如何制定檔案管理制度?

如何制定檔案管理制度

文書檔案立卷歸檔制度

聲像檔案管理辦法

一、文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批覆請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.瞭解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔範圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用文件材料登記手續。

(三)歸檔範圍

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關的批覆。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第十六條 本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條 各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，並在收發文登記薄上註明。

(五)立卷(案卷質量要求)

第二十三條 為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職......

檔案管理制度

檔案管理制度

一、 總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規範集團檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，並對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔範圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔範圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散後清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯繫函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示後的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最後一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔後再辦理借閱手續；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，註明移交人，待總部行政人事部專人簽收後各留存一聯清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同價值，便於保管和利用。具體應做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；

（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表......

如何建立和完善檔案管理規章制度

文書檔案立卷歸檔制度

聲像檔案管理辦法

一、文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批覆請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.瞭解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔範圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用文件材料登記手續。

(三)歸檔範圍

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關的批覆。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第十六條 本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條 各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，並在收發文登記薄上註明。

(五)立卷(案卷質量要求)

第二十三條 為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職......

文件檔案管理制度

轉載以下資料供參考

文件檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求，並逐步實現電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。

2、文件櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防溼、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、複印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否複印等相關內容。

八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

公司的檔案管理制度怎麼做？

客戶檔案管理是企業營銷管理的重要內容，是營銷管理的重要基礎。而不能把它僅僅理解為是客戶資料的收集、整理和存檔。建立完善的客戶檔案管理系統和客戶管理規程，對於提高營銷效率，擴大時常佔有率，與交易夥伴建立長期穩定的業務聯繫，具有重要的意義。

一、 客戶檔案管理對象

客戶檔案管理的對象就是你的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應納入企業的客戶管理系統。

1. 從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點管理對象。

2. 從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶。對於第一類客戶，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對於第二類的客戶，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對於第三類客戶，檔案管理的重點是全面蒐集和整理客戶資料，為即將展開的交易業務準備資料。

3. 從客戶性質來劃分：包括政府機構（以國家採購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易夥伴等。這類客戶因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同， 對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

4. 從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客戶（交易時間長、交易量大等），一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重點應放在主力客戶上。

總之，每個企業都或多或少的擁有自己的客戶群，不同的客戶具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統。

二、客戶管理內容

正如客戶自身是複雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內容也是複雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的基本內容包括以下幾項：

1. 客戶基礎資料。即企業所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的起點和基礎。客戶資料的獲取，主要是通過推銷員進行的客戶訪問蒐集起來的。在檔案管理系統中， 大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現。

客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。

2. 客戶特徵。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。

3. 業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯繫及合作態度等。

4. 交易活動現狀。主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。

以上四方面構成了客戶檔案管理的重點內容，客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。

三、戶檔案管理方法

1. 建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎工作，是建立客戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。採用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

①. 由推銷員進行市場調查和客戶訪問時整理彙總。

②. 向客戶寄送客戶資料表， 請客戶填寫。

③. 委託專業調查機構進行專項調查。然後根據這三種渠道反饋的信息，進行整理彙總，填入客戶檔案卡。

在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由於客戶基於商業祕密的考慮，不願提供全部詳實的資料，或者由於某種動機誇大某些數字（如企業實力等），所以對這些資料應加以審核。但一般來將，由客戶提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。第三種方式......

如何才能做好檔案管理員

要做好一個合格的檔案管理員，首要要了解以下幾點檔案管理員工作職責：

1、負責管理公司各個部門產生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。

2、建立和完善檔案管理的相關制度。

3、責任心強，維護公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實性和安全性，據實用檔，切實履行保密義務。

4、對公司各個部門的兼職檔案員進行業務指導，確保檔案收集工作的規範性，並督促各部門及時歸檔。

5、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。

6、做好公司檔案編研工作，整理公司大事記，為公司宣傳工作提供數據和信息。 7、完成領導下發的任務。

另外要對檔案整理工作流程及要求 瞭解清楚

一、 收集

瞭解部門職能職責，將平時在工作活動中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來。

二、 鑑定

對收集的材料逐份鑑定，看是否屬於部門文件材料的歸檔範圍，不屬歸檔範圍的，可作參考資料保存，屬於部門歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。

