物業業委會例會會議紀要

　　根據使用功能的不同， 物業可分為以下四類：居住物業、商業物業、工業物業和其他用途物業。下文是，歡迎閱讀!

　　一

　　時間：20XX年9月1日晚20：00-22：00

　　地點：物業大會議室

　　議題：月度工作通氣例會

　　人員：XXXXX

　　一、8月份工作計劃完成情況

　　1、完成部分樓道燈改聲控燈;

　　2、製作安裝完成大部分交通指示標識;

　　3、安裝部分減速板;

　　4、檢查維修部分牆面漏水情況***不盡如人意，投訴較多***;

　　5、修復道閘系統***未完成***;

　　6、修復更新休閒椅;

　　7、修復庭院燈***移交時損壞300盞，已修復230盞***;

　　8、修理單元門***進展較順利。下一步準備解決拉電閘就能開門的問題、部門單元門更換難聽的提示音問題***;

　　9、修理中央花園花架;

　　10、添置垃圾桶、繼續進行滅蚊噴藥、清理部分單元衛生做的不好的工人、地下車庫保潔、修剪草坪***人手和技術存在問題，9月準備外包***;

　　11、保安培訓;

　　12、車管推進***架空、地下登記情況較好，露天進展滯後;目前還有20多戶拒不登記也不願交費，少數稱已交多年車費給新城***

　　13、檢查地下車庫噴淋裝置;

　　14、客戶服務理念培訓、規範專管員巡查報告。

　　二、9月份工作計劃

　　1、C區花架刷桐油;

　　2、繼續檢修更換庭院燈;

　　3、清洗蓄水池***我們小區蓄水池已經2年多沒有清洗了，按規定應一年清洗一次，屆時會利用白天時間停水清洗，會提前通知***;

　　4、水管破裂維修處主幹路面的恢復;

　　5、B5-B6間路面整平;

　　6、中央花園水塘換水;

　　7、繼續滅鼠滅蚊;

　　8、綠地除雜草、剪枝;

　　9、清洗B4處地墊;

　　10、沖洗主環形車道油汙跡;

　　11、綠色植物補種，作為全國園林城市受檢單位之一迎檢;

　　12、配合派出所做好小區外籍人士登記工作;

　　13、車輛管理***重點在車位引導，規範停車方面***;

　　14、護管隊員培訓檢查;

　　15、清理野狗;

　　16、清理樓道自行車;

　　17、消防技能訓練;

　　18、清查出租戶;

　　19、組織中秋賞月活動;

　　20、各區專管員家訪;

　　21、配合區環保局做好綠色社群檔案資料填報工作;

　　22、籌備十一期間花卉展;

　　三、通報小區現有設施裝置執行情況

　　1、智慧系統

　　移交時中控室兩臺電腦主機無法開機執行。攝像頭清晰度不高，看人或者看車牌號比較模糊。大門出***車輛管理系統已癱瘓，無法修復。部門單元門門框已輕度腐爛。A區背景音樂由於佈線等原因導致音量很小。

　　2、水泵房移交時多層供水控制器損壞，水壓不穩定，現已修復。現場有一套“華特水消毒處理儀”一直未投入使用，準備研究清楚後使用。水池兩年未清洗，準備今年清洗一次。

　　3、庭院燈、草坪燈、圍牆燈 移交時已損壞300多盞，現已更換230盞，B區中心花園庭院燈線路損壞，現已修復。A區中心部位、別墅區、ABC圍牆、C區中心部位線路老化、短路暫時還沒有維修。

　　4、可視對講 移交時B5、C4、B4-4、B2-1聯網通訊線路短路導致無法正常開啟單元門，現已修復。

　　5、健身器材移交時B1架空層漫步機軸承損壞，現已修復。

　　6、休閒椅 移交時AB區休閒椅木條腐爛變形，現已部分更換，並準備繼續增加10套***業委會建議降低長條形椅子的高度，便於老人家坐***

　　7、道路 移交時小區多處地面破損，現大部門修復，並在B2架空層前新增加三個臺階，在B5一單元門口加寬了臺階。

　　8、電梯 電梯機房內B5、B6開發商已安裝了空調，但B2、B3電梯機房內無空調***是電風扇***，如果電梯長時間在高溫條件下工作又不能有效散熱，很容易造成電路保護啟動，造成電梯停止執行，更嚴重時會導致電路燒燬。 目前電梯報警鈴聲不能傳遞到中控室或外面。

