集團法律事務管理制度

　　隨著我國社會主義市場經濟的發展,市場經濟下的各種商業活動,都須遵守一定的商業和法律規則和制度。下面由小編為大家整理的，希望大家喜歡。

　　第一條 管理辦法概述

　　為防範市場風險與法律風險，提高公司經濟效益，減少因合同簽訂、履行過程中發生的糾紛以及規範公司日常工作中出現的法律事務，依據中華人民共和國《公司法》、《合同法》及相關法律，結合我公司實際情況，特制定本管理辦法。

　　第二條 管理辦法適用範圍

　　1、公司對外簽訂的所有買賣合同，均適用本管理辦法。

　　2、公司日常經營中發生的法律糾紛問題處理，包括：糾紛和解、訴訟、仲裁等。

　　3、公司日常經營中涉及法律事務的重要商務談判、合同簽訂談判及各類其他協議等。

　　4、公司法務部部門工作職責規定的其他法律事務。

　　第三條 合同法律事務管理規定

　　1、合同的起草：一般合同由各級經辦人自行擬稿，合同內容包括主體、標的***指貨物***，數量和質量，價款或酬金，履行的期限、地點和方式，違約責任等主要條款;公司對外簽訂的合同，有格式文字的，應使用格式文字簽約，由經辦人按合同紙上的要求填寫;貨物的數量、價格必須在合同中註明，不得在合同貨物一欄寫“詳見報價單”等字樣。嚴禁口頭協議和非正規書面形式。任何有疑問和異議的應及時向公司法務部諮詢。

　　2、合同的簽訂：簽訂合同實行洽談權、審查權、批准權相對獨立、互相制約的原則。經辦人、審查人、批准人各司其職，分工負責。

　　3、授權委託：公司實行法定代表人授權委託制度，簽訂重要合同應先取得授權委託書，並在授權範圍內簽訂合同。

　　4、前期調查：經辦人於合同簽訂前，應驗證對方當事人有效身份證件，驗明公司營業執照，瞭解其公司基本情況，審查對方經辦人是否有簽訂合同的代理許可權，審查對方提供的上述資料真實性與合法性，並與合同一起交營運部審查。

　　5、合同印章：批准人應當根據審查人的審查意見，決定合同的批准。公司合同專用章的管理機構，應當根據批准人的批准意見，在合同文字上加蓋合同專用章。

　　6、合同審查：經辦人應將準備簽約的重要合同文字及相關材料送交公司營運部。公司營運部應在時限內會同相關部門對合同內容進行審查，主要審查對方主體資格是否合法，代理人的授權委託書是否具備，合同內容是否合法，合同條款是否完備合理，合同違約責任是否清楚，並提出審查意見。對審查人有疑義的部分，經辦人應予全面解釋。對審查人提出的修改意見，經辦人應予重視，並協商完善。應審查人的要求，經辦人有責任補充相關材料。

　　7、合同履行： 合同依法簽訂後，即具有法律約束力。履行部門必須認真履行合同，確保信譽。在合同履行期間，如對方對合同約定的送貨時間、安裝除錯時間有新的不同要求，必須書面向我方提出，並經我方同意。履行部門應對合同履行中發生的情況，建立臺賬，由專人負責書面憑證、來往信函等資料的保管。合同履行中所有相關憑證必須是書面形式並有簽字蓋章。

　　8、合同變更：合同履行過程中，確需簽訂補充協議或者變更、解除合同的，履行部門應當按合同簽訂的程式辦理，所有補充協議或者變更、解除合同都必須用書面形式，並進行簽字蓋章。

　　9、違約行為：對履行過程中對方當事人的違約行為，履行部門應當立即查明情況，認真、穩妥地收集證據，及時、合理、準確地向對方提出索賠報告。因對方未按時支付貨款而違約的，我方一般不提出貨物所有權的要求，除非對方完全喪失了履行合同的能力。當我方接到對方當事人的索賠報告後，履行部門應當立即通知公司法務部，共同商定應對措施。在合同約定的質量保證期內產品出現的質量問題，我方應予及時修理。履行合同過程中一旦發生不可抗力和第三人干擾及意外事件，履行部門應立即通知對方當事人，及時化解，並收集好相關證據。

