電子檔案管理系統論文

　　電子化檔案是指利用計算機技術形成的,以程式碼形式儲存於特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理中應用的產物,也是檔案現代化手段。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：企業電子檔案管理思路

　　一、電子檔案與電子檔案

　　由於辦公自動化的進一步擴充套件和深化，特別是電子計算機和通訊技術相結合形成了資訊科技產業，過去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業資訊等等，都可用電子計算機完成，由此而產生了電子檔案。通過電子計算機將整理好的電子檔案和它生存的環境條件一併轉存在磁性儲存載體或光碟上歸檔儲存，即形成電子檔案。目前電子檔案與電子檔案尚無國際標準化定義，我國也僅對電子檔案作出瞭解釋，即“能被計算機系統識別、處理，按一定格式儲存在磁帶、磁碟或光碟等介質上，並可在網路上傳送的數字程式碼系列。”其主要特徵是數字的、網路的、計算機能識別並處理的介質檔案。對於企業而言，電子檔案是企業從事經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的對企業和社會具有儲存價值的歷史記錄，並遵循收集、整理、鑑定、保管、利用、統計等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當使用技術和裝置將具有長期儲存價值的資訊記錄於儲存載體後，就永遠離不開這種技術和裝置。對於現代企業管理而言，網路化、整合化是企業提高科研、生產和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業推行現代化管理技術的產物，也是企業推行現代化管理技術的手段。企業的檔案工作，面臨著科研、生產、經營等活動一系列變化所帶來的問題，一方面，資訊源、資訊量、資訊處理難度、資訊協調需求不斷增加，計算機輔助設計、製造、管理日益普遍，電子檔案越來越多，檔案管理由封閉型轉向開放型;另一方面，資訊處理技術的日益進步，特別是現代化管理手段的採用，各種實體和虛擬系統的建立，電子檔案管理深入到企業各部門、各系統工作內部併成為它們的一個部分或一個環節。因此，應以開放的觀點制定檔案工作在企業內部的執行機制和工作秩序，把電子檔案工作有機地融人企業網路執行，切實參與企業活動，促進企業的全面發展。

　　二、電子檔案在企業管理中的應用

　　電子檔案產生於數字技術環境中。數字技術的關鍵在於能將影象、聲音、文字等資訊轉換成數字，以便電子計算機處理、儲存和利用，並能解決紙質檔案所不能解決的一些資訊記錄問題，如活動的影象、聲音、精確的過程、海量儲存資訊等等。在現代企業管理中，在紙質檔案與電子檔案並存共用的今天，電子檔案有著更加廣闊的發展前景，必將越來越廣泛地被企業認識和利用，既能更加充分地開發各類檔案資訊資源為企業、為社會服務，又使檔案事業自身在電子、資訊時代繼續得到光大發展。

　　1.簡化工作環節。將複雜的問題簡單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門、環節過多，對提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業的統籌安排下，減少不必要的環節，歸併一些職能，以實現電子檔案的收集和共享利用。

　　2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現代企業管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點。企業資訊網路健全以後，電子檔案的收發完全按工作秩序自動完成，提高電子檔案的工作效率、準確執行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子檔案的資訊內容在載體上是以二進位制程式碼化及數字化的光、磁訊號表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環境和條件。

　　3.整合管理資訊。檔案工作的主要職能是對分散的檔案資訊集中控制並使其便於利用，電子檔案的出現更加促使區域性環節的協調向全面實質性的一體化方向發展，即從檔案檔案的保管基地轉變為檔案資訊的控制中心。隨著企業競爭的加劇，資訊的流動變化加快，依靠紙張等實物的大量物流來傳遞資訊己無法滿足企業的要求，動態的檔案資訊只有集中統一管理，才能保證每個工作單元得到所需要的全部實時動態資訊。而電子檔案的計算機網路資訊科技為企業資訊的整合管理提供了很好的解決方案，控制了一點，就控制了全域性，最終實現系統整合、資源共享。

　　4.優化管理環境。電子檔案的內容是以數碼形式儲存於各種載體上，資訊數字化是電子檔案的最基本特徵。在以後的利用中，只需在電子計算機軟、硬體平臺上對電子檔案的內容加以轉換，還原成人們能夠直觀理解和習慣閱讀的格式進行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環境。

　　5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案資訊，是電子檔案的一大特性。同傳統的紙質檔案檔案傳輸、通訊傳輸等資訊傳遞方式相比，減少了大量的管理環節，尤其在我們建築施工企業，面對工點分散、點多線長等無法改變的事實，利用計算機平臺和終端處理技術，建立內部虛擬資訊傳遞網路，必將大大提高工作效率，減少管理環節和費用。

　　6.互動檔案成果。電子檔案具有資訊互動性，即人們可以通過與計算機進行對話來互相傳遞資訊，從而主動地控制計算機進行工作而不是被動地接受，為利用者提供技術支援，便於對檔案檔案進行復制、刪除、修改和完整準確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案，建立利用者需求預約文件，通過系統對這些申請進行處理，及時將相關的電子檔案載入到檔案利用系統或網路查詢系統中供申請者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。

