機關檔案室管理制度範本

　　為了進一步提高機關檔案工作水平，逐步實現機關檔案管理的規範化、制度化、科學化，需要制定並實施相應的管理制度。小編今天為你整理了機關檔案室制度範本，希望對大家有幫助!

　　篇一

　　一、檔案立卷歸檔制度

　　1、立卷原則：文書檔案實行以卷為單位裝訂即案卷級整理方法的原則，其他會計、聲像按國家相關規定執行。

　　2、立卷歸檔範圍和文書檔案保管期限：按照我委編制並經縣檔案局審批同意的《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表》執行。

　　3、立卷歸檔時間：

　　⑴機關文書檔案應堅持做好平時收集，把已處理完畢的檔案按流水號收集齊全，於第二年初進行整理、歸檔，六月底前完成歸檔工作。

　　2機關會計檔案在年終立卷後由財務部門暫時儲存一年，第二年六月底前移交綜合檔案室。

　　3聲像檔案在每項活動結束後，及時交綜合檔案室歸檔。

　　4其他門類和載體的檔案應按有關規定向綜合檔案室移交歸檔。

　　4、檔案整理歸檔要求：

　　按照《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》、《機關檔案工作業務建設規範》的要求，遵循檔案材料形成的規律和特點，保持檔案間的聯絡，區別不同價值，便於保管和利用。

　　⑴不同年度的檔案一般不得放在一起歸檔;但跨年度的請示與批覆，放在覆文年歸檔;沒有覆文的，放在請示年歸檔;跨年度的規劃放在針對的第一年歸檔;跨年度的總結放在針對的最後一年歸檔;跨年度的會議檔案放在會議開幕年歸檔;非訴訟案件放在結案年歸檔;其他檔案材料的歸檔按有關規定執行。

　　⑵檔案材料應區別不同情況進行排列。一個問題的請示、報告、批覆應依序排列在一起批覆在前、請示在後，正件在前、附件在後，印件在前、定稿在後;轉發件在前、原件在後;其他檔案材料依照有關規定及其形成規律或特點進行排列。

　　3檔案材料的排列，應按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。檔案材料整理後裝盒的排列自上而下，自左向右。排列方法應結合本機關的具體情況，歷年來的歸檔排列要統一，前後一致。

　　4檔案材料整理歸檔目錄應區別不同保管期限，分年度編制歸檔目錄，在一個全宗內，歸檔目錄號不得重複。

　　二、檔案保管制度

　　1、綜合檔案室做到辦公、閱檔、庫房三分開。

　　2、配置足夠的檔案櫃以及相關裝置。

　　3、檔案室門窗要牢固，嚴格做到防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防火、防高溫。檔案庫房做到專人負責、專人管理。庫房內不得堆放雜物。

　　4、經常檢查檔案存放的情況，發現破損或黴變的檔案，檔案人員要認真採取措施，及時進行修補或複製。

　　5、庫房內的檔案櫃應排列有序、統一編號，做到整齊劃一。

　　6、根據檔案工作需要配置溫溼度計、影印機、掃描器、電腦、收錄機、去溼機、吸塵器、空調裝置、照相機和電子計算機等裝置。

　　7、機關檔案管理現代化，納入本單位辦公自動化系統同步發展，逐步實現檔案管理的科學化、現代化，提高檔案管理水平和服務效率。

　　三、檔案保密制度

　　1、建立健全檔案保密組織，做到領導落實、組織落實、人員落實。

　　2、檔案人員要認真學習有關保密工作指示、決定，嚴格遵守保密紀律和保密制度。

　　3、檔案人員應根據國家和祕密及其密級具體範圍的規定劃分祕密、機密、絕密等，嚴格按密級管理辦法進行管理。

　　4、檔案一般不外借，確因工作需要借用的，須經局領導同意。外單位人員來查閱檔案的，須持有單位介紹信方可接待。

　　5、祕密以上檔案，只限在檔案室內查閱，不得外借，不得複製。確因工作需要的，須經局領導批准可摘抄有關章節，用完後及時交檔案人員處理。

　　6、檔案人員應對保密檔案作定期檢查，如發現丟失應及時報告並查明去向，杜絕一切可能危害檔案安全和洩密事件發生。

　　四、檔案利用制度

　　為開發利用檔案資訊資源，切實有效地為機關各項工作服務，檔案人員必須熟悉檔案室所藏檔案情況，主動了解機關各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。

