採購流程分析

　　採購流程包括收集資訊、詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、請購、訂購、協調與溝通、催交、進貨驗收、整理付款。小編給大家整理了關於，希望你們喜歡!

　　採購流程內容分析

　　1、詢價***Solicitation***

　　詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的資訊，該過程的專業術語叫供方資格確認 ***SourceQualification***。獲取資訊的渠道有：招標公告、行業刊物、網際網路等媒體、供應商目錄、約定專家擬定 可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

　　2、供方選擇***Source Selection***

　　這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

　　合同談判：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫“議標”。

　　加權方法：把定性資料量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

　　篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。

　　獨立估算：採購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。

　　一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙方簽訂合同。

　　3、合同管理

　　合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的整合和協調。

　　1***授權承包商在適當的時間進行工作。

　　2***監控承包商成本、進度計劃和技術績效。

　　3***檢查和核實分包商產品的質量。

　　4***變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。

　　5***根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯絡。

　　6***採購審計。

　　7***正式驗收和合同歸檔。

　　採購的工作職責

　　1.新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作。

　　2.對新供應商品質體系狀況***產能、裝置、交期、技術、品質等***的評估及認證，以保證供應商的優良性。

　　3.與供應商的比價、議價談判工作。

　　4.對舊供應商的價格、產能、品質、交期的稽核工作，以確定原供應商的穩定供貨能力。

　　5.及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升產品品質及降低採購成本。

　　6.採購計劃編排.物料訂購及交期控制。

　　7.部門員工的管理培訓工作。

　　8.與供應商以及其他部門的溝通協調等。

　　採購的基本素質

　　a. 較強的工作能力

　　採購是一項相當複雜，而且要求很高的工作，採購員應具備的基本工作能力也相當的多樣化。採購人員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業知識水平。

　　a-1分析能力

　　由於採購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規格、品種的購買決策、何者為企業所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的迴應。因此，採購員應具備使用分析工具的技巧，並能針對分析結果制定有效的決策。

　　首先，採購支出是構成企業製造成本的主要部分，因此採購員必須具有成本意識，精打細算，錙銖必爭，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂：“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢，買品質不好或不具有使用價值的物品。隨時將投入***成本***與回報***使用狀況、時效、損耗、維修次數等***加以比較。

　　此外，對報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項***包括原料、人工、工具、稅費、利潤、交貨時間、付款條件等***加以剖析判斷。

　　a-2預測能力

　　在現代動態經濟環境下，物料的採購價格與供應數量是經常調整變動的。採購員應能依據各種產銷資料，判斷貨源是否充裕;通過與供應商的接觸，從其“銷售”的態度，揣摩物料可能供應的情況;從物料價格的漲跌，推斷採購成本受影響的幅度有多大。總之，採購員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對物料將來供應的趨勢能預謀對策。

　　a-3表達能力

　　採購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通，都必須能正確、清晰表達採購的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。面對忙碌的採購工作，必須使採購人員具備“長話短說，言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間。“曉之以理，動之以情”來爭取採購條件，更是採購人員必須鍛鍊的表達技巧。

　　b. 一定的知識與經驗

　　採購員特別是管理人員至少應具備專科以上的學歷，因為接受過正式專科以上教育訓練的學生，其所具備的專業知識與技巧較能符合採購工作的需求。除此之外，採購員最好具有商學知識，如企業管理、流通業管理、流行商品或行銷等科系，並以曾修過商品資訊、統計、行銷、業務人員管理的人員尤佳。

　　b-1. 產品知識

　　無論是採購哪一種物料，都必須要對其所欲採購的標的物有基本的認識。我們很清楚，一個學化工機械並從事多年化工機械採購的人員因工作需而轉向電子元器件採購，儘管他從事採購已多年，但他仍會感到有些力不從心，如果他想盡快適應新角色就必須及時補充有關電子元器件方面的知識，補充的途徑很多，如自學、參加相關專業培訓班等。一些採購員認為，採購員不是搞研究開發的，而且往往有本企業工程技術人員及品管人員的協助，故不需掌握太多的專業知識，持有這種觀點的採購員必須認識到那些可以支援你的工程及品管人員並不是時時刻刻在你的左右，況且有時他們因各種原因未必能幫你。對於零售企業採購員來說，對商品的瞭解要比其他行業的採購員還要深入，因為其必須擔負起銷售業績的相關責任。以流行服飾的採購員來說;以家電用品的採購員而言，必須瞭解產品的功能、技術層次、原料、製程、保修期限等。

　　不過，由於採購員採購的範圍大小不一，物料種類為數甚多，更何況流行科學技術發展極為迅速，採購員要如何持續性的擁有產品知識呢?基本上，有幾種方式可以供採購人員參考：大學的課程、貿易性期刊、流行雜誌、展覽或工作參觀、與供應商保持聯絡等。

　　b-2客觀理智

　　採購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺，必須要利用科學的方法針對消費者需求與市場流行趨勢進行合理的分析，並將分析結果客觀地呈現出來，選擇最有利益的商品，不因主觀的偏見而左右了採購策略的擬定。

　　b-3專注投入

　　對於採購員來說，專注投入相當重要，因為，採購員必須要利用更多的時間去了解市場趨勢與發掘更多的供應商，必須常常加班，尢其是生產的旺季，加班到深夜時有所見。除此之外，採購員還必須協助高層主管規劃採購策略，因此在年度或每年開始時都會特別的忙碌，採購員必須毫無怨言地投入其中。

　　c. 良好的品德

　　採購員必須具備如下良好的品德：

　　c-1廉潔

　　採購員所處理的“訂單”與“鈔票”並無太大的差異，因此難免被“唯利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫***透過人際關係***還是利誘***回扣或紅包***，採購員都必須廉潔，維持“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤已。“重利忘義”的人，是難以勝任採購工作的。

　　c-2敬業精神

　　“缺貨或斷貨”實為採購人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多，若採購人員能有“捨我其誰”的態度，高度負責採購所需的物料，則企業的損失將會大大減少。

　　c-3虛心與耐心

　　採購員雖然在買賣方面較佔有上風，但對供應商的態度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教，不可趾高氣揚、傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與複雜，採購員更需有忍耐、等待的修養，才能“欲擒故縱”，氣定神閒地進行工作。居於劣勢時，亦能忍讓求全，不慍不火，克已奉公。

　　c-4遵守紀律

　　採購員是外出執行採購的人員，他們的一言一行都代表著企業與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業的效益，而且影響企業的聲譽，因此，企業對採購員規定了若干紀律，採購員必須自覺遵守，嚴格執行。