三、 分類

根據文件、圖表的形成規律，將相互聯繫的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。

四、 組卷

組卷的具體做法：項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目竣工圖按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據件、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

五、案卷及卷內文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列； 2、竣工圖按專業、圖號排列；

3、卷內文件一般文字在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後。

六、卷內文件頁號的編寫

1、卷內文件有書寫內容的頁面都要編寫頁號。

2、頁號編寫的位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁號編寫在右下角，或標題欄外右下方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必再重新編寫頁號。案卷封面、卷內目錄不編寫頁號。

七、加蓋檔號章與檔號的編寫

檔號章蓋在每件材料的右上角空白處。檔號由三部分組成：項目代號+分類代號+案卷流水號，如：中國鐵建〃國際城（ZGTJ〃GJC）+部門標準簡稱（如ZHB）+案卷流水號。

八、卷內目錄的編制（卷內目錄式樣見圖A.3）

文件排列與編號之後，每份文件在卷內的位置已固定，為了便於文件利用，按規定格式逐件填寫卷內文件目錄，卷內目錄的內容包括以下內容：

1、序號,用阿拉伯數字從1起依次標註卷內文件的順序，一份文件一個號。正件與附件、轉發文與被轉發文、印件與定稿、請示與批覆、來文與覆文在整理時視為一件。

2、文件編號，填寫文件文號或圖樣的圖號。不能簡寫。沒有文號或圖號的文件，此欄不填寫。

3、責任者，填寫文件形成部門或主要責任者。填寫的責任者應是全稱或標準簡稱。

4、文件題名，填寫標題的全稱，不能簡寫。

5、日期，填寫文件形成日期，格式為八位數，如“20110712”。 6、頁數，頁數的填寫有幾頁填幾頁。

7、備註，可填寫該份文件的密級，如無密級則不填寫。 九、檔案盒

檔案盒一律採用無酸牛皮紙的科技檔案盒，其規格為：310㎜×220㎜,厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部門根據需要統一規格相同的檔案盒.

十、案卷封面和案卷脊背的編制（案卷封面、案卷脊背式樣見圖A.1、A.2）

1、擬寫案卷題名，即案卷標題，由三部分組成：①項目的名稱或代字、代號；②項目......

如何規範單位檔案管理

檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制

1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。

2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、洩密、擅自複製等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。

3、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。

4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。

5、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷燬。

6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫溼度記錄及溼度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意蒐集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。

9、積極參加本單位組織的科研課題鑑定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，並整理歸檔。

10、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。

二、檔案保管制度

1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。

2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規範的卷皮和卷盒，並排列有序，便於查找。

3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防黴、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。

4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫溼度調節，並適時進行除溼或除塵工作，以防檔案黴變。

5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便於管理。

6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。

7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案黴爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。

8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。

三、檔案複製制度

1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得複製。

2、複製檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。

3、破損的檔案，檔案員要及時修改和複製。

4、對利用較多的檔案，可複製數份，......

需要一份完整並且規範的檔案管理制度

轉載以下資料供參考

檔案管理制度

一、 為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

七、 檔案的借閱

1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。祕密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。

4. 檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、 檔案的銷燬

1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。

3. 凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。

4. 經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。...

如何建立辦公室檔案管理

建立辦公室檔案管理的方法：

(一) 建立檔案管理制度：

1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室借閱。

(二) 建立檔案庫房管理制度：

1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。

2、庫房內嚴禁吸菸、喧譁、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。

3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班後要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發生。

4、庫房內保持清潔衛生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防汙染等措施。

5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

檔案管理制度中檔案歸檔範圍及保管期限表，如何制定？ 55分

這需要根據具體狀況區別對待：一、凡是與政府部門定期接洽業務所產生的檔案，必須按法定規則歸檔保存；二、公司對內使用的檔案，應根據單位時間內產生的檔案數量確定管理規則；三、編號規則應固定，經常改動或者變更是會有嚴重的後遺症的。