書信格式怎麼寫的指導方法

　　導語：書信是人們在日常生活和工作中進行交際的工具，也是考試中書面表達中常見的考試文體，更是作文的一種重要載體。下面小編為你提供，希望能對你有所幫助。

　　一：一般格式

　　英文書信的構成可分為8個部分：

　　信頭***Heading***

　　日期***Date***

　　收信人姓名及地址***Inside Name and Address***

　　稱呼***Salutation***

　　信文***Body of the letter***

　　結束語***Complimentary close***

　　署名***Signature***

　　附言***P. S.***

　　***1***信頭***Heading***

　　信頭是指發信人的單位名稱或地址。一般情況下發信人只需把自己的地址寫***打字，手寫均可***在信的右上角，離開信紙的頂頭約1英寸，佔二三行或四行均可，格式如下：

　　①齊頭式

　　②縮排式

　　注意：寫地址的次序與中文不同，應先寫門牌號碼街道，然後城市和國名。寫地址時採用齊頭或縮排式，以及每行後要不要加標點符號，都沒有固定的規定。如寫給經常往來的親友，這項地址也可以省略。

　　***2***日期***Date***

　　寫日期注意下列各點：

　　①年份應寫全，例如不能用“99”來代替“1999”;

　　②月份應寫英文名稱，除May, July外，可用縮寫，如：Sep., Oct.。但不要用數字來代替，如7/4/99 或7， 4， 99，因為在英國此日期代表 7th April，1999，而美國則代表4th July，1999。

　　③日期可用1，2，3，4…11，12…21，22…31等，也可用lst，2nd，3rd，4th…11th，21th…22nd…31st等。

　　日期的幾種寫法：

　　a.July 7，1998

　　b.1st October, 1998

　　c.30 Nov., 1997

　　d.Sep. 3rd, 1999

　　④特別注意英文書信日期應緊接著寫信人地址下一行，不能像寫中文書信那樣寫在書信簽名之後，這是很多學生的常見錯誤。

　　精選範文

　　①

　　②

　　***3***收信人姓名及地址***Inside Name and Address***

　　寫信人的地址和日期寫好以後，接著就要寫收信人的姓名和地址，一般的事務信件或給較生疏的朋友的信件要寫，而在給極熟的朋友的信中則可省去。這一項寫在日期下一行的左上角。收信人姓名寫一行，收信人地址可分兩行或三行寫，和寫信人的地址一樣，上下可取齊，也可以向右縮排。在姓名前一般要加上稱號，稱號因人而異。

　　①對普通男子用Mr;

　　②對未婚女子用Miss;

　　③對已婚女子用Mrs，對婚姻狀況不明確的通常用Ms***後跟本人姓***;

　　④對男子用Master;

　　⑤對教授或博士***醫生***用Prof.或Dr.

　　精選範文

　　***4***稱呼***Salutation***

　　稱呼指的是信文開頭的那種稱呼，如Dear , Mr, Uncle，各種稱呼因人而異。在稱呼後面一般是用逗號，但也有用冒號的。現歸納如下：

　　①對父母、兄弟、姐妹等;

　　a.Father,

　　b.My dear Mother,

　　c. Dear Sister,

　　d.　 Dear Tom,

　　②對親戚：

　　a.My dear Auntie,

　　b.Dear Cousin,

　　c.My dear Cousin,

　　③對朋友、同學

　　a.My dear friend,

　　b.Dear Mr Jackson,

　　c.My dear Mr Jackson,

　　d.Dear Sir,

　　④對未婚女子：

　　a.Dear Miss Luce,

　　b.My dear Miss Luce,

　　⑤對一般女子，不論是否結婚：

　　a.Madame,

　　b.Dear Madame,

　　⑥對已婚女子：

　　a.Dear Mrs Helen Jackson,

　　b.My dear Mrs Helen Jackson,

　　⑦對公司、工廠、學校等：

　　a.Dear Sirs,

　　b.Sirs,

　　c.Gentlemen,

　　***5***信文***Body of the letter***

　　信文是信件的主體部分，也就是信的內容。正文應在稱呼下兩行開始。信的開頭第一個字母通常和稱呼開頭第一個詞平齊。也有往後退四個或八個字母的。下面介紹一些開頭語和結尾語。

　　開頭語

　　①相當於中文的“敬君者”。

　　a.I beg to inform you that…

　　b.I beg to take this opportunity to inform you that …

　　c.I have the honor to address you that…

　　d. I write　 in　 a　 hurry　 to　 inform　 you　 that…

　　e.I have the pleasure to tell you that…

　　f. I'm very much delighted to inform you that…

　　②相當於中文的“接讀某月某日來信，一切知悉”。

　　a.I thank you very much for your letter of May 20th …

　　b.Your letter of May 20th has been received with thanks.

　　c.It gives me great pleasure to receive your kind of May 20th.

　　d.In answer to your kind letter of May 20th, I deeply regret that …

　　e.I have received your kind letter of May 20th.

　　f.Words can't express my delight on finding your favor of yesterday on my desk this morning.

　　g.Your letter dated May 20th has been received.

