祕書溝通交談禮儀

　　祕書最常用的就是溝通禮儀了，那麼你知道溝通禮儀有那麼規範嗎?下面小編給大家介紹關於祕書溝通禮儀的相關資料，希望對您有所幫助。

　　祕書溝通禮儀

　　***1***語言與話題的選擇

　　在對外交往中，選用的語言是有講究的。

　　在正式的官方活動中：需要使用本國的國語，以體現國家主權的尊嚴。

　　在非官方的商務活動中：可以使用國際通用的語言或是雙方都懂的語言，或者配備翻譯。

　　話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務必要小心.

　　以下的話題，是應該避開的：

　　①政治話題。

　　②個人隱私問題。

　　③非議他人

　　④庸俗下流的話題。

　　***2***談話的態度

　　在對外交往中，我們總會發現雙方的觀點、處理問題的方法有許多不同之處。

　　在談話態度上表現在以下幾個方面：

　　①誠懇坦率。

　　②明確直率。

　　③堅持原則。

　　***3***聲音與語氣

　　在涉外工作中，祕書特別要注意控制自己的音量。中國人說話的聲音一般比較大。但在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養。

　　所謂的適度：是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準，這樣的音量相對於中國人來說是偏低的。

　　另外，語氣很重要：

　　一方面語氣要體現禮貌，多用謙詞敬語;

　　另一方面，不論對方單位規模多大、多麼著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至於丟失了自己的人格和國格。

　　***4***傾聽者的禮貌

　　作為傾聽的一方，相對比較被動。

　　傾聽者應該學會從談話中獲得有益的資訊。

　　作為傾聽者，要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應。

　　五、姿態舉止的禮節

　　1.正確的站姿、坐姿、行姿

　　正確的站、坐、行姿態是其他禮節的基礎，是舉止正派的表現。

　　正確的站姿關鍵要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀;頭要正，要有向上頂的感覺，目光平視前方，雙臂自然下垂;腿要併攏，腳後跟要貼緊，腳尖微微外撇。

　　男性的腿可以分開一點。不可以靠著牆或門框站著，這樣容易讓人覺得散漫、懶惰甚至不正派。從上身看，正確的行姿要基本像站立一樣挺拔，重心略向前傾，雙臂自然擺動，雙眼目視前方，頭要端正。步幅可以根據個人的身高來調整，身高腿長，步幅就大，個子矮小，步幅就小。另外，服裝也影響行姿，女性穿裙裝，走路忌諱八字腳、駝背含胸。

　　在公務場合、涉外場合，坐姿一定要端正。正確的坐姿是：

　　落座輕穩，坐下後不鬆懈。特別是坐沙發時，不能像抽去骨頭似的堆在那裡;雙肩平正放鬆，兩手自然放於腿上，也可以一臂彎曲放在沙發扶手上，掌心向下。

　　男性雙腿可以分開約一拳的距離，女性腿要併攏，絕不能叉開腿坐，特別是在穿短裙時更要注意;也可以雙腿斜向一方，雙腳交叉，雙膝靠攏。

　　在一般場合下，蹺腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在腳尖上。在比較嚴肅的場合，坐椅子面積的三分之二就可以了。如果對方是很重要的客人，與之談話時，身體可以略略向前傾，而不要靠椅子背。

　　2.手勢的運用

　　適當地運用手勢有助於表達自己的想法，但頻率不可以過高，幅度不宜過大。在涉外場合中，還要看交往物件。

　　英國人較為拘謹，舉止較為沉穩，幅度小;

　　美國人大多性格外向，手勢幅度相對大。

　　特別需要注意的是：我們的一些習慣性的手勢，在涉外場合最好不要用，以免引起誤解或造成失禮。

　　指示的手勢應該使用右手，四指併攏，大拇指自然張開來指點遠處的事物或人。要指出近處檔案中的某行字，可以使用右手食指。與阿拉伯國家或者印度人打交道時，一定不要使用左手做這些事情，因為他們認為左手不乾淨，用左手是對他人的冒犯。

　　表示勝利和成功時：右手食指、中指向外伸出，構成一個英文字母“V”字，用以表示勝利。運用這一手勢時，一定要使掌心向外。

　　表示事情順利時：有些人愛用右手的拇指和食指做成一個圈，其餘三個手指伸出，表示“OK”，一切順利，在美國可以這樣示意;在日本則表示錢;而在南美洲的巴西，則表示非常下流的意思。

