祕書工作的性質特點

General 更新 2024年11月05日

  祕書是傳統的職業之一,那麼祕書崗位的工作性質是什麼,有哪些工作特點?下面小編給大家介紹關於,希望對您有所幫助。

  祕書工作的性質

  【一祕書的根本性質——輔助性】

  輔助性是祕書部門天生的屬性

  輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求

  輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的

  【二祕書工作的特徵】

  與其他具有輔助性職能的工作相比,祕書工作具有以下的特徵:

  1、中介性

  祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用,另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。

  2、直接性

  祕書工作的直接性體現在:在行政組織上,在崗位設定上,在工作程式上

  3、全面性

  是體現在職能輔助的全面性上

  是體現在過程輔助的全面性上

  4、服務性

  人們把祕書工作比喻為"上管天文地理,下管雞毛蒜皮",把祕書工作說成"沒大沒小,沒完沒了"。

  5、被動性

  祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。

  祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

  6、潛隱性

  祕書工作的潛隱性表現在三個方面:

  活動名義的假借性

  活動過程的幕後性

  勞動成果的潛在性

  7、機密性

  關於這點,我們將在後面具體闡述。

  祕書工作的特點

  【一祕書的職業特徵】

  服務的直接性和穩定性

  知識化和專業化

  年輕化和女性化

  【二祕書日益成為現代社會急需的軟人才】

  祕書是"軟人才"中的代表之一。

  祕書的職業通道很長,中國加入WTO,為祕書提供了更加無限廣闊的發展空間。

  祕書的工作內容

  【一祕書的職能】

  1、輔助決策

  1輔助決策的含義:在決策過程中,在知識包括理論、能力包括技術、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償,以提高決策的科學性和時效性。

  2輔助決策的特徵:體現在以下幾個方面:

  輔助內容的綜合性

  輔助時間的經常性

  輔助環節的全過程性

  3輔助決策的原則

  超前原則

  定位原則

  資訊原則

  諫諍原則

  4輔助決策的過程

  協助領導確定目標

  協助領導設計方案

  協助領導評優選優

  協助領導實施反饋

  2、協調關係

  1協調關係的含義:祕書的協調是指祕書人員在自己的職權範圍內,自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係,促進各項活動趨向同步化和和諧化,以實現組織目標的行為過程。

  2協調關係的特徵

  從屬性

  廣泛性

  間接性

  3協調關係的原則

  政策指導

  客觀公正

  平等協商

  注重整體

  靈活適度

  4協調關係的過程

  摸清情況

  找出癥結

  恰當協調

  督促落實

  檢查反饋

  3、處理資訊

  1處理資訊的含義:資訊是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出訊號、訊息、情報、資料、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。資訊不是事物本身,而是表徵事物訊息和訊號中的內容。

  2處理資訊的原則

  及時性原則

  保真性原則

  適用性原則

  預測性原則

  3處理資訊的內容

  歷史資訊

  上級資訊

  內部資訊

  公眾資訊

  社會資訊

  4 處理資訊的過程

  資訊的收集

  資訊的加工

  資訊的傳遞

  資訊的反饋

  資訊的儲存

  4、辦理事務

  1辦理事務的含義:事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

  2辦理事務的特徵

  綜合性

  服務性

  繁瑣性

  突擊性

  3辦理事務的原則

  被動中求主動

  原則中求靈活

  繁雜中求規範

  4辦理事務的程式

  自然程式

  理論程式

  指令程式

  法定程式

  技術程式

  習慣程式

  【二祕書的職責】

  大致也有以下11個方面:

  日常事務管理辦公室管理、通訊管理、值班事務、日程管理、印章管理

  接待事務來訪接待、安排服務等

  會議事務會議安排、會場佈置、會議服務、會議檔案的處理等

  行政事務

  信訪事務群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等

  調查研究事務蒐集資訊,提供可行性的方案供領導選擇

  文書檔案事務文書撰寫、製作、處理和檔案管理

  寫作事務各種文體的寫作

  協調工作政策、工作、地區、部門、人際關係等

  督察工作督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況

  其他領導臨時交辦的任務。
 

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