商務禮儀中祕書的工作禮儀

　　在各個領域，祕書人員都是一個不可缺少的群體，在趨於知識化、年輕化、女性化的現代社會。現代的祕書人員有機會隨同領導或上司單獨外出聯絡工作、訪問、調查研究、或參加各種會議、集會。祕書活動的目的可以是傳達某項指標，檢查督促某項工作，或是獲取資訊，也可以是取得經驗或教訓，或是增進友誼，或是完成領導或上司賦予的特殊使命等等。所以為祕書人員解答商務禮儀中的祕書工作禮儀。

　　祕書將出入各種機關和企事業單位，出入各種公共交際場合，將接觸各行各業的人。祕書社會活動往往是被動的，要根據領導和上司的指示辦事，但這只是針對祕書活動的目的和範圍而言的，祕書活動的方式、過程、結果並不能有領導和上司來一一規定，而應該由祕書人員的主觀能動性或者說是祕書個人才華與魅力來決定的。這就要求祕書要約束自己的一言一行，在遵紀守法的前提下，學會遵守不同交際場合，不同民族地域的禮儀。洛克說，禮儀是在他的一切別種美德之上加上一層藻飾,使它們對他具有效用,去為他獲得一切和他接近的人的尊重與好感。眾所周知，世界上無論哪個國家，大至國家政府首腦，小至個體企業的老闆，在日常工作和生活中們都少不了祕書;無論是行政單位、事業單位還是企業，在日常執行過程中，都需要通過祕書進行上傳下達，輔助上司做好各項工作，其中免不了與人交往，而祕書要在工作者能夠運籌帷幄，獲得同時和他人的好感，不管在什麼樣的場合,在什麼樣的地點, 文明禮儀在祕書工作中都起了至關重要的作用。那麼注重禮儀，就是祕書進行人際交往的潤滑劑了。

　　所謂祕書禮儀是指祕書在與人交往時所使用的表示友好和互敬的具體的行為舉止，是指祕書人員在各種公務活動和日常工作場合中待人處事的準則,是對祕書個人的儀表、儀容、姿態、言談舉止、待人接物等方面的具體規定,是祕書個人的道德品質、內在素質、文化素養、精神風貌的外在表現。對於個人來說，能否表現出對他人的禮貌，是一個修養問題，有時還涉及到個人的道德水準問題。對於一個組織來說，祕書禮儀應用得得當與否，則體現出了該組織的管理水平和人員素質。這不僅有助於人際交往，現代社會，人際交往非常重要。良好的禮儀修養表現的是自尊、對他人的尊敬以及對交往雙方平等地位的強調。有助於事業發展，不論是個人還是組織，要想使事業得到發展，都離不開他人的幫助。適度的禮儀，能營造出良好的合作範圍。祕書禮儀所涉及的範圍較廣，辦公禮儀規範、接待禮儀規範、社交禮儀規範、形象禮儀規範等等，哪個方面都不可偏廢。個別祕書人員認為，在工作中只要注意辦公禮儀規範就可以了，至於個人形象，那是自己的事情，“穿衣戴帽，各有所好”，與他人無關。其實，這是對祕書禮儀認識的誤區。

　　商務禮儀中祕書的具體工作禮儀

　　一、辦公室禮儀

　　辦公室禮儀規範在很多方面都有明確的規定，例如電話禮儀，會議禮儀，行為舉止禮儀，同事之間的禮儀，等等。電話是祕書處理日常事務時最常用、不可缺少的交流工具,凡上級指示、下級意見、商務聯絡、人際交往、業務諮詢等都要通過電話來進行。因此,接打電話是辦公室最普遍的日常工作,是公司和外單位接觸的第一渠道。電話是無形的接待員。電話雖然是機械,只能傳聲,不能傳情,但人人要打電話,偶爾一次小小的疏忽也許會鑄成極大的失誤。如何接打電話,接聽電話應注意那些基本的禮節,尤其是政府公務機構、企業單位接打電話是否得體適度,直接影響自己的公眾形象和社會美譽度。因此,接打電話的禮節頗為重要,正確使用電話能提高工作效率,創造友好氣氛,可能使人留下對你公司的最好印象。接打電話是一個只憑聲音話語傳達意義的過程,因此要格外講究說話的技巧。接打電話