　　10、履行遺留：對所遺留的問題，履行部門應指定專人負責解決，並規定解決期限。在期限內確定無法解決的，應當立即報告分管領導和法務部，由法務部協助分管領導指定有關部門配合解決，並提出具體方案。

　　11、履行完畢：合同履行完畢後，履行部門應及時將合同書、與合同有關的補充協議、送貨清單、財務核對單、銀行進帳單、催款函、律師函原件及快遞單原件、傳真、電話記錄、索賠報告、臺賬等全部資料整理歸檔，交總部專人保管。

　　12、法律責任：對嚴重損害公司利益的下列行為，公司將追究有關人員的責任，並要求其承擔全部損失：

　　***一***在合同簽訂、履行過程中收受賄賂，與他人惡意串通，出賣公司利益;

　　***二***在合同簽訂、履行過程中，嚴重玩忽職守，導致公司遭受巨大經濟損失;

　　***三***其他故意違反本管理辦法的行為。

　　***四***對涉嫌職務侵佔、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機關追究刑事責任。

　　第四條 證據材料管理規定

　　以下證據材料原件由業務部門經辦人負責收集齊全上交分部財監員，定期交總部財監部專人保管。如玩忽職守，造成公司嚴重損失的，按本辦法第三條第12款規定處理。

　　1.合同書原件。交總部保管的合同書原件必須能清晰辨認。為減少難收款，儘量不與個人簽訂合同，避免與專案部簽訂合同。在專案部有對方公司授權檔案的情況下，合同對方當事人欄直接寫上對方公司名字，同時保留對方公司授權檔案與合同原件一起交公司總部保管。

　　2.送貨清單原件。交總部保管的送貨清單原件必須能清晰辨認，且所送貨物必須與合同約定的貨物型號、數量、價格完全一致。送貨清單必須寫明收貨人單位全稱、收貨人的姓名以及收貨人與收貨單位的關係。送貨清單原件應加蓋收貨單位公章，收貨人一欄應由對方授權委託代理人填寫。

　　3.財務核對單原件。貨款未按期及時收回的，應與對方及時對帳，並將財務核對單原件及時寄回總部專人保管。財務核對單原件應寫明欠款金額、客戶保證按期付款的內容，並註明財務核對單填寫日期。財務核對單原件應加蓋客戶公章或財務章，或者有法定代表人的簽名。

　　4.客戶每一次付款的銀行進帳單等付款憑證原件。

　　5.催款函、律師函原件和快遞單原件。快遞單原件在投遞前應在快遞單內件說明一欄中註明催款物件名稱全稱、欠款金額、催款函或律師函字樣，如“張三公司欠款1000元催款函”，並保留快遞單原件和催款函、律師函原件。

