海口市檔案管理辦法

　　檔案管理工作是一項服務型的業務性工作,檔案管理人員的整體素質如何,是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。下文是，歡迎閱讀!

　　全文

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強檔案管理工作，保護和開發利用檔案資訊資源，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《海南省檔案管理辦法》等有關法律、法規，結合本市實際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用於本市的國家機關、社會團體、企事業單位以及其他組織和個人。法律、法規另有規定的從其規定。

　　第三條 本辦法所稱檔案，是指過去和現在本市的國家機關、企事業單位、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　前款所稱檔案包括歸檔電子檔案。

　　第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業建設列入本級國民經濟和社會發展計劃，建立、健全檔案機構，確定必要的人員編制，統籌安排發展檔案事業所需經費。

　　第五條 各級人民政府應當加強檔案資訊化建設，並納入政府資訊化建設總體規劃。

　　第六條 在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位和個人，各級人民政府、檔案行政主管部門或各專業主管部門應當給予獎勵。

　　第二章 檔案機構及職責

　　第七條 市檔案行政主管部門負責本市的檔案管理工作，對本市的檔案事業依法實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。

　　各區檔案行政主管部門負責本轄區內的檔案管理工作。

　　鄉鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，並對所屬單位檔案工作實行監督和指導。

　　第八條 機關、團體、企事業單位和其他組織應當配備檔案工作人員，並保持其工作崗位的相對穩定。

　　檔案工作人員應當接受檔案行政主管部門的培訓和考核。

　　第九條 設立市國家檔案館。各區應當根據實際需要，按照國家有關規定，設定區級國家檔案館。市、區國家檔案館包括綜合檔案館和專門檔案館。

　　市、區綜合檔案館依法履行以下職責：

　　***一***負責接收和收集本行政區域內各單位形成的檔案資料;

　　***二***徵集收購其他組織及個人產生的對國家、社會和本市有重要儲存價值的檔案資料;

　　***三***負責館、室藏檔案的統計;

　　***四***提供館藏檔案的利用;

　　***五***參與重大活動的紀實拍攝;

　　***六***建立檔案資訊資源庫，對檔案資訊資源進行編研;

　　***七***利用館藏檔案資料對社會進行宣傳教育;

　　***八***接受檔案捐贈，向社會提供檔案寄存服務;

　　***九***法律、法規規定的其它職責。

　　專門檔案館的職責按有關規定履行。

　　第三章 檔案管理

　　第十條 機關、團體、企事業單位和其他組織應當對本單位檔案實行統一管理，並對所屬單位檔案工作實行監督和指導。

　　各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，採用先進技術，通過計算機網路對檔案進行接收、管理，實現檔案管理現代化。

　　第十一條 按照國家和檔案行政主管部門規定，機關、團體、企事業單位和其他組織及其工作人員在公務活動中形成的應當歸檔的檔案材料，應當收集齊全，整理歸檔，按時移交本單位檔案機構或檔案工作人員集中管理，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。

　　機關、團體、企事業單位和其他組織應當在翌年上半年前完成上一年的文書檔案整理歸檔工作。

　　第十二條 市、區舉辦重大的政治、經濟、科學、文化、體育、外事、宗教活動的，有關主管部門應當及時做好檔案的收集、整理工作。

　　第十三條 市重點建設工程專案立項批准後1個月內，建設單位應當將專案基本概況報市城建檔案館備案。市重點建設工程專案竣工驗收、鑑定時，應當有市檔案行政主管部門、城建檔案館參加。未經檔案驗收或者驗收不合格的，不得進行專案竣工驗收、鑑定。

　　第十四條 機關在撤銷時，應將所有的檔案、檔案資料和印章向同級檔案館移交。機關在合併時，應將所有的檔案及檔案資料和印章向合併後的單位或同級檔案館移交。

　　第十五條　科學技術研究、技術改造、新產品開發、重要裝置更新等專案的建檔工作，應當與專案立項、計劃進度、驗收鑑定和評審獎勵同步進行，並依法接受檔案行政主管部門的監督、檢查和指導。

　　第十六條 國有企業因兼併、破產、出售、股份制改造或者實行承包租賃等原因發生資產或者產權變動的，由市檔案行政主管部門會同政府綜合經濟管理部門和市國有資產管理部門按照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的規定做好檔案處置工作。

