辦公室祕書主要工作

　　辦公室祕書工作人員不僅要明確認識自己所處的位臵，找準自己的座標;還要具備廣博的理論與業務知識，下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和後勤服務等繁重工作，處於協調機關各部門、連線領導和基層的樞紐地位，是機關的資訊中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全域性各項工作的開展和各項稅收任務的完成。

　　其次辦公室工作能不能得到加強，關鍵在於領導，在於領導對辦公室工作的認識和重視，如果把辦公室單純地作為後勤服務單位而忽視其參謀、助手作用來認識，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會沉浸於紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓資訊工作和搞調查研究。下情不瞭解，談不上給領導提供決策的依據。如果領導重視、關心、支援辦公室工作，從政治上關心他們，給他們提供儘可能多的學習提高機會，儘可能地改善他們的工作環境和條件，從工作上支援他們，從生活上關心他們，從心靈上理解他們，肯定會使辦公室不僅能夠穩定住隊伍，而且還會有很大的吸引力，達到其充分調動他們努力工作的積極性。

　　二、具備擔當辦公室主任的條件

　　一辦公室工作有利於提高自己的綜合素質，全面發展自己。能否有效發揮辦公室的整體作用，關鍵在於辦公室主任，因為辦公室主任的職責是主持辦公室的全面工作，既要參與領導班子對重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務，要帶領和組織辦公室人員努力完成承擔的各項工作任務，一個稱職的辦公室主任必須具備與相適應的政治理論水平、文化知識、專業知識和管理水平。

　　二從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環境越富有吸引力和挑戰性，越是能夠學到新知識、新經驗，增長新才幹，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛鍊的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養都是一次難得的鍛鍊機遇。但是，挑戰與機遇同在，壓力與動力並存，在辦公室工作將會嚐到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛鍊自己，獲取多方面知識和實踐經驗，提高自身綜合素質。

　　二要具備擔當辦公室主任所必須的政治素質和個人品質 。

　　1、敬業精神要強，工作要認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨、幹一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作風，這是幹好辦公室工作的前提條件。

　　2、思想要活躍，要有解放思想，實事求是的優良作用，接受新生事物要快，愛學習，愛出點子，改革和超前意識要強，在工作中要充分發揮主觀能動性，才能不斷開拓新局面。

　　3、辦事要穩妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴格，嚴於律已，要起模範帶頭作用，這是做好各項工作的保證。

　　4、要信奉誠實、正派的做人要誠實、正派，要有高尚的道德品質，樸實的工作作風，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事;所謂“樸實”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志;所謂“公正”就是在原則問題上不能糊塗,不能像牆頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事;要謙虛謹慎，慎用權力，知人善任,能夠與人團結共事,而且具有良好的協調能力和工作方法。有了成績歸功於大家,出了問題要主動承擔責任,關心下屬要一視同仁,始終發揮整體合力的戰鬥作用。

　　三要具有擔當辦公室主任必須的知識能力

　　從辦公室的職能來看，綜合性強，職能繁雜，擔負著機關內務、文祕、協調、後勤服務和機關管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協調能力和管理經驗。

　　1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時注重學習，理解掌握有關國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

　　2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎，同時，要熟悉業務知識，包括稅收知識、財會知識和科學文化知識，文字功底和語言表達能力以及工作方法，如果不具備這一點，那麼不論起草檔案還是開會發言答覆問題等方面都是糊里糊塗，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。

　　3、要有一定的組織協調能力和管理經驗。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實踐過。我認為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉，而且要對本部門整個工作有所瞭解。只有對稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎。

　　辦公室祕書工作探析

　　一、明確任務，增強工作的主動性

　　祕書工作是以“三務”“四辦”為基礎的工作。即參與政務、處理事務、搞好服務和辦事、辦文、辦會、辦信電。辦公室祕書工作的任務概括而言主要是：服務一箇中心，履行兩大職能，按照“三化”要求，實現四大轉變，做好五項工作。

　　一服務一箇中心:即以服務領導為中心。這是祕書工作的從屬性、輔助性本質決定的。領導工作涉及到哪裡，它的工作範圍就延伸到哪裡，並以此為中心，儘可能為領導、機關、基層提供各種優質、高效的服務。