　　指點自己不要使用右手食指或者大拇指，這樣會顯得很粗俗。在與外賓談話當中，若涉及自己時，可以伸出右手，手指併攏，手掌朝向身體，輕輕按在左胸前，這樣既文明又顯出自尊自信的內在修養。

　　當然手勢的運用也要因人、因場合而定。祕書自己要處理好，在必要時也要提醒領導。

　　1***伸食指以食指指人，很多東方國家認為是不禮貌的，在西方國家則認為這是批評、嫌惡被指之人，在我國，卻只是指一下罷了。彎曲食指，我國表示“9”，到了美國就成了召喚人了。豎起食指，除了像我國習慣可以表示“1”以外，法國人以此表示“請求提出問題”，緬甸人以此表示“拜託”，新加坡人以此強調重要性，在澳大利亞，卻表示“再來一杯啤酒”。

　　2***伸拇指翹起拇指，可表讚揚之意，亦可表“為首”、“為大”。但在澳大利亞，這有惡意罵人的含義，義大利人又以此表數字“屍，而英國人則表示他想搭車。

　　3***其他指勢豎起二指呈“V”型，我國表示“2”，英語國家表“成功”、“勝利”;但手心向內的豎起二指卻是侮蔑性的。拇指食指曲成圓圈，掌心向外，再豎起另外三指，便是“OK”手勢，這在美國表示同意首肯，在法國表示“o”，在印度表示正確，在泰國表示“沒問題”，在日本、韓國表示金錢，在巴西表示引誘女人，在突尼西亞表示傻瓜、無用。此外，表“5”以上，“10”以內的數，外國人不用一隻手比劃，當然也不明白我國用一隻手錶示的這些意思。

　　4***左手在許多地方，人們認為左手是不乾淨的，因此必須以右手為尊，右手為貴。不能以左手收受禮物、遞接東西，不能以左手吃飯。在印度、泰國、印尼、阿拉伯國家和一些非洲國家都如此。

　　5***其他動作我國年長者撫摩小孩頭頂以表喜愛，而在佛教國家則萬萬不可。阿拉伯人喜歡觸控對方，並聞對方的氣味。我國以點頭表同意，搖頭表否定，但在阿爾巴尼亞、保加利亞、尼泊爾等國恰好相反，點頭否定，搖頭才是肯定。日本人點頭不表同意，只表理解，而阿拉伯國家點頭只是禮貌而已。

　　雙臂交叉置於胸前，許多地區認為既不雅觀亦無含義，而斐濟卻以這一身姿表示對說話者的傾聽和敬重。招呼飯店服務員，西班牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，這在他們都是合乎禮儀的。

　　3.適當的表情

　　在涉外活動中，祕書人員的待人態度和表情異常重要。可以說，祕書是組織形象的代表，管理水平、人員素質都會通過祕書的形象反映出來。

　　概括起來，主要有以下幾種情況：

　　①公務注視。在公務活動中的嚴肅場合，目光應該注視對方雙眼以上的額頭部位。

　　②社交注視。在社交場合，目光應該注視對方雙眼以下、下顎以上的部位。

　　③親密注視。這種注視適用於親朋好友之間，或是戀人之間、夫妻之間，即目光注視對方的上半身。

　　場合越是嚴肅，目光就越是不能到處遊動，越要穩定一些.

　　微笑的人使人感到和藹可親，可以信賴，讓人緊張的心理為之放鬆，所以，國外的單位都把微笑作為僱員接待顧客的重要禮節。

　　能夠微笑著接待來訪的客人，並不容易做到，這需要經過一番訓練或者磨鍊才能做到，要控制自己的不良情緒，不以自己的喜好來對待客人。

　　4.進餐禮節

　　***1***飲酒禮節

　　中餐餐桌上可以同時上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。

　　中餐的禮節之一是向客人勸酒敬菜，客人喝得多，主人會覺得有面子。

　　西餐禮節是分餐制，主賓互相敬酒，但不勸酒。主人認為客人喝多少酒是客人自己的事情，應該尊重客人的選擇。這點上，充分體現了中西方文化的差異。

　　***2***中餐禮節

　　中餐最為重要的禮節是使用筷子的禮節。

　　有六個方面的禁忌應予以注意：

　　第一忌諱把筷子插在飯碗裡;

　　第二忌諱用筷子敲打餐具;

　　第三忌諱吸吮筷子後再去夾菜;

　　第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜;

　　第五忌諱夾菜時在盤中翻檢;