　　第十七條 機關、團體、企事業單位和其他組織應當按照下列規定，向有關檔案館移交檔案：

　　***一***機關、團體及被列入接收範圍的企事業單位形成的屬永久、長期儲存的檔案在本單位保管滿10年的，應當向同級檔案館移交;

　　***二***城市建設專案竣工驗收形成的檔案材料，應當在竣工驗收後3個月內，由建設單位向市城建檔案館移交;凡列為市級以上***含市級***重點工程專案的，建設單位還應向市檔案館報送一套完整的竣工圖;

　　***三***舉辦本辦法第十二條規定的重大活動形成的材料，組織機構應當在活動結束後3個月內向同級檔案館移交;

　　***四***建國前的檔案，應當按規定向相應的檔案館移交;

　　***五***檔案保管條件惡劣，可能導致檔案嚴重損毀的，可以提前向檔案館移交。

　　機關、團體、企事業單位向檔案館移交檔案時，應當將檔案目錄***含機讀目錄***和其它參考資料一併移交。

　　第十八條 鼓勵單位和個人向檔案館捐贈、寄存其所有的檔案。

　　第十九條 檔案的鑑定和銷燬應當按照國家規定執行。禁止擅自銷燬檔案。

　　第二十條 禁止任何組織和個人倒賣、塗改、偽造檔案。

　　第四章 檔案利用和公佈

　　第二十一條 市、區檔案館應當建立已公開現行檔案利用中心，為社會利用檔案提供服務。

　　各機關、團體、企事業單位的已公開現行檔案應當在形成3個月內報送同級檔案館。

　　第二十二條　各級各類檔案館對現有的館藏檔案應當進行數字化採集、加工，為社會利用檔案提供網上諮詢服務。

　　第二十三條 機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人持有介紹信、工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案;***組織或者***人士利用已開放的檔案，須經有關主管部門介紹以及儲存該檔案的檔案館的主要負責人同意。

　　機關、團體、企事業單位以及其他組織和個人利用檔案館未開放的檔案，須經儲存該檔案檔案館的主要負責人同意，必要時報有關主管部門同意。

　　利用檔案應當遵守查閱檔案的有關規定，不得塗改、損毀、丟失、抽取、偽造檔案，未經批准不得擅自提供、抄錄、複製、洩露和公佈檔案內容。

　　第二十四條 向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先和優惠利用權，並可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護其合法權益。

　　第二十五條 檔案館提供利用重要的、珍貴的檔案應當使用複製件。檔案複製件載有檔案館印章的，具有與檔案原件同等的效力。

　　第五章 法律責任

　　第二十六條 有下列行為之一的，由檔案行政主管部門責令其限期改正;逾期不改的，根據情節輕重，由有關部門依法對單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予行政處分：

　　***一***未建立檔案管理制度或不按規定對檔案實行統一管理的;

　　***二***將公務活動中形成的應當歸檔的檔案、資料，據為己有或拒絕歸檔的;

　　***三***不按規定在翌年上半年前完成上一年的文書檔案整理歸檔工作的;

　　***四***不按規定移交檔案目錄***含機讀目錄***的;

　　***五***不按規定報送已公開現行檔案的;

　　***六***其他違反檔案管理規定的行為。

　　第二十七條 有下列行為之一的，由市檔案行政主管部門責令其限期改正;逾期不改的，根據情節輕重，由有關部門依法對單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予行政處分：

　　***一***不按規定辦理重點工程專案檔案備案手續的;

　　***二***國有企業產權變更，擅自處置檔案資料的;

　　***三***建設單位對未經檔案驗收或者檔案驗收不合格的重點建設工程和重大科學技術研究專案進行竣工驗收、鑑定的。

　　第二十八條 檔案行政主管部門認為需要給予違反檔案管理規定的人員行政處分的，應當將《行政處分建議書》及主要證據材料分別移送擬被處分人所在單位或上級主管部門和有管轄權的監察機關。

　　第二十九條 受理行政處分建議的單位對檔案行政主管部門提出的行政處分建議有異議的，可以將情況書面反饋給提出行政處分建議的檔案行政主管部門，由雙方共同研究，依法做出恰當處理。

　　受理行政處分意見的單位對檔案行政主管部門提出的行政處分建議無異議的，應當依法做出行政處分決定，並將處理結果反饋給提出行政處分建議的檔案行政主管部門。

　　第三十條 違反檔案管理規定，造成檔案損失的，應當賠償損失。損失檔案的價值由市檔案行政主管部門會同有關部門認定。賠償損失標準根據檔案的價值、數量，並綜合其他因素確定。

　　第三十一條 違反檔案管理的其他行為，本辦法未作規定的，按照有關法律、法規、規章的規定處理。

　　第三十二條 檔案行政執法人員玩忽職守、徇私舞弊的，由有關的主管部門依法給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　第六章 附則

　　第三十三條 本辦法具體應用問題由市檔案局負責解釋。

　　第三十四條 本辦法自2006年3月1日起施行。

　　檔案管理的性質作用

　　檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史檔案的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案資訊為社會實踐服務，是檔案管理工作區別於其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關係和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由於檔案的內容關係到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿後才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

　　進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便於利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中儲存,並制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少;一是從質量上要保持檔案的有機聯絡，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，儘量延長檔案的壽命;一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便於利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　檔案管理系統是整個國家文獻資訊系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中佔有重要地位，成為社會資訊系統的基石。檔案管理不僅對區域性單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。