　　二履行兩大職能：即參謀和辦事兩大職能。參謀職能是為領導機關決策活動提供有關的資訊、諮詢和建議，增強決策的科學性，這是祕書工作的深層職能任務;辦事職能是直接協助領導管理、處理具體事務，這是祕書工作的基礎職能任務。

　　三按照“三化”要求：一是“規範化”，即祕書部門的工作標準，工作程式都要符合一定的規格、格式。二是“制度化”，即要制定祕書人員共同遵守的行動準則，以嚴密的制度對祕書工作的各個環節進行有效制約。三是“科學化”，即要遵循祕書工作的客觀規律，尋求最優工作方法和最佳工作程式。

　　四實現四個轉變：一是從注重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀劃策、議大事、懂全域性、管本行，使辦事辦文辦到實處，參謀工作參到點子上。二是從收發傳遞資訊轉變為綜合處理資訊。三是從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。四是從被動服務轉變為主動服務。發揮主動性、創造性，提高工作預見性、有效性，創造性地開展工作。

　　五做好五項工作：一是根據上級部門的決策、意圖

　　和中心工作起草工作計劃、總結和報告，擬定各項管理制度;幫助領導起草講話稿或講話提綱。二是做好領導辦公會議、綜合性會議的準備工作。三是開展調查研究工作，檢查、瞭解所屬業務部門、職能單位貫徹執行領導決議、部署的情況。四是全方位收集、整理資訊，為領導決策提供準確資訊來源。五是做好政策落實的督辦工作，及時反饋督查情況，確保工作事事有著落，件件有迴音。

　　二、發揮作用，提高工作的能動性

　　辦公室祕書工作主要是協助領導處理檔案、掌握資訊、研究制定政策、辦理日常事務等，其性質主要是輔助性的，是領導的參謀和助手，在領導工作中起著十分重要的作用。祕書工作的作用，就是指祕書工作的意義的位臵。

　　一樞紐作用

　　祕書在領導工作中起著承上啟下、聯絡內外、溝通左右的樞紐作用。祕書工作的樞紐作用能否充分發揮，取決於兩個方面：其一，祕書工作不能僅僅停留在“傳達”上，必須對資訊進行綜合加工處理。其二，祕書工作的樞紐作用是否充分發揮還取決於是否理順縱向橫向的各種關係，是否採取科學的管理方法。

　　二助手作用

　　祕書工作的助手作用，是從它與領導工作的最直接關係上來說的，主要指的是為領導辦事，具體體現在許多方面，如辦文、辦會、辦信、接待等等事務性工作。祕書工作的助手作用能否充分發揮，直接影響到領導工作的正常運轉，如撰擬檔案，從起草到核稿要正確反映領導的意圖，如果能及時準確地處理好各種公文，使領導從文山中脫離出來，就起到了幫助領導工作正常運轉的作用。充分發揮祕書的助手作用可以創造條件讓領導集中精力抓大事，提高領導的工作效率。關鍵要不斷提高工作的主動性、預見性，克服那種以為祕書工作就是完成領導交辦任務，凡是領導未直接交辦的事就不用辦的片面認識。

　　三參謀作用

　　體現在祕書工作的各個方面。最突出地體現在對領導決策的輔助工作上，做好決策前資訊收集，提出建議和辦法;在決策中提出調整、補充意見;在決策後收集反饋意見，及時總結經驗等。祕書工作參謀職能的發揮是建立在日常辦事工作的基礎上的，同時為領導工作提供諮詢服務，及時提供領導需要的各種資料資訊，提供各種諮詢建議。

　　四協調作用

　　一是綜合各單位各方面的進展情況，為領導掌握全域性提供條件;二是協調各職能部門的工作計劃和節奏;三是協調本單位和外單位之間的關係;四是協調單位和社群之間的關係;五是協調人際關係，包括上下左右內外的人際關係;六是協調處理日常事務工作，如會議組織、車輛安排等。祕書的協調工作具有重要的促進全域性健康的意義，因此，作用是否得到良好發展，也是衡量祕書工作好壞的一個重要標誌。