　　9、地下車庫 B2、B3地下車庫道閘不能使用，供暖期間滲水嚴重，排水泵3臺壞了2臺。B5、B6地下車庫滲水嚴重，無法使用。B5排水泵1臺、B6排水泵2臺均已損壞。

　　10、郵政設施 AB區報箱已經鏽蝕，有40多個箱鎖缺失或損壞，由於鎖不好配，目前只更換了20處。

　　11、其他設施 E4、E5之間的井蓋移交時破損3塊，現已修復。C6後面自行車棚左邊已損壞。部門單元門牌號沒有安裝。中心花園花架現已黴變、腐爛並有火燒過的痕跡。

　　二

　　會議時間：20XX-04-20

　　會議地點：某某會議室

　　參加人員：

　　會議主持：

　　會議記錄：

　　會議主題：

　　對20XX年3月份預算執行情況分析

　　通過溝通所披露的問題

　　會議內容:

　　一、對3月份預算執行情況分析

　　本月的預算執行情況總體是好的，根據去年集團審批通過的預算，本月預計利潤為-21067.65;實際完成利潤17038.98，經營利潤完成率為200%，對於實際情況與月度預算存在的差距，各部門具體情況如下：

　　總經辦:總經辦主要是負責各種資源合同收入、集團營運中心下發的2，500.00/月服務收入、業務招待費、聯絡費四個預算指標：

　　本月回款執行情況如下：

　　1、某某公司因付款手續流程較複雜,未及時回款;

　　2、中國某某公司、某某科技的款項已於4月份收回;

　　3、中國某某公司續簽資源合同，漲租20XX.00/年***創收***，款項已於4月份收回;

　　4、原財務中心辦公區3月份之前一直空置未出租，但已於4月中旬出租;

　　5、對於某某物協的20XX年度欠費的追繳工作,己上報集團相關部門,正在協助處理當中;除上述款項外的其他收入均已按預算執行到位。

　　另因本月A、B棟無退租戶無房源，以致2，500.00元服務收入指標未完成。業務招待費聯絡費兩項費用指標:我們一直是本著合理控制的原則，費用一定要發生在實處，正常情況下，這兩項指標都不會超預算。

　　工程部:

　　本月經營用電費、修繕費均控制在預算內：

　　其中經營用電費節餘大，預算數的40000.00元，實際計算公攤資料為：27770.00元，節餘12230.00元;主要收A棟業主/租戶電價上調***辦公性質住戶用電電價由0.58元/度提高至0.93***，配電間變壓器停止使用一臺，節約損耗;預算內地下車庫地平漆整改工程款暫未付完，6250.00元/月的專項工程支出分攤本月未分攤。本月修繕費***此類費用一般為日常設施裝置維修費用***較預算節約費用1056.00元。

　　安保部：

　　本月停車費收入58609.00，超預算4909.00元：其中停車月卡收入超預算13860元;臨時停車收入低於預算8800元;電動車充電收入低於預算151元。

　　本月保安裝置耗材費用超預算2830.00元，其中：採購巡更棒、鐵鏈、LED燈款實際發生2550.00元，衝減1月份計提1070.00元后，超預算1480.00元;本月採購交通柱款1350.00元，屬預算外費用。

　　本部門的費用指標，因編制預算時是按照往年發生的歷史資料預估，可今年因一些管理上的需求及部門耗材單價上調，有些裝置耗材費用未在預算內或超預算。

　　行政部:

　　本月用人費用較預算數節約11916.28，本月資料都是財務按預算計提，於下月實際發生時沖銷本月預提，可比性不強。現用人實際情況為工程缺編1人，安管缺編2人，社保同時節約。另外，本月為每年社保年檢月份，年檢期間生育險、醫療險基數待定，扣繳不成功：2195.64元，於年檢後***4月份***補繳。培訓費、招聘費本月未發生。