　　6.發票影印件。合同中一般不對發票作出約定。如開出發票交給對方，對方並未支付貨款時，應要求對方出具未付款證明。

　　第五條 訴訟管理工作

　　1.訴訟前期：為維護公司合法權益，對確需訴訟才能解決的問題，應首先做好前期準備工作。

　　***一***業務部門對出現的相關問題作出書面說明材料並附上相關證據材料影印件，上報財監部和法務部，重大問題上報總經理。

　　***二*** 業務部門協助法務部瞭解案情，由法務部出具法律意見，重大問題由財監部和法務部上報總經理決定是否訴訟。

　　***三***決定訴訟的，業務部門應指定一名瞭解案情的承辦人協助法務部工作。

　　2、訴訟過程：

　　***一***立案階段：業務部門財監員、承辦人要協助法務部去法院立案庭瞭解情況，並負責辦理訴訟費用付款手續。

　　***二***審理階段：業務部門財監員、承辦人和法務部協商確定訴訟代理人，對參與出庭的，應按時到庭。

　　***三***調解階段：對可以進行調解的案件，應在授權範圍內進行談判，並儘量維護公司的合法權益，對於特殊情況應及時請示公司領導決定。業務部門財監員、承辦人負責辦理調解書的實際履行工作，對有問題的應及時報告法務部。

　　***四*** 庭外和解：對可以進行庭外和解的應及時請示公司領導決定，由業務部門財監員、承辦人協助法務部談判，並在授權範圍內決定是否接受，對於特殊情況應及時請示公司領導決定。

　　***五***二審階段：對確需要二審的案件，應由法務部作出法律意見，上訴案件應上報總經理決定。

　　3、案件執行：

　　***一***申請執行：對判決後對方沒有履行，需要申請法院強制執行的，業務部門財監員、承辦人在申請時效內應及時向法務部提出申請要求，並協助法務部進行申請立案，並負責執行立案費用預交手續。

　　***二*** 執行階段：業務部門財監員、承辦人協助法務部積極與法院執行部門協調，及時執結案情，維護公司合法權益，對需要執行調解或和解的應按訴訟中調解和庭外和解的規定辦理。

　　***三***案件歸檔：法務部對於執結和依法終結的案件，整理好檔案交公司檔案管理部門入檔，業務部門財監員、承辦人應及時將執行財物辦理各類手續。

　　第六條 本管理辦法自 年 月 開始執行。

　　專案法律事務管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為加強各專案的法律風險管理工作，細化專案法律事務各崗位人員的工作職責，在法律風險的源頭上做好防範工作，制訂本辦法。

　　第二條 本辦法適用於公司所屬各專案法律事務的管理。

　　第三條 專案法律事務管理工作應遵循事前防範和事中控制的原則，重在通過加強過程管理來防範專案的法律風險。

　　第四條 公司法律室具體負責本公司各專案的法律事務管理工作，對專案的法律事務工作進行指導和監督。

　　第五條 各專案經理部應在開始設立並設定機構人員時即確定法律事務的分管領導和法律聯絡員並報公司法律室備案，上述人員應儘量保持穩定，必須變更的應及時向公司報備。

　　專案法律事務的分管領導建議為專案書記***未設立書記的至少應為專案的副職領導***。專案法律聯絡員應由專案經營部門人員***最好是合同管理人員***或其他合適人員兼任，有條件***或重點、重大***的專案可以根據需要設定專職法律顧問或配備法律專業人員。

