公關禮儀中的電話禮儀

　　打電話看起來很容易，其實也有很多注意事項，接下來小編帶你瞭解一下公關禮儀之電話禮儀。

　　接聽電話前的準備

　　準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。

　　停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

　　使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　接聽電話的注意事項

　　1、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

　　2、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

　　3、注意語調的速度;

　　4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

　　5、注意雙方接聽電話的環境;

　　6、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;

　　7、注意打電話雙方的態度。

　　8、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

　　9、主動問候，報部門介紹自己;

　　10、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;

　　須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明，並致歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。

　　11、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

　　12、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

　　13、當手機出現未接電話時要及時回覆簡訊或者電話，詢問是否有要事等

　　14、若非有要緊事，晚上十點後儘可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息

　　打電話的時間

　　在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以後***假日在9點以後***，夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘為宜，儘量提高通話效率，減少佔用時間。

　　使用電話應做好充分的預備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話;電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。

　　向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通後，首先應說“你好!”然後迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人後，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即結束通話，而應當說“謝謝，打攪了!”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而後進入正式談話。

　　打電話注意事項

　　要正確有效地使用電話，應該做到親切文明、簡捷準確。打電話時，雖然相互看不見，但是聞聲可知其人。因此，通話時一定要客氣禮貌堅持用“您好“開頭，“請“字在其中，“謝謝“、“不客氣“結尾，嗓音要清晰，音量在適中，語速要恰當，通過聲音在對方心裡樹立良好的形象。打電話是為了爭取時間，提高資訊交流的效率，因此交談時詞語達意簡潔，語言清晰準確，以避免誤聽。

　　★重要的第一聲

　　當我們打電話給某單位，若一接通，就使對方聽到對方親切、優美的招呼聲，心情一定會很愉快，使雙方對話能順利展開。在電話中只要稍微注意一下自己的語言就會對對方留下美好的印象。同樣說：“您好，這裡是XX“，但聲音清脆、悅耳，吐字清晰，同讓人聽了不清晰、陰沉的聲音，會給對方留下完全不同的印象。在電話中給人印象不佳，對方對你所在的單位也會有看法。因此要記住，接電話時，應有“我代表企業的形象“的意識。

　　★迅速準確的接聽

　　企業業務繁忙，一個辦公定有時往往會有幾部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒鐘，若長時間無人接電話，讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裡會十分焦急，你所在的企業會給他留下不好的印象。即使電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣也是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂“了一聲，對方會十分不滿，並留下惡劣的印象。

　　★打電話之前，應確定第一受話人、第二受話人，然後確定電話交談的內容，如果內容較多，應事先打個腹稿，力求表達清楚、簡練。給不熟悉的物件打電話時，要給對方以沉著、思路清晰的感覺。接通電話並確認電話號碼無誤時，應立即簡要報明自己的身份、姓名及要通話的人名，當對方答 “稍候“時，應握著話筒靜候;假如對方告訴你“要找的人不在“時，切不可魯莽地將話筒“喀啦“一下結束通話，應道聲“謝謝“。

　　★打電話要簡短，長時間佔線，有可能誤事。

　　★打完電話，不要忘記說一聲“我掛電話了，好嗎?“或者說一聲：“再見“!如果對方是長輩或領導，要等對方結束通話電話，自己才放下聽筒，表示禮貌。

　　有效的電話溝通技巧

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌

　　粗率答覆：「他不在」即將電話結束通話。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。

　　對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。

　　我們首先應確認對方身份、瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　對對方提出的問題應耐心傾聽;表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。

　　接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。

　　電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。

　　如遇需要查尋資料或另行聯絡之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並儘早回話。以電話索取書表時，應即錄案把握時效，儘快地寄達。