　　客服部：

　　本月物業管理費回款64331.44元;某某物業移交欠費，大業主及業委會成員欠費均己通過工作報告形式向集團申請作為壞帳處理，但是我們還是會協同公司其他部門一起，採取有效措施，盡最大可能追回公司資產。

　　二、通過溝通所披露的問題

　　1、全公司上下仍要齊心協力,相互配合,充分利用公司資源,挖掘收入,爭取按月完成指標;

　　2、客服員加強與業主、租戶溝通，爭取讓大部分業主、租戶能按季預交物業管理費用，按時交納水費;儘量減少應收帳款額度;

　　3、這段時間客戶辦月卡的增多，臨時停車的減少;另外3月中旬，地下車庫地坪漆整改，車位減少導致車輛無法停放，是臨時停車收入減少的另一個原因。關於道閘系統停車卡回收情況，現財務中心張總正現場指導跟蹤。

　　4、對於各個部門的預算外費用均需嚴格執行費用審批流程。

　　三

　　20XX年3月3日9:00—22:30，公司2月份月度會議在舟山玉蘭花園會議室召開。舟山公司總經理劉玲玲、總經理助理李敏，各部門、物業服務中心相關人員共計60人蔘加了會議。

　　會議由公司總經理劉玲玲主持。會議開始前播放了《鷹之重生》視訊;各專案負責人分別作20XX年度親情服務和園區服務的主題彙報;物業部負責人解讀了園區服務“十必做”標準手冊、“二十必查”指導手冊標準***20XX版***、“二十觸點”服務標準指導手冊***20XX版***;會議還審議確定了各專案園區收入指標***期間插播了《面對巨人》經典勵志視訊***以及業主電子資訊檔案增加部分的內容。公司領導對園區服務和親情服務實施內容以及相關標準手冊等進行了點評和闡述，最後公司總經理劉玲玲對會議進行了總結。現將會議主要內容紀要如下：

　　一、會議要點及重點任務佈置

　　正視當前現狀，嚴抓內部工作品質和對外服務品質

　　品質關乎企業生死，品質領先、進步，則企業生;品質失控、退步，則企業亡。當前，公司各級員工必須正視現狀，從內部工作細節抓起，從客戶意見抓起，不斷反思改進，確保第一品級服務。

　　會議重申，各項工作要取得實效，關鍵在於提高執行力。對於集團下達的各項指標，按期、按量、保質地完成各項節點任務，各級員工，尤其是各級管理者，務必認真執行。

　　1.增強憂患意識，增強緊迫感，保持公司穩健經營

　　會議重申，20XX年公司新增3000萬元的經營指標，非綠城拓展指標達60萬m2，這是對我們整個公司團隊綜合能力的重大考驗。公司各級管理者及基層員工要對公司當前所處的各項經營指標和拓展指標保持清醒的認識，既要有危機意識和憂患意識，增強緊迫感，從關係公司生存的介面，直面問題，想方設法，更要堅定信心，對外對內保持良好的精神面貌和工作狀態，在紮實做好原有工作各項常規性基本工作的同時，將以上兩項指標作為各項工作的主線，將指標層層分解，通過績效考核，激發所有員工的工作激情，認真落實踏實工作。

　　2.進一步強化會議制度建設，規範會議標準，提升會議服務品質

　　如何做好外部服務，就是讓業主有好的服務體驗好，而好的服務是則來自每一位一線員工發自內心，真誠的想為業主做好服務的心態和決心。怎麼樣讓一線員工，每一位管理者背後的一線員工來支援管理者的想法、認準他們好的服務理念，那就需要我們服務好一線員工，做好我們的內部服務。綜合管理部作為各項會議的主責部門，需進一步完善會議標準化的工作流程，建立針對大型會議及常規性會議的會務工作流程清單。在標準執行過程中，須做深、做透每一項會議服務內容。同時，要積極創新，做出亮點並將其推廣乃至成為新的會議標準化內容，從而實現會議服務標準的動態化升級。

