有關祕書工作的認識

　　說起祕書，我們都覺得既熟悉又陌生。下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　現代文祕人員是一個很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領階層，可以勝任經理助理、祕書、統計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質的勞動者經過培訓、鍛鍊還可以成為各行各業帶文職性質的技術人才或基層領導人。那麼，文祕人員應該具備哪些能力，才能適應新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?

　　一.表達能力

　　文祕人員種種職能的實現，都離不開語言文字的表述，有人說文祕人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文祕人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現。文字表達能力被看作是文祕人員的“看家本領”和基本功。文祕寫作的涉及面很廣，小到一個電話記錄、一個通知、一個情況彙報，大到年度工作總結、任期工作報告等。因此它要求文祕人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛鍊成公文寫作的高手。口頭表達能力是文祕人員的“口功”。文祕人員人員對上級彙報工作，請示問題，提出建議;對下傳達指令，溝通情況，組織協調;對外開展公關，公務交往，社會應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文祕人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流物件的特徵，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語言表達的環境，研究表達的時機和方式。

　　二.辦事能力

　　文祕人員每天都要面對大量的事務性工作，如文書事務、接待事務、電話事務、會議事務、領導者交辦的事項等，辦事成了文祕人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文祕人員首先要熟悉辦事渠道，瞭解有關部門的職權範圍，知曉辦理各項事務的方式和途徑。其次，掌握辦事程式。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務的辦理，都具有程式化的特點。遵循既定程式辦事，可以少走彎路，提高效率。最後，要善於交往和應變。辦理事務的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關係，長於接人待物，善於交際藝術。同時，文祕人員要具備較強的應變能力，能根據事務的不同情形和特點及時準確地予以辦理，尤其是對於突發事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的前提下，審時度勢，靈活機動的處理。

　　三.協調能力

　　在現代社會中，協調是一種廣泛性的社會活動。協調能力已成為一種主要的公共關係能力，這種能力是現代人生活和生存之必需。對文祕工作而言尤其需要具備協調能力。具體表現在以下幾個方面：首先是與主管領導的協調。文祕人員要及時向領導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。其次是與主管領導之外的其他領導之間的協調。有一些行政職能交叉的工作，由多個領導分管，需要多個領導協商解決，而領導之間的碰面需要一定的程式，有時要靠文祕人員做好先期的溝通和協調。再次是同事之間的協調。文祕人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內部職能分工的要求。第四是與服務物件的協調。文祕人員應認真對待每一位服務物件，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支援，對他們不合理的要求和不正確的意見要進行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個服務物件一個滿意。

　　四.合作能力

　　資訊時代的社會分工越來越細，某項工作或者某件事務通常需要若干人通力協作才能完成，因此在這個團結協作的過程中，需要發揮團隊精神。同樣，文祕部門的許多工作也要靠集體協作才能完成，如遇到重要任務、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結協作打殲滅戰，才能保證按時完成任務。因此，文祕人員要樹立整體觀念、團結觀念、互助觀念。經常通氣，加強聯絡，主動交流資訊，面對面商量解決問題;遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決;遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支援，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發揚團結互助的合作精神。

　　五.操作能力

　　隨著新技術革命對社會各領域的衝擊，文祕人員僅靠兩隻手、兩條腿、一隻筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時代的需求。目前，文祕人員實行辦公手段現代化的條件已經具備，辦公自動化浪潮對我國的文祕工作產生了深刻的影響。因此，對現代辦公裝置的熟練操作能力，是高效率完成文祕工作所必須具備的。這種能力主要包括：中英文打字機、電話機、電傳機、影印機、錄音錄影機、照相機、文書處理機和電子計算機等裝置的使用、保養和初步維修的本領，對於書法、速記、編輯、校對、檔案管理、資訊處理等技術的掌握和運用的本領，對網路資源的蒐集利用和上傳下載本領以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領等。

　　新時期對文祕人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質，才能適應社會的發展和時代的脈搏，才能成為日益競爭的文祕行業的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢遊。

　　淺談對祕書工作的認識

　　一、祕書工作的定位祕書是領導者的綜合輔助人員，負責溝通訊息、輔助決策、綜合協調、會議、草擬檔案、時間管理等主要職能。祕書既是管理人員，也是業務人員。祕書工作的主要目的是為領導者提供及時、真實、準確的資訊，讓領導者的決策依據更為充分、科學，並推動決策有效地落實。

　　祕書工作，是祕書群體圍繞領導者進行管理過程中所開展的一系列輔助性和服務性的工作。

　　二、對祕書的要求

　　祕書工作的特殊性要求祕書一定要有過硬的文化素養和較高的工作能力。首先，作為領導的祕書，應該穩重幹練，堅持正確的政治方向。一個祕書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊塗，不能人云亦云，更不能見風使舵，左右搖擺，隨隨便便發表議論。《省委書記》一書中為我們展示了一位年輕祕書，郭立明，在一念之間的失誤，使他的前途毀於一旦，因為省委副書記宋海峰幫他給父母找到房子，所以他與宋海峰走的較近，後來宋海峰出事他也被牽連了。本來這位祕書也是很認真負責的，他有一本很厚的工作日記，記錄貢開宸書記的每一點活動。但就因為沒有把持住自己，以貢開宸的名義替宋海峰傳話，違反了組織紀律，而受到了懲罰。