　　第二章 職責

　　第六條 專案法律事務分管領導和法律聯絡員的一般工作內容應以崗位職責等方式在辦公場所予以明示。

　　第七條 專案法律事務分管領導的職責

　　一、全面負責專案的法律事務工作，統一協調和處理專案決策、經營和管理等各方面的法律事務。

　　二、參與專案重大經營決策，保證決策的合法性，並對相關法律風險提出防範意見。

　　三、負責指導、規劃專案的法制宣傳教育、培訓和公司法律事務工作有關制度、檔案的傳達、貫徹。

　　四、對專案違反法律、法規的行為提出糾正意見，監督或者協助有關部門予以整改。

　　五、及時向公司法律室報告糾紛或法律風險事件，接受其工作指導。

　　第八條 專案法律聯絡員的職責

　　一、負責公司法律事務工作有關制度和檔案的傳達貫徹。

　　二、負責專案部的普法宣傳教育

　　***一***持續蒐集並向專案部提供工程所在地的地方法規、政府規章及其他規範性檔案，並結合專案實際情況提出有關意見和建議。

　　***二***在專案施工期間，結合專案實際情況和常見多發的風險案例，牽頭組織針對專案管理人員的法律培訓。

　　***三***按照局和公司制訂的普法計劃，並針對專案實際情況及問題，靈活參與或開展普法講座、法律知識競賽、普法宣傳欄等多種形式的普法活動，提高專案員工的法律意識。

　　三、負責專案部法律檔案的稽核和經濟合同的管理及稽核上報

　　***一***法律聯絡員應從法律角度稽核專案的合同、協議、往來函件、會議紀要等有關文函，並作為稽核節點在會簽單上簽字;還可以根據需要起草相關檔案。法律聯絡員應按照制度規定和稽核流程保證合同的上報審批。

　　***二***參與合同的簽約管理，防範合同風險。

　　1、協助開展合同主體資格、資信稽核。

　　2、參與合同簽約談判，進行評審。重點關注以下方面：

　　***1***.合同文字方面，應使用公司釋出的示範文字;

　　***2***.文字表述注意準確規範，使用全稱和書面用語，不應當有歧義和模糊不清的地方;

　　***3***.條款應當完備、內容應當詳盡準確;

　　***4***.稽核合同的預付款保函/保證金、履約保函/保證金、質保金保函/保證金的及時性和有效性，滿足施工具體需要;

　　***5***.工程保修期和質量保證金的約定符合國家相關法律法規的規定;

　　***6***.違約責任合法、合理、公平、明確、清楚;

　　***7***.對爭議管轄的約定合法、有利。

　　***三***熟悉專案總包合同內容，並對履約過程中工程範圍、工期、質量、價款支付、安全、索賠、結算等重要條款的風險進行識別，及時提出風險預警和應對措施。

　　四、負責專案部合同資料的管理和歸檔

　　按照局《合同證據資料管理指南》的要求和合同管理相關制度的規定提醒和督促專案各有關部門及時儲存、收集、整理、彙總和移交合同資料，並按照指南和制度的要求對專案的合同資料進行管理和歸檔。

　　五、負責專案部法律糾紛的上報和協助處理

　　對專案發生的一般糾紛，由責任部門牽頭負責，法律聯絡員配合處理，提供法律意見，避免發生法律糾紛。當發生法律糾紛、行政處罰、訴訟***仲裁***或收到律師函、催款函、訴訟法律文書等重大風險事宜時，應及時上報公司法律事務部門並積極配合處理，不得謊報、瞞報。

　　六、負責或協助做好專案部的索賠工作

　　參與具體的索賠與反索賠工作，協助專案做好索賠與反索賠資料、證據及相關規範性檔案的蒐集、整理，並根據需要起草有關檔案。

　　七、開展專案法律文書管理

　　法律聯絡員應從法律證據的角度對專案實施管理活動中發生的各種檔案資料***包括合同檔案、履約資料、會議紀要、往來函件等***進行管理，將法律風險防範工作全面落實到各種具體資料中。

　　***一***以會議、書面意見等形式對專案各類法律文書管理的注意要點做交底，提供日常諮詢，指導有關部門崗位人員分門別類建立臺賬。

　　***二***對專案法律文書進行總體分析，及時發現有關風險點和問題，向專案提出意見和建議。

　　八、協助專案對勞務分包商進行合法管理

　　***一***協助、指導專案及時與勞務分包商簽訂合同，明確雙方的用工責任，避免發生用工糾紛。

　　***二***瞭解專案所在地勞務合同備案制度，協助專案辦理勞務合同備案，監督分包商與勞務人員依法簽訂合同及辦理保險事宜。

　　***三***協助專案以實名制的形式發放農民工工資，避免出現勞資糾紛。

　　九、協助辦理工程保險事宜

　　對專案上發生的用工意外傷害事故、機械毀損事故等涉及保險的事宜，應及時提供相關法律諮詢，並在索賠時限、範圍、數額、鑑定程式方面提出法律意見，協助、指導專案進行保險理賠。