　　3.心存感恩，積極為業主營造優質服務品質

　　關心業主從點點滴滴做起，從細微處著手，感恩我們的業主，用感恩的心，投入更多的服務，回報業主。變抱怨為感恩、變得到為給予、變一次為終生。強調服務的及時性，多跟業主接觸，瞭解他們真實的服務需求。服務要做到全覆蓋，及早規劃今年的園區活動，各園區要根據自身的特點，針對性的開展活動專案。

　　結合重大活動***如世界盃***，做好物業服務的營銷。

　　對基礎資料要充分的瞭解，核實和分析，然後再在此基礎上提出方案，確保可行性和可操作性。如消防日的宣傳，更多的是要讓業主知道遇到火警火災的時候如何逃生，怎樣自救互助。

　　春節年貨展活動必須要做，但方案要周密，前期調查準備要充分，誰去整合資源，誰去落實，誰來監督，誰來評估。

　　春節便民活動，要結合舟山人的習俗，像八仙桌的借用、提供肉和雞的燒煮、貢品擺放的示意圖等，要提供業主想做但又不便做的服務。

　　婚慶服務，更多的可以考慮園區相關通道的佈置，喜慶的水牌、單元門的裝飾，電梯的佈置，迎親小分隊等，使業主感受到住在我們服務的小區有面子、有檔次。

　　喬遷服務，集團有統一的要求和規定，但是舟山公司和各園區，應該想能否提供更多的內容，更豐富的創新，做到服務專屬和服務普通型相結合。孕婦服務，要結合各園區的實際情況，但我們可以向孕婦提供有關的書籍，這真正能使業主感受到實用、貼心。

　　梅雨季防黴，要告知業主如何防黴的知識，園區如何給予幫助，有沒有集中的晾晒點，還要關注到業主晾晒衣物的標識。

　　活動不是為做而做，搞形式主義，要創造一種驚喜，絕不能老套而庸俗，服務無處不在。如下雨時，我們作為服務提供者，應該做什麼，通知有晾晒衣物的業主、關注業主房子和車子的窗戶是否關好，戶外的電瓶車能不能提供防雨布等等。

　　二、重點專案的工作要求

　　1.舟山東沙度假村

　　度假村蘊含著豐富而獨特的內涵和價值，具有巨大的創造空間，也富有挑戰性。公司需要彙集智慧，積極主動地與海南清水灣聯絡，深入研究度假服務產品，要在現有園區服務體系內容的基礎上，豐富生活服務內容，提高休閒娛樂、餐飲等個性化服務內容。並充分藉助

　　2.舟山玉蘭花園重視兒童的需求。兒童是業主中特別需要呵護的人群，必須注意強化對兒童的服務。針對兒童的需求，目前，舟山玉蘭花園除持續實施好“海豚計劃”活動外，要開展個性化的水上運動活動，可聯動商家，通過冠名等方式進行組織開展，資源整合;在園區內硬裝、軟裝極優的情況下，可以聯動少兒培訓機構，解決廣大年輕業主的兒童教育培訓困難，真正將服務落到實處。

　　會議強調，公司全體員工必須清醒地認識到服務品質對公司生存發展的重要意義，切實提升品質管控能力，確保公司品質在舟山行業的領先地位。品質的領先離不開持之以恆的學習，學習能力是企業的真正競爭力。公司要向一切優秀者學習，學習先進經驗，構築業主生活品質，要前去考察學習，推進業主檔案電子化，在條件具備的專案開辦教育培訓機構，舟山東沙度假村等旅遊度假專案要積極探索營造度假生活方式，細化服務門類，形成比較清晰的意見。最後，劉總指出，我們要堅持園區服務體系不動搖，通過組織志願者活動、制訂“業主之約”等激發業主的主人翁意識和參與意識，使各類活動的策劃、組織實施成為公司與業主雙向互動的過程，提升業主對服務的感知率，增加業主的居住歸屬感。

　　綠城物業服務集團有限公司舟山分公司

　　二○XX年三月十日