　　時注意力一定要集中,要認真應答,態度要真誠,記錄要詳細,動作要輕柔。吐字要清晰,聲音要平穩,語言要簡潔,措辭要得體,解釋要耐心,傳話要準確。舉止行為是一個人外在美的有機組成部分,一個人即使長得漂亮,如果姿勢不雅,他的外在美就不完善。祕書是一個單位的門面和視窗,一舉一動都反映著祕書本人及企業的形象,舉止規範的基本原則是保持端莊、文靜、溫和的形象,使對方產生尊重和信賴。祕書的日常姿勢主要包括站姿、走姿、坐姿和蹲姿。站姿是其他人體動態造型的基礎和起點,站立時,頭部要保持挺拔,目光平視,肩平直,胸略挺,雙肩開啟,自然放鬆,手臂下垂,雙腿成小八字或丁字步站法,身體重心落在兩個前腳掌。坐姿是人體的靜態造型,端莊優美的坐姿給人以文雅、穩重、自然大方的美感。祕書坐姿的基本要領是:腰背挺直,肩放鬆。女祕書兩膝併攏;男祕書膝部可分開一些,但不要過大,一般不超過肩寬。走姿的基本要求:輕巧、自如、穩健、大方。走路要儘量走成一條直線,步伐要穩健,步態要輕盈,腳步朝前跨時有一點點朝前踢的感覺,跨出後,身體重心應在前腳大拇指處,著地後延伸至前腳掌,千萬不能用後跟著地。

　　二、接待禮儀

　　接待來客是祕書最頻繁的日常事務之一。祕書是代表單位接待來客的,其接待態度如何,直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關係著業務能否順利進行。所以,祕書應當儘量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節。祕書接待來客時要面帶微笑,溫和親切,熱情有禮,落落大方,不卑不亢。祕書的打扮要得體,精神要飽滿,辦公室和辦公桌要整理得整整齊齊。祕書不能隨便離開崗位,特別是知道有客人要來,應耐心等待。如有急事離開,回來時客人已在等待,應該立即向客人致歉。祕書說話時聲音應舒緩,咬字吐音要清楚。表達要簡潔流暢。對初次來訪的人,引見時,祕書要走在來客左前方一尺處,並隨時轉頭注意客人,引導方向。要熱情友好地送別來客,客人離開後要將接待結果記載在約會簿上。

　　三、社交禮儀

　　一個人在社會中要生存、發展,都必須以各種形式與其他人進行交往,因為沒有交往就難以合作,沒有合作就難以生存、發展。交際禮儀是人們在日常交往過程中形成的約定俗成的道德行為規範,是調節人際關係的重要手段。在日常生活和工作中廣為運用。在與人交往過程中,自如得體地運用交際禮節,能給人們留下良好的印象。熟悉禮儀,應用得體。堅持原則,靈活應變。講究談吐,文明禮貌。社交禮儀作為一種文化，是人們在社會生活中處理人際關係，用來對他人表達友誼和好感的符號。講禮儀可以使一個人變得有道德，講禮儀可以塑造一個理想的個人形象，講禮儀可以使你的事業成功，講禮儀可以使得社會更加安定。禮儀是個人乃至一個民族素質的重要組成。社交禮儀是在社會交往中使用頻率較高的日常禮節。祕書生活在社會上，要想讓別人尊重自己，首先要學會尊重別人。掌握規範的社交禮儀，能為交往創造出和諧融洽的氣氛，建立、保持、改善人際關係。人們在創造優美物質環境的同時還應創造和諧的人際環境。生活的意義在於不斷創造和進取。同時，還應在複雜的人際關係中表現、欣賞和發展自己，從中享受無盡的樂趣。祕書能否對現實社會或周圍環境有良好的、積極的適應是衡量他心理健康狀況的重要標準。