　　第六忌諱連續夾菜而不用飯。

　　建議在宴請外賓時，不要為他們夾菜，哪怕是使用公筷。為了表示熱情友好的禮節，可以向其介紹各種菜餚的做法、口味，隨其選擇。

　　中餐的湯很燙，和西餐完全不同。湯上來之後，應該提醒外賓注意這一點。不能用嘴去吹涼或者使用勺子來回攪。放在一邊稍微涼一涼即可。

　　***3***西餐禮節

　　首先，要了解西餐的“4M原則”：第一：Menu，精美的選單;第二：Mood，迷人的氣氛;第三：Music，動人的音樂;第四：Manners，優雅的禮節。西餐宴會自始至終要貫穿這"4M原則”

　　其次，要重點了解其中的第四個原則，即“優雅的禮節”。西餐桌前的一舉一動，都有講究的禮儀規範。現簡單介紹如下。

　　1***入席：赴西式宴會應首先向女主人招呼握手，然後再轉向男主人，這是西方的習俗，顛倒了次序是失禮的。女主人的右邊是男主賓，男主人的右邊則是女主賓。男賓入席時如發現左邊有女賓時，應替女賓拉開椅子，待其就座後，方可自己坐下，女賓此時也應表示感謝。

　　西式宴會上一切以女主人的行動為準。女主人如起立迎客，或舉杯祝酒，大家都應陪同起立、舉杯，以示禮節。

　　2***餐巾：餐巾是西餐特有的。入座後攤開餐巾或離座前收起餐巾，都要以主人為先。乾杯、致詞，或中途要臨時離席，可將餐巾放在椅子上。宴會結束離席時，應將餐巾大致摺疊一下放在桌子上，表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾輕輕擦去嘴邊和手上的油漬和髒物，女士要注意擦嘴時不要讓口紅弄髒餐巾。不能用餐巾來擦餐具和桌子。

　　餐巾的使用方法

　　當作指揮訊號。西餐的一個禮節是一切聽從女主人的安排.宴會開始的資訊是女主人拿起餐巾，結束的訊號是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然後把餐巾放在桌上。

　　用來保護服裝。餐巾開啟後對摺，放於大腿上，用來保護服裝。不能圍在脖子上或塞在衣釦裡。

　　餐巾只能用來擦嘴、擦手指尖，而不能用來擦臉和脖子。

　　3***刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手***或者勺。

　　刀叉不可以碰響餐具，不可以手***叉比比劃劃。

　　咖啡勺、茶勺只能用來攪拌，而不能用來盛咖啡或者茶來喝。刀叉是西餐中最主要的進餐用具。習慣用法是左手持叉，右手握刀。歐洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手將食指按在刀背上，用刀把食物切成小塊，再用左手握的叉子叉住切下的小塊食物送人口中，切下一小塊吃一小塊。美國式吃法稍有不同，即按上述方法將食物切成小塊後，將刀斜放在盤子上，騰出右手改持叉子將小塊食物送人口中，甚至可以將叉齒向上，把食物鏟著送人口中，然後，叉子再改用左手持，右手再***切割，周而復始。不論哪種方式，都必須切割一塊吃一塊，而不能將盤中食物先全部切碎，再持叉一塊接一塊吃。有的食物如用叉子可以分割，就不一定非用刀不可。

　　盤中的食物如需推移，應用刀推移，必要時可用左手***推移。不能轉動盤子以轉變食物堆放的方位。所有的食物，都要用叉子取食，切忌用刀叉著進食。吃麵條也是用叉，但要用叉捲起來送進口，不可挑起來吃。刀、叉等餐具用畢後，要放置於盤碟上，不能放在碗內。

　　刀叉取用的順序，按上菜的順序由外向內取用，吃一道菜，用一副刀叉，用完後將刀叉並排放在盤中央，刀右叉左，叉面向上，湯匙把向著自己，表示用餐完畢，服務員見了會將餐具撤走。如有事暫離餐桌，可將湯匙斜放，刀叉交叉擺放在盤中或擺成八字形擱在盤邊，刀叉頭均朝外，這表示還沒有吃完，服務員就不會來撤去餐具。千萬不要把刀叉並在一起橫放在盤子上，頭向左前方，刀刃對著自己或他人，這是西餐桌上的禁忌。

　　4***就餐：西餐的菜餚由左邊上，飲料由右邊上。大型宴會通常由服務員用大托盤託著菜餚至賓客面前，由賓客自己取食。賓客對每一道菜多少總要取一點，放人自己的盤中，儘量不要多取吃剩。西餐的上菜順序是：麵包、湯、各類菜餚、甜點、水果、咖啡或紅茶。正式宴會的內容可能更加豐富。