　　結尾語

　　採用三種方法：

　　①採用分詞短語：句末用逗號，不用句號。例如：

　　a.Waiting for your good news,

　　b.Looking forward to your early reply,

　　c.Hoping to hear from you soon,

　　d.Hoping you are enjoying good health,

　　e.Regretting that I can't give you a more favorite reply,

　　f.Regretting the trouble I'm causing you,

　　g.Wishing you every success,

　　h.Wishing you a pleasant journey,

　　i.Wishing you a happy New Year,

　　②採用介詞短語，例如：

　　a.With best regards,

　　b.With kind regards to your family,

　　c.With best wishes to you and yours,

　　d.With best wishes for your success and happiness,

　　e.With best wishes for your success in your new field of work,

　　f.With best regards and wishing you all success,

　　g.With warmest　 regards,

　　h.With best regards to you and your family,

　　i.With the season's greetings,

　　③採用完整句子：

　　a.We are waiting for your good news.

　　b.I hope to receive your early reply.

　　c.We look forward to your reply at your earliest convenience.

　　d.I thank　 you very much　 for　 your　 services, and wish your continued success.

　　***6***結束語***Complimentary Close***

　　結束語的一般寫法如下：

　　①業務書信常用：

　　Yours faithfully,

　　Faithfully yours,

　　Yours truly,

　　Truly yours,

　　Sincerely yours,

　　②公函常用：

　　Yours respectfully,

　　Respectfully yours,

　　Yours sincerely,

　　③私人書信常用：

　　Sincerely yours,

　　Yours very sincerely,

　　Yours affectionately,

　　Yours ever,

　　④給親戚朋友的信常用：

　　Love,

　　All my love,

　　Your***ever***loving son/daughter/cousin , etc.

　　Your affectionate nephew, lovingly,

　　Lovingly yours,

　　***7***署名***Signature***

　　下面是署名的例子：

　　①個人署名：

　　truly,

　　W. J. Watson

　　Yours faithfully,

　　②公司署名：

　　Legend Computer Company

　　Wang Lin

　　Sales Manager

　　***8***附言***Postscript***

　　發信人有時在寫完信後又想起一件比較重要的事沒有說，可以在信末署名下面幾行寫上， P. S. ***Postscript 的縮寫***，然後將要補充的話寫上。不過要注意寫信時最好將事情一次講清楚，儘量少用或不用P.S.。

　　二：寫地址

　　英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然後再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。

　　日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：july 30，1997***最為普遍***; july 30th，1997;30th july，1997等。1997不可寫成97。

　　2、信內地址***inside address***

　　在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。

　　3、稱呼***salutation***

　　是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼後面一般用逗號***英國式***，也可以用冒號***美國式***。

　　***1***寫給親人、親戚和關係密切的朋友時，用dear或my dear再加上表示親屬關係的稱呼或直稱其名***這裡指名字，不是姓氏***。例如：my dear father，dear tom等。

　　***2***寫給公務上的信函用dear madam，dear sir或gentleman***gentlemen***。注意：dear純屬公務上往來的客氣形式。gentlemen總是以複數形式出現，前不加dear，是dear sir的複數形式。

　　***3***寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dear prof. tim scales, dear dr.john smith。

　　4、正文***body of the letter***

　　位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用hello!***你好!***

　　正文有縮排式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮排些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮排式。

　　但美國人寫信各段落往往不用縮排式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務信件大都採用齊頭式的寫法。

　　5、結束語***complimentary close***

　　在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗號。不同的物件，結束語的寫法也不同。

　　***1***寫給家人、親戚，用your loving grandfather，lovingly yours，lovingly等;

　　***2***寫給熟人、朋友，用yours cordially，yours affectionately等;

　　***3***寫業務信函用truely yours***yours truely***，faithfully yours***yours faithfully***等;

　　***4***對上級、長輩用yours obediently***obediently yours***，yours respectfully***respectfully yours***等。

　　6、簽名***signature***

　　低於結束語一至二行，從信紙中間偏右的地方開始，在結束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機打出的名字，以便識別。職務、可打在名字的下面。當然，寫給親朋好友的信，就不必再打了。

　　7、附言***postscript***

　　一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用p.s.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應於正文齊頭。

　　注意：在正式的信函中，應避免使用附言。

　　8、附件***enclosure***

　　信件如果有附件，可在信紙的左下角，註上encl：或enc：，例如：encl：2 photos***內附兩張照片***。如果福建附件不止一項，應寫成encl：或encs。

　　我們有時可看到在稱呼與正文之間有re：或subject：***事由***字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對齊。還應在底下加橫線，以引起讀信人的注意，使收信人便於在讀信之前就可瞭解信中的主要內容。事由一般在公務信函中使用，也可以省略。