　　四、形象設計禮儀

　　它具體涉及祕書人員的穿著打扮、儀容儀表、言談舉止，是對祕書人員的禮儀修養所提出的具體要求，是其自尊自愛的具體表現形式。祕書人員的禮儀形象向來被視為個人素質非常重要的組成部分。形象體現於細節，細節展示素質。衣著打扮、言談舉止、待人接物，其實都是素養問題。有些同志在正式場合甚至在國際交往中不修邊幅，歪戴帽子斜穿衣，當眾“打掃”個人衛生，這些都是禮儀修養不夠的表現，都會給交往物件留下不良的印象。不過，祕書也應該學會在服飾打扮上面有所變通，一味追求職業化，有時候可能會鬧出笑話。例如，祕書小劉和陪同公司的客戶參加一次聚會，為了表示對客戶的尊重，星期天一大早，小劉就西服革履地打扮好，對照鏡子擺正漂亮的領結前去赴約。北京的八月天氣酷熱，他們來到一家酒店就餐，邊吃邊聊，大家好不開心快樂!可是不一會兒，小劉已是汗流浹背，不住地用手帕檫汗。飯後，大家到娛樂廳打保齡球，在球場上，小劉不斷為朋友鼓掌叫好，在朋友的強烈要求下，小劉勉強站起來整理好服裝，拿起球做好投球準備，當他擺好姿勢用力把球投出去時，只聽到“嚓”的一聲，上衣的袖子扯開了一個大口子，弄得小劉十分的尷尬。這個案例當中，小劉的出發點是正裝赴會，表示對聚會的重視和對客戶的尊重，但是，他忽略了盛夏的時候是不適宜穿西裝的，可以穿休閒裝赴約。這也就反映了，小劉作為祕書對禮儀的不瞭解，所以才鬧了這樣的笑話，祕書在赴會之前必須搞清楚聚會的性質，提前做好準備，才不會失禮於人。五、溝通技巧溝通技巧是祕書禮儀的核心內容，因為我們從事任何一項具體工作都需要與其他人打交道。如果不善於同對方進行必要的溝通，在溝通時缺乏必要的禮儀，往往會給工作帶來障礙，甚至事倍功半。例如，公務宴請的目的在於促進部門、單位之間的溝通，併為此提供一個臨時性的交流場所。因此，參加公務宴請時應當注意適度的交際，適當地進行溝通。但是，有些同志在公務宴席上對身邊的人不聞不問，愛搭不理，甚至一聲不吭，只顧埋頭吃喝，吃完就撤。還有些同志卻表現得過度熱情，不分物件地勸酒夾菜，非要對方吃下去不可。這些不當的舉止都扭曲了公務宴請的作用，並沒有實現真正意義上的溝通與交流。除此之外，祕書禮儀還要求祕書謹記，尊重領導，祕書主要是為領導提供服務的。這種特殊性，決定了祕書有時具有“很大”的權力。因此，作為祕書人員一定要保持清醒的頭腦，充分把握好自己的角色地位和作用，甘當“綠葉”和“小草”，參謀而不決斷，服務而不越位，認真做好本職工作，切實為領導搞好服務，決不能代替領導決策。注意儀表。祕書人員在工作和社交場合都應該注意自己的儀表舉止，體現出優雅的風度和較高的修養。大體要求是:穿著要端莊大方，打扮要美觀得體，儀容要整潔，舉止要文雅，不能標新立異，穿奇裝異服，也不要扭扭捏捏，矯揉造作，不管什麼場合，都應站有站相，坐有坐姿，精神飽滿，以顯成熟、精幹、高效，給人以良好形象。熱情文明，祕書人員經常要與各方面、各層次的人群接觸，這些人群由於地位、經歷、學識、水平和修養的不同，性格各異，感情豐富，這就對祕書人員的待人接物提出了較高要求。祕書人員決不能因為自己處於領導身邊，就自我感覺特殊，趾高氣揚。要堅持做到尊重他人、熱情親切、誠懇友善、辦事耐心，努力為每一個物件提供最佳服務。此外，祕書人員還應該養成說文明話、辦文明事的良好習慣，多講文明用語，談笑要有節制，處事體現水平，努力做到親切、準確、得體、誠摯、熱情，充分表現良好的道德素養。現代社會，文明程度空前發展，對人類禮儀素質提出了較高要求。良好的禮儀修養，不僅能折射出一個人的文化素質、道德修養、精神風貌和工作態度，給人留下深刻的印象，也有助於同他人進行溝通和交流，方便工作開展。祕書人員的性質和特點決定了祕書必須具備較高的禮儀修養。注重禮儀,是一種態度,展示了祕書美好的個人魅力,做到真正注重禮儀,將會給祕書工作如魚得水,無往而不利!