　　三、電子檔案管理中存在的問題

　　電子檔案嶄新的記錄和儲存方式為人們帶來了極大的方便，但也存在著一些暫時無法解決的缺陷和問題，有待於我們在不斷創新中尋求解決的方法和途徑。

　　1.原始性問題。一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。二是電子檔案最初的物理載體歸檔已失去了傳統檔案材料歸檔的保真意義。三是電子檔案的精確複製件可以代替原件。四是電子檔案載體上原始內容資訊完整準確地再現，與是否是最初的物理載體無關，而是與檔案形成時計算機的軟硬體相關聯。由於電子檔案資訊與載體的相分離性，資訊的物理結構與邏輯結構間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。

　　2.真實性和完整性問題。一是收集電子檔案時往往忽略了採集背景資訊和源頭資料。二是一些草稿性的電子檔案處於自生自滅狀況。三是部分檔案已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔。四是電子檔案目前所選用的載體不耐久。五是電子檔案複製起來真假難辨，其處理過程具有隱蔽性，更改可不留痕跡，面臨著修改、盜竊、丟失、銷燬的危險。六是電子檔案無法象傳統檔案那樣簽名蓋章，不再具有特定載體對資訊的固化，檔案與其儲存的載體已不如傳統檔案那樣存在永恆的依附關係，因而使其真實性大打折扣。

　　3.安全性問題。一是電子檔案的資訊能夠輕而易舉的被擦除。二是電子檔案儲存的材料介質十分易損，對環境條件要求很高。三是人為的錯誤。四是計算機病毒對電子檔案的破壞。電子檔案的處理環境是計算機及網路技術，如果不採取特別措施和嚴格的閱讀、修改許可權控制，就很有可能發生在網路的任何終端上讀取網路裝置上電子檔案的現象，因此，網路的不安全性將是限制電子檔案發展的主要障礙。電子檔案雖然不可能完全取代傳統的紙質檔案，在目前企業管理中仍存在一定的缺陷，但作為現代企業的發展方向，電子檔案必將成為勢不可擋的潮流，在現代企業管理中發揮越來越重要的作用。因此，檔案工作者必須保持清醒的頭腦，轉變傳統觀念，不斷優化自己的知識結構，提高計算機應用技術、資訊處理技術在電子檔案管理中的應用程度，並輔之以相應的配套管理模式、方法和手段來規範電子檔案管理，採取有效的技術措施和管理措施，以科學的方法解決存在的問題，信心百倍地迎接電子檔案時代的到來。

　　範文二：淺談電子檔案管理

　　一、當前電子檔案管理中存在的問題

　　1.有待提高電子檔案管理水平。現在電子檔案管理還處於初級發展階段，檔案管理人員系統化的教育和專業化培訓缺乏，造成了在選購軟體時沒有變別能力，從而影響了現代化技術在檔案管理中充分發揮作用。

　　2.電子文件在管理中的真實性容易破壞。電子檔案具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無法識別。電子檔案形成後，在工作人員的操作下存貯到辦公自動化系統中，檔案管理人員和技術人員共享資訊資料。這樣，就使得電子檔案便於修改和複製，沒有正本和副本的差異，也不會有多次原始稿本記錄的出現，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內容與形式特徵不復存在，檔案與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實性就無法準確的確定，這給電子檔案檔案的完整性、真實性以及原始性的儲存帶來了很大的難度。

　　3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個資訊網路全球化的時代，對於任何人來講，其都可以自由進入因特網，在很大程度上造成了大量檔案在網路的釋出和流轉，而且在電子檔案傳輸的過程中引發洩密的現象發生。

　　4.電子檔案管理標準化進度綬慢。從某種關點上看，電子檔案管理的基礎和前提就是實現標準化，但一些檔案管理部門只是考慮到本部門的現狀，並沒有從全面利益出發，協調發展、統籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發展。

　　二、完善電子檔案管理有效對策

　　1.加強電子檔案服務資訊反饋系統的建立。做到及時瞭解當前社會對檔案資訊的需求和發展狀況，不斷提高電子檔案資訊反饋工作的自覺性，不斷改進電子檔案資訊服務工作，並有效提高電子檔案資訊化服務的質量。

　　2.提高電子檔案資訊的安全性。當前電子檔案管理最為關鍵的一個問題是檔案資訊的安全，檔案部門要提高安全意識，有效地利用現代化網路安全技術，比如加密、防火牆等技術，保證網路的安全，保證電子檔案資訊的安全。另外，採取有利、有效的方式，完善對電子檔案進行便利和安全的管理。由於電子檔案資訊通常都儲存在一定的介質上，並通過安全保管介質以達到安全保管資訊的方式進行管理，因此對電子檔案的安全管理必須有一個適合於磁碟、光碟等介質保管的環境和存放載體的櫃、架及檔案庫房。檔案部門和相關工作人員要不斷地進行實踐，完善電子檔案管理資訊服務安全效能，保證檔案資訊在利用中的安全性。

　　3.建立健全電子檔案資訊服務體系。構建檔案資料庫，通過基礎資料的開發利用，整合電子檔案相關資訊資料來開展檔案諮詢業務服務。二是建立提高電子檔案資訊資源體系，做好電子檔案資訊資料的歸檔、整理，整體開發和綜合管理檔案資訊，實現資源共享。三是運用好現代資訊科技手段，為電子檔案的科學管理提供有效的技術支援。

　　4.不斷培養電子檔案管理方面的專業技術人才。各單位和主管部門領導要高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理人才專業技術的培訓工作，培養電子檔案管理的現代化人才。還要不斷的吸收檔案管理方面的人才，發現善於檔案管理方面的人才，抓好電子檔案管理人才隊伍建設，儲備電子檔案管理人才，為做好電子檔案工作奠定良好的基礎。