　　十、參與辦理結算事宜

　　***一***參與辦理總包合同結算。對惡意拖延結算的業主，及時向公司法律事務部門彙報，並協助採取法律措施。

　　***二***參與辦理分包及其他合同結算，協助起草結算協議、催告文函，防範發生結算糾紛風險。

　　十一、協助專案規範用印和授權管理

　　***一***協助專案建立、完善印章使用制度和流程，明確用印審批許可權;指導專案相關崗位人員建立用印臺賬。

　　***二***協助、指導專案明確合同相關方有關人員***業主、我方、分包/分供商等，包括簽約人、駐現場代表、材料、機械裝置收貨人/接貨人等***的許可權範圍和期限，建立和執行授權委託制度等，避免表見代理風險。

　　十二、參加專案相關會議

　　專案法律聯絡員可列席專案各類會議，對各方面的事項提出法律意見。

　　十三、完成公司安排的其他法律事務工作

　　第九條 專案法律聯絡員享有下列與履行職責有關的權利

　　一、根據工作需要了解專案生產經營管理資訊，查閱有關檔案資料，詢問有關崗位人員，參加有關會議。

　　二、對專案不符合法律法規的行為提出糾正意見和建議;專案對提出的意見和建議不予採納，可能造成重大經濟損失的，可以向公司反映。

　　三、在履行職責時，專案領導和各部門必須予以支援和配合。

　　四、為進行專案法律事務工作發生的有關費用由專案承擔。

　　五、專案必須保證滿足法律聯絡員開展法律事務工作的時間和條件。

　　第十條 專案根據實際需要，可以同時聘請社會律師等擔任專案法律顧問，負責專案有關的法律事務。專案應根據《中交一公局海威工程建設有限公司外聘法律服務機構管理規定》的要求與其簽訂聘用合同，明確律師提供法律服務的內容、方式、期限以及雙方的權利、義務等內容。專案法律聯絡員負責外聘法律顧問的協助、配合和聯絡工作。

　　第三章 人員培訓和管理

　　第十一條 公司法律室根據需要組織開展培訓活動***每年至少一次***，具體培訓工作應納入公司的培訓體系中，並提供時間和經費的保障，以持續提高專案法律事務人員的業務水平和整體素質。

　　第十二條 人員管理

　　一、公司應對專案法律聯絡員的情況進行登記、建立臺帳，並及時更新。每個季度應按一公局要求上報一次。

　　二、公司法律室應與各專案的法律聯絡員建立固定和及時的溝通平臺及聯絡方式，方便及時上報和了解情況、傳遞檔案、報送報表、提供諮詢、溝通和解決問題等。

　　三、公司應對專案法律聯絡員逐步實行崗位資格管理。有條件的，還可以逐步實行專案法律事務人員的專職化及專業化，以提高專案法律事務管理的水平，強化法律風險的防範。

　　第四章 人員待遇、考核及激勵約束機制

　　第十三條 由於目前專案法律事務崗位人員均為兼職，因此根據按勞取酬的原則，各施工公司應根據其額外增加的工作量和工作難度，並結合專案崗位薪資設定的具體情況，對專案法律事務崗位人員的薪資予以適當上調或增加***可通過提高點數、檔次和發放補貼等形式***，具體上調或增加的方式、幅度及標準由各單位自行決定。

　　第十四條 為保障專案法律事務工作切實開展，促進提升法律風險防範成效，應對專案法律事務工作採取考核措施，並根據考核情況進行獎罰。專案法律事務崗位人員為被考核物件。

　　第十五條 公司對下屬專案法律事務工作考核情況進行監督和指導，並負責對專案法律事務工作進行具體考核。

　　第十六條 考核評分應充分考慮被考核人員的工作量和工作成效兩個方面，保證其公平性和合理性。

　　第十七條 公司法律室牽頭組織具體考核工作。考核方式可根據情況採取書面考核***根據報送的日常工作記錄和總結等書面資料進行考核***或現場考核***組織赴專案現場進行考核***方式。

　　第十八條 考核內容納入公司《千分制考核表》，考核時間由牽頭組織部門具體確定。

　　第十九條 考核結果按不同標準，以通報表揚、獎金、補貼等方式進行獎勵。具體方式、標準及稽核批准程式由公司結合實際情況自行規定。

　　第二十條 專案法律事務崗位人員在專案法律事務中做出突出成績，為專案及公司避免損失、創造效益、做出貢獻的，可另外給予表彰和特別獎勵。對取得企業法律顧問資格的人員，按相關規定給予一定金額的獎勵或崗位津貼。

　　第二十一條 被考核人對考核結果有異議的，可向公司法律事務部門或人力資源部門提出，也可逐級向上級單位的法律主管部門提出。

　　第二十二條 專案未執行公司有關專案法律事務管理規定的，由公司通報批評或者警告;情節嚴重或者給公司、專案造成重大影響或經濟損失的，由公司對直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予處罰，具體處罰標準公司應有相應的制度規定。

　　第五章 附則

　　第二十三條 法律事務機構或法律聯絡員通過各種方式收集與企業業務有關的法律、法規等資料;其他部門也應積極收集與本部門職能相關的法律、法規等資料，在領導、有關部門和人員需要時及時提供。

　　第二十四條 公司法律室負責監督、指導和協調公司所屬各專案的法律事務工作。

　　第二十五條 本辦法由法律室制定並負責解釋、修改。

　　第二十六條 本辦法自下發之日起施行。