　　一、利用範圍：

　　1、檔案室所藏的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、其他門類和載體的檔案。

　　2、檔案室利用檔案資源收集和編制的全引目錄、發文彙編、組織沿革、大事記等。

　　二、利用方法：

　　1、凡利用者都應按有關規定辦理利用手續，查閱檔案時，在閱檔室閱覽，不允許在案卷上圈劃、批註、塗改、剪裁或拆散檔案。

　　2、凡經批准查閱的檔案，如需摘抄、複製的，須經檔案人員稽核同意，祕密以上檔案需作必要摘錄的，須經局領導批准，用完後及時交檔案人員處理。

　　3、檔案人員應做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時，做好《檔案查借閱登記》，並附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結束後，由利用者填寫，及時交檔案室查存。

　　五、檔案交接制度

　　一、各科室對國家規定的應立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得據為己有。各科室負責人必須在檔案備考表內簽字，以示確認。

　　二、檔案人員要根據國家、省、州、縣關於檔案館接收檔案的範圍和年限規定，有計劃、有步驟地將永久、長期的檔案連同案卷目錄和有關材料，按時向縣檔案館移交。

　　三、凡屬進館的檔案，均應按要求進行收集、整理、鑑定和驗收，對不同門類、載體的檔案，按有關規定執行。

　　四、進館檔案應辦理交接手續、交接雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應歸入機關全宗卷內儲存。

　　六、檔案人員崗位責任制

　　1、認真貫徹、執行《檔案法》、《保密法》以及有關檔案工作的方針、政策和規定，不斷提高政治思想和業務工作水平。

　　2、熱愛檔案事業、熟悉檔案業務、制定有關檔案工作計劃和管理制度。

　　3、負責統一管理本機關的全部檔案，嚴格接收手續並把好質量關，做好檔案的保管、利用工作。

　　4、認真貫徹《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》、《機關檔案工作業務建設規定》，實施科學管理，積極創造條件，升級達標。

　　5、加強基礎建設，熟悉本機關室藏檔案，編制組織沿革、大事記、年鑑、基礎數字彙編、發文彙集、專題檔案彙集等檢索工具和專題資料。

　　6、保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關檔案、保密工作的法律、法規和方針政策的規定辦理，確保機關檔案的完整與安全。

　　7、按照檔案保管期限及鑑定工作的規定，定期鑑定檔案，及時做好檔案的存毀和向縣檔案館移交檔案的工作。

　　篇二

　　第一條為了進一步提高本機關檔案工作水平，逐步實現機關檔案管理的規範化、制度化、科學化，依據《中華人民共和國檔案法》和檔案管理有關規定，結合工作實際，制定本制度。

　　第二條機關檔案是指在各種會議、活動和機關日常工作中形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條機關的檔案工作必須嚴格遵循國家有關法律法規，依據檔案管理有關原則、規定，實行集中統一管理，確保檔案的完整與安全。

　　第四條機關檔案工作的組織領導：

　　一機關的檔案工作由主管領導，檔案員具體負責，其業務工作接受上級檔案部門的指導與監督。

　　二機關檔案確定一名領導分管檔案工作，檔案員負責本機關各有關資料的收集、整理、歸檔工作。

　　三辦公室應視情況酌情加大投入配備設施，運用計算機等現代化科技手段管理檔案，廣泛運用計算機檢索，實現檔案管理現代化。

　　四機關各辦工作形成的有關資料建檔工作，由辦公室牽頭，建立檔案工作網路，確保機關檔案的完整和齊全。

　　第五條本機關檔案工作職責

　　一統一管理本機關的全宗檔案;