　　其次，作為領導的祕書，要想領導所未想，時刻替領導著想，保持清醒的頭腦。《省委書記》中還有一位優秀的祕書——焦來年。他不僅成熟穩重，還把與貢開宸有關的事情都記得清清楚楚。比如有一次貢書記自己都忘記了“11·14”家庭聚會，但焦來年卻記得，並且為之做了準備。還有一次貢書記在辦公室想事情，焦來年就一直等著，因為他明白貢書記的心思，他預料到貢書記會有事要他去辦。

　　第三，作為一個祕書，要知道什麼該說，什麼不該說，要嚴格遵守保密性原則。由於祕書往往跟領導走得很近，不僅在許多方面直接參與領導決策，而且還掌握著包括領導個人隱私的一些鮮為人知的祕密。所以，祕書在公共場合活動時要注意內外有別、把握分寸，對什麼該說什麼不該說，必須心中有數，不能為了譁眾取寵、一時興起而口無遮攔。否則，不僅會洩露一些工作祕密，而且還可能損害領導者的形象，於工作、於己都不利。郭立明之所以被免去祕書的職務就因為他沒有堅持原則，因為一點小恩小惠就立場不堅定了，所以他不能成為一名優秀的祕書。因此作為一個祕書，要經得住考驗，純淨自己的心靈，端正自己的人生觀與價值觀。

　　第四，作為一個祕書，要具備良好的人際關係和協調能力。祕書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道，因此必須樂業敬群，以優雅的舉止談吐和高素質的涵養創造良好的人際關係，從這個意義上說，祕書應當是一位出色的公關人員。特別是和領導的相處中，更應該處理好自己和領導的關係。理順與領導的關係，尊重而不奉承吹捧，主動而不越位脫軌，服從而不盲從附和。

　　最後，作為一個祕書，要有一定的智謀，工作要積極，要有思想，能為領匯出謀劃策。焦來年總是能夠給貢開宸一些好的建議，他很清楚地知道什麼時候該說話，什麼時候不該說話，他在“大山子”的問題上給貢開宸的幫助很大。因此，焦來年應該稱得上是一位稱職的好祕書。

　　三、祕書工作的任務

　　祕書工作的任務主要分為三類：

　　第一類是日常程式化工作。接聽電話，向電話詢問者提供資訊，記錄留言，轉接電話;收發與回覆日常郵件;撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告;會談、會務安排;安排商務旅行，做好預訂工作;將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文件;接待訪客;採購、分發和控制辦公用品等等。

　　第二類是領導臨時交辦的工作。在日常工作中，有時遇到重大事件時，領導要經過深思熟慮才能做決定，而這種決定往往是臨時性的，此時就需要祕書積極地響應領導，使領導的決定落實下來。

　　第三類是智囊性的輔助工作。作為一個祕書，應是領導工作的輔助者。祕書人員應具備輔助決策的意識，提高輔助決策的能力，做領導的參謀和助手。當領導遇到比較困難的問題時，祕書應迎難而上，及時為領導者排憂解難。

　　總的來說，祕書其實是一項很有挑戰性的工作，要做一位合格的祕書是需要付出巨大地努力的。因此，我們這批未來的祕書應該勇敢的迎接挑戰，努力學習，為將來的工作打下堅實的基礎。在當今這個發展較快的時代，我們要想在社會上有立足之地，就一定要有足夠的能力，機會永遠只會給有準備的人。我們要適應社會的發展，就要不斷地學習，提高自身的能力。

　　祕書工作作用的認識有哪些

　　工作描述：祕書是傳統的職業之一，就是負責掌管文件、安排事務並協助機構或部門負責人處理日常工作的人員。祕書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：

　　接聽電話，向電話詢問者提供資訊，記錄留言，轉接電話;

　　收發與回覆日常郵件;

　　撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告;

　　會談、會務安排;安排商務旅行，做好預訂工作;

　　將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文件;

　　接待訪客; 採購、分發和控制辦公用品等等。

　　祕書工作的範圍十分廣泛，既是業務人員，也是管理人員，可以說，祕書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見祕書崗位的重要性。

　　知識要求：一般情況下，企業要求祕書具備中文或行政專業大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，並有一定的外語基礎。技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協調能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化裝置，在授權範圍內有一定的預見能力和判斷能力。

　　經驗要求：具有一年以上相關職位的工作經驗，對所在行業和企業狀況有所瞭解。職業素養：能夠和各種型別的上司和諧相處，辦事細緻、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動並持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

　　職業現狀：祕書職業向來是職場上供需兩旺的人才需求熱點，據不完全統計，目前我國的祕書從業人員達2300萬人。隨著社會的發展和企業競爭的日益加劇，祕書工作的重要性越來越受到重視，祕書已經不是以前眾人眼裡“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業內參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在給予的權力範圍內果斷做出決定。這也是為什麼祕書需求不斷上漲的原因所在。

　　風險與回報：祕書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業中祕書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。祕書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，祕書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。據權威部門統計，80%以上的祕書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的祕書有4.31%;月薪在8000以上的祕書只有2.02%。

　　發展路徑：做祕書得先有“祕書證”，國家勞動和社會保障部將祕書職業資格分為三個等級：初級祕書、祕書、高階祕書。要求祕書持證上崗。

　　轉型機會：根據祕書的知識結構和技能，祕書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、並需要較高的溝通協調能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文祕的工作。

　　職業典範：每一個成功者的背後都有一個默默耕耘、辛苦工作的祕書，他們的名字往往不被人們所關注和提起，千尋萬覓，終於找到一個，她就是世界首富比爾•蓋茨的祕書——露寶，比爾•蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功勞”。