　　五視窗作用

　　人們往往把祕書看成是代表領導和單位的。因此，祕書工作者的形象如何、工作狀態如何、作風如何，直接影響到人們對領導的印象和評價。祕書工作者要注意自身的修養，在各項工作中起表率作用，培養良好的工作作風。

　　三、把握原則，強化工作的自覺性

　　祕書位居領導“近身”，承擔輔佐領導工作的種種責任，這就決定了祕書工作的基本原則是：盡職不越權、尊重不奉承、補臺不拆臺、服從不盲從、溝通不閉塞。

　　一盡職不越權

　　主要有三層含義：一是把握好祕書工作發揮作用的“邊界”，明確祕書工作的職責。既要反對自以為是，固執己見，干擾和影響領導工作的決策;又要反對對問題輕率表態，以“二首長”自居而發號施令等越權傾向;也要反對唯唯諾諾、明哲保身、消極怠工等失職行為。二是把握好祕書發揮作用的“適度點”。這集中體現在輔助領導決策，祕書應該不管其決策同自己原先提供的決策草案是否一致，都要無條件貫徹並實現領導意圖，否則，就是“越權”。三是把握好祕書的職業身份特徵。祕書作為領導的助手、參謀，必須選擇好與之相適應的語言表達和行為方式，說話得體，行為得當。

　　二尊重不奉承

　　理順與領導的關係，是祕書工作者事事碰到，需時時注意、處處謹慎的事情，也是表現工作藝術的地方。總的原則是以事業為重，從工作出發，從領導與被領導的地位出發，對不同領導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支援、配合、協助。在與多位領導相處時，一定要以事業為重，從工作出發，盡力維護領導班子的團結和威信，不能從感情出發、看人行事;不能表現出靠近誰、疏遠誰，聽從誰、不聽從誰的行為;更不能當甲領導面吹捧乙領導，當乙領導面吹捧丙領導等。要始終與多位領導者保持經得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

　　三補臺不拆臺

　　祕書怎樣在多位領導之間當參謀、搞協調?首先，心裡要有一杆平衡秤，要一視同仁，不論哪位領導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們日常交朋友多從感情和興趣出發不一樣。在多位領導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產生傾斜度。其次，領導之間產生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支援，關係上的愛護，感情上的友誼去做，這比什麼都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領導進行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。

　　四服從不盲從

　　祕書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有排程、協調、綜合加工的作用。祕書人員處在這樣一個重要位臵，就得和領導拉一套馬車，按領導者的意圖前進。但是，服從並不等於盲從和不加分析的附和。“分析”有兩層意思：一是從分析中加深理解領導意圖，增強執行的信心;二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領導者的意見辦事，也只能是執行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、以權謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

　　五溝通不閉塞

　　祕書工作起上下達情、左右疏通作用。因此，領導與祕書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是祕書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題;二是祕書要能夠及時向領導提供他最為關心的資訊，即解決“回答”的問題，這就需要祕書注意培養自己的政治修養和政策水平;三是要重視反饋，祕書要肩負起督促、跟蹤領導批示和指示的責任，並隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數;四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什麼?亟待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪裡，祕書要了熟於心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性，真正成為領導的參謀助手。

　　總之，辦公室祕書工作不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個辦公室工作帶來被動或造成損失。也就是說，辦公室祕書工作開展得如何，將直接制約和影響著全域性各項工作的開展和各項任務的完成。只有增強全域性觀念和協調能力，自覺履行崗位職責，積極、主動、創造性地做好本職工作，才能不斷提高工作效率，按時完成上級交辦的各項任務。

　　辦公室祕書人員如何做好會務工作

　　作為承擔一個單位各部門協調樞紐職能的辦公室，其重要性顯而易見。它溝通上下、銜接左右、聯絡內外，推動單位各部門之間工作相互配合，其工作效率和服務質量的高低直接影響到單位的改革發展。辦公室祕書是辦公室工作內容的執行者。作為辦公室祕書，應該始終將全面提升工作效率和服務質量作為工作宗旨，以適應單位改革發展的新形勢新任務，維護單位改革發展大局，保障科研創新任務的實現。會務工作是辦公室祕書的主要工作職責，它要求祕書人員必須具備出色的組織協調能力。筆者現結合實踐工作經驗，就如何做好辦公室會務工作這一課題作簡要闡述。

