總裁辦祕書崗位職責

　　在現代職業中，總裁祕書一直是許多年輕小姐嚮往和追求的，箇中滋味也是仁者見仁，智者見智。下面是小編為你整理，希望對你有用!

　　1、

　　1、協助總裁辦完成日常工作;

　　2、負責公司的會議組織、策劃、協調工作;

　　3、總裁辦相關檔案的歸檔與整理;

　　4、行政管理：辦公環境、安全、紀律管理，員工活動等。

　　2、

　　1、負責總裁辦訪客的接待，必要時作相關指引和講解;

　　2、相關會議的安排、準備工作及記錄、整理會議紀要等;

　　3、負責各項專項任務的下發、跟蹤、推進、上報等工作;

　　4、負責總裁任職協會的聯絡工作及各協會的費用支出、表格申報等工作;

　　5、負責收集、跟進各部門的月度及年度計劃、實施、總結和評估;

　　6、負責公文收發、登記、歸檔管理等工作;

　　7、領導交辦的其他工作。

　　3、

　　1、負責CEO的行程安排、訪客預約接待、差旅安排、辦公室環境維護、用餐安排、外出用車等日常業務;

　　2、負責CEO往來信件的整理，處理日常往來文電，並及時溝通相關資訊;

　　3、負責起草日常性檔案、講話稿、年度工作總結等;

　　4、負責起草、列印及時流轉、登記和存檔CEO簽發檔案;

　　5、負責公司高層會議的籌備、會議記錄及各類相關檔案的歸檔管理;

　　6、負責組織對外的商務接待工作，必要時陪同CEO出席商務洽談;

　　7、協助建立和維護政府相關部門的良好關係和溝通渠道;

　　8、負責上海有關部門的行政支援工作;

　　9、完成CEO交辦的其他工作。

　　4、

　　1、協調、安排總裁工作日程和各項活動;

　　2、參與相關會議並做好會議記錄、整理編寫會議紀要，經審閱下發;

　　3、彙總整理上報總裁的各類檔案，並協調總裁及時處理後回覆、登記、存檔;

　　4、負責總裁各類收文、發文的日常流轉、追蹤;

　　5、協助總裁處理各類信件，起草信函、演講稿、報告、檔案等各類綜合性檔案;

　　6、負責總裁客人的引導接待服務，並做好會面接洽等相關事項的安排;

　　7、負責總裁辦公區域文件、物品的整理清潔;

　　8、完成上級交給的其它事務性工作。

　　5、

　　1.協助總裁制定公司中長期的年度業務發展目標及計劃，以及各階段的業務目標分解工作實施與推進;跟蹤公司經營目標達成情況，提供分析意見及改進建議;

　　2.負責公司各部門月報的彙總及存檔，月報會議的召開，記錄會議紀要，問題跟蹤與反饋;

　　3.協助總裁對公司業務部門間的日常工作關係以及事務處理;

　　4.配合總裁處理外部機關或客戶等的公共關係;

　　5.撰寫和跟進落實公司總裁會議、專題研討會議等公司會議紀要;

　　6.負責起草公司各階段的工作總結報告，以及公司大事蹟的存檔;

　　7.負責總裁費用預算，以及行程安排、通知等相關事宜的辦理;

　　8.完成臨時安排或突發性的工作。

　　公司總裁祕書的工作體會

　　大學畢業後我就走上了工作崗位，那時候大學畢業生找工作不像現在那麼難，我很快的找到一份不錯的工作，是在公司中做總裁的祕書工作。這是一份不錯的工作，我很珍惜，所以一直幹了很多年。

　　在現代職業中，總裁祕書一直是許多年輕小姐嚮往和追求的，箇中滋味也是仁者見仁，智者見智。付小姐，香港某公司總裁祕書，在同事和與她打過交道的客人中口碑甚好，在工作中不斷地學習，覺得更多地受到嚴謹思維的訓練是一件對自己很有益的事情。做祕書是我的第一份工作。我是學金融專業的，不是研究生。之所以看起來比較穩重，大概是從工作中鍛煉出來的。一年多前，剛到這裡工作時，覺得千頭萬緒，不知從何下手，挺困難的。加上那時年輕，比較氣盛，很多事情想得難免天真，現在則成熟進步了很多。

