文書檔案管理細則

　　文書檔案的管理是對具有儲存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是，歡迎閱讀!

　　一

　　第一條　為加強水行政執法文書檔案的科學管理，充分發揮執法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條　執法文書是水行政執法人員成果的結晶和執法行為的真實記錄。建立健全執法文書管理制度是水行政執法工作的組成部分，水提高執法工作效率和工作質量的必要條件。

　　第三條　各級水行政主管部門在執法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執法機構集中統一管理。

　　第四條　水行政執法文書檔案是指在水行政執法中形成的各種文書資料***包括文字、圖表、音像等資料***。

　　第五條　各級水行政主管部門的執法機構應配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責執法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條　執法文書檔案的收集與歸檔

　　***一***在每次執法活動進行完畢後，具體承辦人員應及時將執法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　***二***歸檔的文書材料應完整、齊全，具有儲存價值;

　　***三***應歸檔的執法文書材料範圍及分類;

　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現場勘察筆錄，調查筆錄，音像材料，證言證詞，責令停止水事違法行為通知書，調查報告，違反水法規行政處理***罰***決定書，送達回執，行政處罰強制執行申請書，結案報告等;

　　2. 行政複議類***區縣***市***不適用***：行政複議申請書，行政複議受理、不予受理、限期補正通知書，行政複議申請人、被申請人提供的有關材料、證據、答辯書等，申請人撤回複議申請書，行政複議裁定書、決定書，送達回證等;

　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關的材料、證據、委託代理書，判決書以及與案件有關的司法文書等;

　　4. 統計報表類：各種水行政執法統計報表以及其他各類統計報表;

　　5. 法規檔案類：上級頒發的有關水行政執法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關法律、法規、規章、決議、決定、指示、批覆、通知等以及相應的解釋、說明、實施細則等，本部門制定釋出的有關水行政執法方面的檔案通知、規定等;

　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執法活動中拍攝、收集的具有儲存價值的照片、音像資料等。

　　***四*** 檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應根據類別、儲存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準確，字型要工整。

　　第七條　執法文書檔案的整理與保管

　　***一***按照類別和時間的順序將檔案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　***二***根據檔案的數量和類別，配置相應的保管裝置;

　　***三***檔案管理人員工作調動前應辦好移交手續。

　　第八條　執法文書檔案的利用

　　***一***為便於查詢，檔案管理人員應當編制檔案總目錄，並根據實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　***二***因工作需要，可以查閱和調借歸檔的執法文書檔案。其他部門需調借檔案，應經主管部門領導批准後辦理借出手續，並規定調借期限。

　　第九條　各區縣水行政主管部門，可根據本管理制度的要求，結合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，並報市水利局備案。

　　二

　　1、文書立卷

　　每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成檔案的案卷類目，根據案卷類目做好平時的檔案收集、分類工作。在檔案收集齊全的基礎上，將檔案按以下特徵逐項分開。

　　①分年度。將檔案按其形成的年度分開。

　　②分級別。將檔案按其作者之間的關係分成上級、同級、下級。對互相聯絡緊密的檔案，如上級的批覆、下級的請示應放在一起。

　　③分機構。將檔案按其產生或承辦部門分開。

　　④分問題。將檔案按其內容所反映的問題分開。

　　⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規定》，將檔案按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用檔案各特徵***問題、作者、時間、地區、檔名稱、檔案往來機關***，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內檔案的內容。案卷正式確定下來後，根據卷內檔案時間、重要程式、問題、作者、地區、檔名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內檔案的頁號;填寫卷內檔案目錄和備考表;拆除檔案檔案上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內檔案的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案櫃、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題檔案目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、彙編有關檔案、參考資料等，並積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關檔案，需經祕書長批准;對摘抄、複製的檔案資料進行稽核、登記，然後在摘抄、影印件上註明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統計

　　建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。

　　5、檔案鑑定

　　根據國家有關檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門的人員組成鑑定小組，定期對檔案進行鑑定。剔除沒有儲存價值的檔案，對歸檔檔案確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館儲存。對會議形成的資料、市政協大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

　　三

　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學院《檔案管理工作標準》及文書檔案建檔規範的有關規定,提高歸檔質量和檔案管理水平,促進歸檔檔案整理更加規範,有效地為我所各項工作服務,為現代化建設服務,為國家積累檔案史料.現結合我所實際情況,制定如下實施細則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎的檔案管理體系,並根據上級有關規定,實行文書處理部門***即各處、室職能部門***整理歸檔制度.

　　2.由部門負責人指定專人***以下稱為文書兼職檔案員***管理本部門形成的檔案材料,並完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責

　　1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執行《檔案法》,遵守各項檔案規章制度,忠於職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統計本所文書檔案.

　　3.指導、組織完成本所檔案材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務,提供檔案資訊資料,為科研、管理及各級領導服務.

　　5.負責本所文書檔案的鑑定、銷燬工作,定期向上級檔案館移交具有永久儲存價值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責

　　1.瞭解本部門工作業務,掌握文書歸檔檔案整理的基本方法.

　　2.負責本部門檔案材料的收集、積累,對具有儲存價值的檔案材料,統一集中保管.