　　二對機關日常形成的檔案、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作;

　　三為檔案的利用提供服務;

　　四檔案的統計、保密和安全管理工作，定期向檔案館移交永久性的檔案。

　　第六條檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級檔案管理部門的要求規範操作。

　　第七條各類材料的歸檔時間為：紙質檔案、電子檔案在次年三月底前歸檔，其他材料檔案按其完成的時間歸檔。

　　第八條加強檔案的安全保護，健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，確保檔案完整。

　　紙質材料檔案、聲像材料檔案等不同載體型別的檔案，應分別保管。

　　第九條檔案利用的原則：

　　一檔案人員嚴格遵守保密制度，保守機密。不隨意提供檔案或擴大利用範圍。

　　二本機關工作人員借閱、利用檔案，需辦理借閱登記手續。外單位因工作需要閱查檔案，須持單位介紹信，並經有關領導同意登記後，方可查閱。檔案一般不外借，特殊情況須經辦公室主管領導批准。

　　三借閱的檔案資料必須妥善保管，並注意保密，不得轉借。各級各類人員查閱、利用檔案，對所查閱、借閱的檔案要嚴加愛護，嚴禁在案卷上圈劃、塗抹、摺疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，將按檔案法和保密法等有關規定予以處理。

　　四檔案借閱用畢後要及時歸還。借閱時間一般不得超過15天;如繼續借閱，須另行辦理繼藉手續。

　　第十條對借閱較重要的檔案，並已利用的，應及時做好利用效果的登記工作。

　　第十一條做好檔案的統計工作，每年立卷歸檔完畢後，進行統計，填寫統計報表，按時報檔案行政管理部門。

　　第十二條根據保管期限的規定，應對本機關檔案定期進行鑑定。鑑定工作在機關主管檔案工作的負責人主持下，由上級有關部門組成鑑定小組，對已到期的檔案進行鑑定，提出儲存或銷燬檔案。

　　篇三

　　檔案保管制度

　　一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑑定、提供利用與銷燬等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。

　　二、檔案按檔號排放，檔案櫃編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

　　三、借出的檔案須按時歸還，利用後的檔案應隨即放回原處。

　　四、不得竊取、出賣和塗改檔案，違者追究法律責任。

　　五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防黴工作。

　　六、做好庫房溫溼度的監控與登記工作。

　　七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

　　檔案保密制度

　　一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。

　　二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。

　　三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容。

　　四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。

　　五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷燬。

　　六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。

　　七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。

　　檔案利用制度

　　一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證或工作證、學歷證書等有效證件，同時填寫查閱登記表;受他人委託者，還須出具他人上述任一證件含影印、傳真件及委託查閱申請書。

　　二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理;查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准;查閱珍貴檔案時，以影印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續限5天內歸還;若續借，需辦續借手續。

　　四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。

　　五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

　　六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。

　　七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案內容。

　　檔案室人員崗位職責

　　一、積極宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。

　　二、遵守各項檔案業務規章制度。

　　三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。

　　四、積極開展諮詢服務;熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。

　　檔案鑑定制度

　　一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑑定組，按照分工，個人初鑑、集體審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑑定其價值，準確把握歸檔範圍和保管許可權，有異議時由鑑定組裁定。

　　三、檔案達到開放期，由鑑定組作出是否向社會開放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑑定組作出是否變更密級或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑑定組提出銷燬或延長保管期限的意見，經主管領導批准後，方可存、毀。

　　六、銷燬檔案前登記造冊註明題名、數量、鑑定時間、參加鑑定人員;銷燬時由3人執行;事後在清冊上註明銷燬日期並簽字;清冊歸檔。

　　安全與消防制度

　　一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。

　　二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

　　三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。

　　四、檔案工作人員應熟悉消防器材的效能及使用方法;做好消防器材的保養更新工作，使之可靠有效。

　　五、發生火警、火災要迅速報告，並全力撲救。

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