　　1 辦公室會務工作概述

　　會務工作是指會議的組織、保障和服務工作。開展會務工作，一般需要領導者、參會者和服務者三方配合。

　　會議的級別和內容決定著會務工作的繁簡程度。也就是說，等級越高、內容越重要的回憶，所涉及的會務工作越繁重。小型會議只須做好會議時間、議題的前期通知和會中記錄即可，會務工作較為簡單;與會人數較少的決策性會議比較重要，一定要按部就班的進行組織和協調;大型會議，會務內容繁重，要求專設工作組提前進行組織和協調工作。

　　2 辦公室會務工作流程

　　為了進一步搞好辦公室會務工作，筆者現結合辦公室會務工作特點，提出五方面要求。

　　一是要進一步明確責任分工，確保工作任務分解落實到位;

　　二是要進一步加強溝通交流，做到相互補臺、相互提醒;

　　三是要進一步提高思想認識，辦公室工作無小事，考慮問題必須更加周到、更加細緻;

　　四是要進一步規範工作程式，確保各項工作規範化、制度化;

　　五是要進一步增強擔當意識，切實提高辦公室“三服務”的能力和水平。具體來講，應該穩步落實會前準備、會中協調以及會後總結工作。

　　2.1 會前籌措，精心準備

　　要做好會務工作必須有目標、有計劃，準備充分。會務工作的成效，主要取決於前期準備是否細緻。

　　首先，應該協助領導擬定會議議題。

　　其次，根據預算合理安排經費。比如場地、裝置、會議用品、資料、食宿、交通等。

　　第三，制定會議議程、日程。會議議程是對會議主要內容所做的順序排列。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般採用表格形式。一定要做到明確、具體、準確。讓與會者一目瞭然。

　　第四，做好與會人員範圍的確定。要按會議的規格檔次及議題內容確定參會人員。

　　第五，做好會議通知的傳送。按照確定的參會人員範圍擬定參會人員名單。傳送通知時，要落實到位。建議將會議場地、與會時間、參加人等專案列一清單，根據清單專案一一落實場地準備工作和通知事由。通知單上附會議通知回執，確定最終的與會人數，以便合理安排食宿。

　　第六，提前準備會議材料。會議材料通常涉及領導的演講稿、總結性的材料、會議報告等，儘量提前給領導修改、審稿。另外，應該做好會議檔案材料的複製及分裝工作。

　　第七，做好會場佈置。主要包括主席臺的設定、座次安排，會議用品的準備桌椅、茶具、音響裝置、照明、通訊、攝影器材等都要提前備好。只有做好會前的準備工作才能保證會議的順利召開。

　　2.2 會中協調，做好組織管理服務

　　做好會議行政事務性工作。主要包括與會人員的接送、交通、食宿安排、後勤保障等工作，要落實責任到人。

　　①做好會議的報到、簽到工作，禮貌熱情的接待與會人員;並對報到人員的電話聯絡方式進行詳細登記，以備隨時取得聯絡;將發放的材料準備充分，傳送給與會人員。

　　②做好會議的記錄工作，祕書人員在做好會議原始記錄的同時，建議進行現場錄音或錄影，以免遺漏重要內容。

　　③注意會場內外的保衛與保密工作，包括會場秩序的維護等。這些都是會務人員在會務工作中需要注意的事項。所以會中階段會務工作的關鍵是協助與控制。

　　2.3 會後及時總結整理

　　會後，會務人員送別參會人員，清場後結算經費，整理會議資料並及時把資訊反饋給領導。這些工作處理的好壞直接關係到會議的質量。所以會務人員既要有迅速起草檔案的秀才，也要有善於接待、應對辦事的組織者。在各部分之間分工明確各負其責的同時，還必須密切配合，通力協作，以確保步調一致，提高工作效率。

　　3 結語

　　總之，做好會前、會中、會後的準備、安排與落實是保證會議成功的前提，實行集中統一領導、密切協作、相互配合、步調一致，才能確保把會務工作組織好，使會議高質量、高效率取得圓滿成功。