　　3.主動做好預立卷工作,按歸檔範圍類目及時"對號入座",專櫃存放檔案並遵守保密制度.

　　4.認真做好本部門檔案材料的整理、歸檔工作,做到完整、準確、系統,按時移交檔案室.

　　四、檔案材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動中形成的、並已辦理完畢、具有儲存價值的的、應作為文書檔案儲存的各種檔案材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時建立預立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔範圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔範圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的檔案材料***包括所有應歸檔檔案的電子版檔案材料***和照片、錄音、錄影***以下簡稱聲像材料***均屬歸檔範圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久儲存.它主要包括:本所制定的屬於法規政策性的檔案,處理重要問題形成的檔案材料,召開重要會議的主要檔案材料,重要問題的請示、報告、總結、批覆,計劃、規劃,綜合統計報表,機構設定及演變、本所幹部任免、人員編制等檔案材料;直屬上級機構頒發的屬於本所主管業務並要貫徹執行的重要檔案材料和非直屬上級機關針對本所主管業務並要貫徹實施的重要檔案材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內對本所工作有查考利用價值的檔案材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的檔案材料,一般會議的主要檔案材料,人事管理工作中形成的一般檔案材料,直屬上級機構頒發的屬於本所主管業務並需要貫徹執行的一般檔案材料,下級單位報送的重要總結、報告和統計報表等檔案材料.

　　3.3 凡是在較短時間內對本所有參考價值的檔案材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務性的檔案材料,上級機關和同級機關頒發的非本所主管業務但要貫徹執行的檔案材料,下級單位報送的總結、報告和統計報表等檔案材料.

　　3.4 根據本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹後勤企業類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔檔案整理應遵循檔案形成規律,保持檔案之間的有機聯絡,區分不同價值,便於保管和利用.

　　2.質量要求

　　2.1 歸檔檔案應齊全、完整、準確.已破損的檔案應予以修整,字跡模糊或易褪變的檔案應予複製.

　　2.2 歸檔檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文書檔案分類方案採用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2 歸檔檔案以"件"為單位進行整理,一般以每份檔案為一件.檔案正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與複製件為一件;轉發文與被轉發文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊***本***為一件;來文與覆文各為一件;重要檔案***如法律法規***須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿***包括定稿***各為一件.

　　3.3 歸檔檔案按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在後;正文在前,附件在後;原件在前,複製件在後;轉發文在前,被轉發文在後;批覆在前,請示在後.

　　3.4 歸檔檔案按所屬年度區分,一般以檔案簽發日期***落款日期***為準.跨年度會議形成的檔案材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的檔案材料放在結案年整理歸檔.

　　3.5 歸檔檔案的排列方法,在分類方案最低一級類目內,按事由結合檔案形成時間順序排列.

　　3.6 歸檔檔案依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據分類方案的最低一級類目,按檔案排列順序從"1"開始標註.

　　3.7 歸檔檔案應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔檔案目錄.

　　3.8 歸檔檔案應逐件編目.針對同一問題的來文與覆文,應在備註欄內,互作備註.

　　3.9 責任者:填寫制發文件的組織或個人,即檔案的發文機關或署名者.

　　3.10 文號:體系檔案的發文字號.填寫時應照實抄錄,不能省略.

　　3.11 題名:填寫檔案標題.檔案沒有題名或題名不規範的,應根據檔案內容重新擬寫或補充,並外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應寫明會議的時間和重要內容.

　　3.12 日期:填寫檔案形的成時間,以8位阿拉伯數字標註年月日,中間以短槓隔開,如2006-01-09.

　　3.13 頁數:填寫每一件歸檔檔案的總頁數.計算頁數時以檔案中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

　　3.15 備註:註釋檔案需要說明的情況.

　　3.16 備考表:備考表置於盒內檔案之後.填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷燬等情況,並填寫歸檔檔案的整理人、檢查人和日期.

　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔檔案,不應放入同一檔案盒.

　　3.18 檔案盒應標明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等專案.

　　3.19 歸檔檔案整理完畢,應按年度填寫"年度歸檔檔案整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規範整理後,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時間:歸檔部門應在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時,應編制好歸檔檔案移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續後,各存一份.移交檔案時,雙方應認真辦理交接手續,仔細查點和驗收.

　　4.文書檔案歸檔後,綜合檔案室要進行再整理,按有關工作程式進行分類與編目,使之便於查詢和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全儲存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點庫存檔案,發現問題及時處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務.

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續.

　　6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得塗改、損毀檔案.違者將追究其有關責任.

　　7.檔案管理人員調動工作或退休時,必須認真辦理交接手續.

　　九、文書檔案的鑑定和銷燬

　　1.根據文書檔案保管期限,定期進行檔案鑑定.

　　2.文書檔案必須經文書檔案鑑定小組鑑定,報所分管領導審批後方能銷燬,並辦理相關備案手續.

　　3.檔案銷燬,須編制銷燬清冊;銷燬時,應指定兩名以上人員監銷,監銷人須在銷燬清冊上簽字.

　　十、獎勵和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準確、系統和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責把關執行.

　　十一、本細則適用於本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細則與上級檔案管理有關規定不符時,按上級規定執行.