗概念提煉上升為科學的理論概念。