　　我覺得這個工作很鍛鍊人。直接在總裁身邊工作，一下子接觸到這麼多人，這麼多事，得到這麼好的學習、鍛鍊機會，我感到我自己好幸運。做一個合格的總裁祕書，首先要做一個合格的公司職員。在自己的工作崗位上，從小事做起。小事做好了，才能夠做一些比較大的事情。我深切地體會到總裁祕書應該具備良好的溝通協調能力。首先她要理解總裁的工作意圖，思維方式和工作方法，才能及時、準確、完整地將政策、措施傳達給被傳達人，比如部門老總、下屬各營業部、基層職員，也就是很好地做到上情下達。另外一方面，就是與同事之間，與各個部門之間、與各個老總之間溝通協調好，理解他們的工作意圖、思想建議，將其向老總彙報，這可以說是下情上達吧。

　　做總裁祕書的再一個素質就是嚴謹、細緻。因為祕書的工作都比較煩瑣、必須沉下去做事情，才能做到滴水不漏。有時候，我就覺得每天事情多得不得了。就象胡雪巖說的八個壺七個蓋，你要同時保證每個茶壺上都有蓋。當然在所有的素質中，最重要是善於學習。培養敏銳的觀察能力，象溝通的能力、能夠理解總裁意圖，這些能力都是通過觀察、學習得來的。

　　我就經常對自己說。每天要學一樣的東西。每個人都可能成為我的老師，並不因為我是總裁祕書，就傻地認為有多了不起，因為畢竟我從事的這個工作是服務性質的，而且我的同事，領導們的經驗，為人處事的作風等很多東西都值得我學習。也許有的同事業務跟我現在的工作沒有直接的聯絡，也許他們當年走過彎路，但是我通過向他們學習、向他們請教，可以比較快地達到目的。比如這個人比較誠實，做事情比較本分，向他們學習讓我可以避免浮躁。 祕書工作中棘手的事情確實很多，可以說突發事件有時都意想不到，包括業務方面的，待人接事方面的，老總的日常事務方面的。剛畢業的時候，遇到這種情況，腦袋一下就熱炸了，不知道怎辦樣才好。現在我就知道，遇到突發事件，頭腦一定要冷靜。然後馬上分析這種事情為什麼這樣發生，這樣發生有什麼後果，有沒有辦法來彌補，我們怎麼樣做能夠使損失減少到最小。這就是經濟學上所說的“利潤最大化，損失最小化”吧!

　　比如昨天，我們老總去上海拜會一位客人，她已經到了機場了，突然發現包裡的名片用完了。很多人會認為這是雞毛蒜皮的一件事，但是對於我們來說，這是一件大事，因為大的集團公司領導而且總裁見面的時候，都有一個禮節性的程式，就是相互交換名片。這是表示對對方尊重，也表明自己身份的舉動。她在機場打電話給我，說到了上海馬上就要見客人。怎麼辦?大約有幾秒鐘，我也非常著急，不知所措。但很快我就冷靜下來，將名片傳真給上海營業部，告訴他們無論花什麼代價，一定要保證老總到了之後就有名片。再有一種棘手的事情就是替老闆擋駕。如果擋錯了，肯定要捱罵，如果你不擋，更要捱罵。這就涉及到總裁祕書另外一種很重要的素質，就是在堅持原則的前提下，委婉地靈活應變的素質。

　　比如，有人沒有提前約好，就直接找老總。你就要出去見人家，首先問清楚客人的身份，問清身份以後，問他的意圖是什麼。一般的客人都會詳盡地告訴你，他來找老總有什麼事情。

　　如果老總正在開會，你就要根據他所要談的業務性質，是跟投資業務有關，還是跟研究業務有關，告訴他我們老總正在開會。與其在這裡久等，還不如我介紹您見一下我們主管這方面業務的xx副總。當然也有客人情緒比較激動，架子比較大，直接要見老總。這時候，作為祕書，態度一定要好，不管客人做得多麼不對，都不是他的錯，你的態度還是要很熱情，很親切。工作中最頻繁的就是接聽電話，每天的電話多得我應接不暇，現在都有點電話衰弱了。大量的電話肯定不能接進去，因為作為祕書，你要保證她有時間來思考一些全域性性、長遠性的問題。讓我擋下的電話至少有三分之二，這倒不是我這個人故意刁難誰，而是這樣對老總有好處，對公司有好處。真希望客人能理解我，我相信他們也希望我們公司有良好的發展。

