採購預付款審批流程步驟

　　採購預付款的操作流程是怎樣的，採購預付款有哪些相關的手續是值得關注的。以下是小編為大家整理的關於採購預付款審批流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!

　　採購預付款審批流程

　　第一步：採購提出預付款申請。

　　採購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為財務管理系統是一個單獨的系統，沒有跟進銷存系統進行結合。所以，這個預付款申請的話，需要採購手動提出。

　　一般採購員會填寫一張預付款申請單，有相關領導簽字確認以後，拿到財務，讓財務人員付款。財務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統中輸入相關的單據內容，並進行付款。

　　在系統中操作的時候，要注意兩個問題。

　　一是單據型別的選擇。為了與其他正常付款進行區別，在財務管理系統中，一般為預付款業務設定了一個特殊的的單據，即“預付款單據”。這個單據跟其他單據的區別在於，系統在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據，看看有沒有未結賬的預付款單，若有的話，則會提示使用者。其實，從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區別。因為預付款是其他的資產，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些財務管理系統，在單據上不做區別，但是，會有一個付款型別欄位來進行分類。道理也是一樣的。

　　二是最好在註明具體的採購定單號。因為財務管理系統沒有跟其他的系統相關聯，所以，預付款單隻能夠財務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的採購定單號碼。這主要是為了後續沖銷作業的方便。因為在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的採購定單上，而不是隻要供應商對，什麼採購定單都可以沖銷的。若在這裡註明採購定單的話，那在沖銷業務的時候，就可以一目瞭然的知道，這張預付款單是針對哪張採購單的。使用者在選擇的時候，就會非常的方便。

　　最後，還要注意一點，就是這張預付款單據的沖銷狀態。剛開立預付款單據的時候，這張單據的沖銷狀態顯示為“未沖銷”。這個欄位一般不能手工維護，而是根據下面的沖銷業務進行自動的更新。

　　第二步：付款單錄入。

　　到了實際付款的時候，採購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據。如公司採購單、公司收貨單、供應商發票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據。這裡要注意一點，就是發票的問題。現在大部分企業的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發票，而是要等到貨款結清的話，一次性開發票。當然，具體如何操作，還是要企業跟供應商之間進行協商。若有多張發票的時候，為了後續稽核的方便，則要在發票管理中或者付款單中輸入多張發票號碼。

　　預付賬款一般適用於什麼的採購

　　採購過程當中需要預付賬款的有以下幾種情況:

　　1.工程類採購，無論是大型工程還是小型工程，預付賬款是必須的;

　　2.產品是定製的，因為採購的時候很多是根據自己公司的需要定製的產品，這個產品並不是常規的產品，對方是根據你得跟需求重新進行設計的，這個是需要預付賬款;

　　3.賣方市場佔主導，也就是說，我們採購的這個產品市場上非常非常的少，就在賣房這裡面有其他地方沒有，那賣方具有一定的唯一性，你只有從他這裡購買，正常都會收取預付賬款;

　　4.還有一點和上面一點比較相似，雖然這個產品不是唯一性，但是每個品牌在各個地方都有地方保護主義，在當地有一定的壟斷作用，對方會要求預付款;

　　5.採購物品金額比較大，為了彼此交易安全，或者賣方會考慮到你的賬期問題，需要預付款;

　　6.供應商不在當地在外地，那麼供應商不會在沒有任何預付款的情況下就給你發貨的，長期合作也許不會，但是第一次合作絕對是需要預付款的甚至全款;

　　7.供應商在外地，貨物需要從外地發到這邊來，因為物流問題，運輸時間是沒有辦法明確的，而且在運輸過程當中是否會出現損壞這個也是無法估計的，正常都要預付款。