　　做祕書的工作，很難象業務部的那樣，拉一兩個主承銷，年交易額有多少多少，做出一種很轟轟烈烈的事情。做祕書的可以說無過就是功。你難將各方面的工作做到滴水不漏，讓上上下下的工作順利地進行，就是很大的功勞。即使在最低谷的時候，也能夠自嘲，笑得出來，快樂得起來。常伴在老總身邊難免不加班，我覺得老闆加班的時候，我也加班是我作為祕書應該做的事情。她中午一般不休息，在辦公室批檔案。剛來的時候，我有時餓得想哭，因為那種飢餓的感覺，對一個身體非常健康的人來說真地很難受。好在我們老闆是一位女性，女性的優點就在於她除了個人的魅力和威望之外，她有女性比較細膩的特點，對下屬特別體貼。她經常下了班還在這裡加班，但是告訴我可以先走了，讓人感覺特別好。

　　近期三年內，我的目標還是在本職工作上做好，精益求精。我認為我的個人前途與公司的發展是緊密聯絡在一起的，公司能夠發展得好，我自己也才能發展得好，我知道我的學歷不算高，所以我還自費讀在職研究生。我希望能夠朝參謀性，助手性的高階祕書發展。不是說級別，而是說層次。最終我會轉向業務部門，我認為我目前從事的工作是為我以後打下很好的基礎。我見過很多老總，他們從前都是從祕書做起的。

　　現在通過幹這一行，就覺得自己的職業有苦有也有樂。雖然你付出也很多，但是當你的工作做得不錯，領導、同事給你很多的理解和關愛的時候，你得到滿足感就會遠遠大於你的付出。在工作中不斷地學習，你就會飛翔起來。 感謝公司所有領導和同事，我有今天的進步離不開大家的幫助和支援，是他們的協同和支援使我成功。我會以一顆感恩的心，不斷學習，努力工作。我要用全部的激情和智慧創造差異，讓事業充滿生機和活力!我保證以發自內心的真誠和體察入微服務對待客戶，追求完美，創造卓越!和大家一起齊心協力，從新的起點開始，邁向成功!

　　總裁祕書年終個人總結

　　從領導決策過程看，我處在“輔助者”地位，從執行看處在“執行者”地位;對處理一些具體事物，又處在“代理者”的地位。這個角色的多重性決定了在實際工作中容易產生履職或者越位，以下是總裁祕書年終個人總結。

　　所要協調工作的物件都是公司領導，自己的上級、同級和下級，在實際工作中我的作法是：為領導參謀到位但不越位：督促、催辦到位，但不“拍板”;服務到位但不干預領導工作。

　　1.受總經理委派、處理具體事務和問題，各項工作對總經理負責。

　　2.及時傳達貫徹上級和公司有關會議、檔案、批示精神。

　　3.組織安排公司各種會議，負責並督促會議決議的貫徹落實，並對各部門情況及時跟進反饋。

　　4.及時組織完成總經理、公司所需檔案的起草，有關材料的擬製。

　　5.受總經理委託，協調公司領導之間、系統各職能部門之間，分公司之間的工作。

　　6.圓滿地完成公司來訪團體的商務接待工作。

　　7.處理各類來電及信訪工作，解除總經理為瑣事纏身的困擾，使其可集中精力執行公司經營決策。

　　8.為發揮好參謀助手作用，積極蒐集相關資訊，分類整理;經常深入調查研究，瞭解和全面掌握實際情況，在實際工作中注意，利用各種方式瞭解生產經營情況，傾聽各級領導和職工的建議，徵求公司相關部門的意見;為領導相關工作參好謀、獻好策。

　　9.承辦工作是祕書的主要工作之一，有來自上級領導、上級部門的，也有來自外部的，但主要是來自公司領導、系統職能部門和分公司的事宜，還有些日常事務性工作，可以說是千頭萬緒，如何處理和承辦好每一項工作，我的作法一是先辦主要工作、後辦次要事項，先急後緩;二是先辦上級和外來的，後辦內部的;承辦的每一項工作和事情，都必須做到向公司負責，向領導負責，向職工負責。

　　10.出色地完成本部門檔案的列印、收發以及管理。