“清華寢室夜話”裡面的大學生有這樣一句臺詞：“最掙錢的語言是PPT！”
雖說是個笑話，但在當前社會，PPT確實頻頻出現在各種商業場合。在行銷推廣、招商引資等活動中，更是處處可見。
但實際工作中，很多數朋友都發現使用PPT很難達到自己期望的理想效果，做出來的PPT“不好用”、“不好看”，甚至“看不懂”。而時下各種培訓、教材，內容大多留於PPT軟體功能，根本無法解決這些問題。
在我看來，做好一個PPT其實必須具備的是以下四個要素。
步驟/方法
目標明確
在商務活動中，做PPT通常是為了追求簡潔明朗的表達效果，以便有效輔助溝通。但是PPT也有侷限性。不瞭解這些侷限，在PPT裡面書寫長篇文字報告，繪製複雜表格——這種“超能”的PPT，不僅製作過程痛苦，而且最終結果通常是“根本看不懂！”
那麼PPT的特長和侷限分別是什麼？我注意到外企員工言談當中，常用英文“Presentation”來代替這個意義模糊的“PPT”。我查了查，發現維基百科詞典上對“Presentation”的解釋，恰好說出了它的目的、能力特長和侷限——
只能面向一類觀眾，演示一個話題內容，只能表達關鍵要點，達到留下深刻印象的目的。
牢記這幾點，那我們做PPT的時候，就自然會比較“收斂”，也容易確定一個更合理的目標。這樣就不會再洋洋灑灑做出六七十頁，企圖在一個檔案裡面討論好幾個複雜問題了。
小資料：維基百科詞典對“Presentation”的釋義：
Presentation is the process of presenting the content of a topic to an audience.Presentation software such as Microsoft PowerPoint,Keynote or OpenOffice.org Impress is often used to illustrate the presentation content.
形式合理
微軟給PPT檔案起了箇中文名字：演示文件。顧名思義就知道它的用法了。
但實際上PPT檔案有兩種主要用法。一是輔助現場演講的演示，二是直接傳送給受眾自己閱讀。要保證達到理想的效果，就必須針對不同的用法選用合理的形式。考慮配合演講或直接閱讀時受眾的感受，做相應的細節處理。
演講現場用的PPT，就要全力服務於演講。多用圖表圖示，少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看，一邊聽你講。演講、演示相得益彰，效果是最好的。這種情況下適當的運用特效、動畫等功能，可以幫助你控制演講的節奏，也可以讓演示效果豐富多彩，有利於活躍演講氣氛。
圖1 演講用的PPT宜多圖少字
直接送去給別人閱讀的PPT，則必須新增儘可能簡潔但描述清晰的文字，以代替你的演講，引領讀者理解你的思路。整個PPT和其中的每一頁幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨自閱讀PPT就能“跟著你走”，理解你的意思。
而在這種PPT裡面使用特效、動畫就必須非常謹慎了。因為這些特效可能會讓閱讀者點滑鼠點得手指發酸，更可能讓PPT檔案體積暴增，很難通過網路傳送。
邏輯清晰
如前文所述，“簡潔”正是PPT能在“時間就是金錢”的商業活動中廣泛流行的原因。但為了追求簡潔，我們很容易無意識地刪減了一些要點，受眾就“看不懂”。
想保證要點齊全，就要建立清晰、嚴謹的邏輯。有兩種方法是非常有效的。
一是遵循幻燈片的結構邏輯。通常一個PPT檔案包含10～30張幻燈片，不僅要包含封面頁、結束頁和內容頁，還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個PPT的內容結構。必須有章節頁（各章節的封面）把不同階段的內容劃分開，並呼應目錄，保障整體連貫。結束頁之前，還要有總結頁，引領受眾回顧要點，切實留下深刻印象。每一個內容頁，也必須嚴格遵守大標題、小標題、正文、註釋……這樣的內容層級結構。而且結構層次不宜太多，關係要麼並列，要麼遞進。否則，不僅閱讀者會看暈，很可能你演講時自己都會講暈。
二是運用常見的分析法圖表。當我們確實有一些避不開的複雜問題需要帶領聽眾共同分析時，這個辦法非常實用。商業場合常見的SWOT分析圖、矩陣分析圖等，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋找解決方案。採用這類圖表，就好像在算帳時掏出了計算器。演講者表述更方便，聽講者也很容易理解相信。
圖2 PPT中幻燈片的結構邏輯
美觀大方
演示就要“漂亮”。這是很多朋友做PPT時的想法。但我想這要求可能太高了。
日常生活中善於穿著打扮的人始終是少數。同樣，能具備足夠的美學修養，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，結果卻往往是畫虎不成反類犬，得不償失。
其實不必追求“漂亮”，只要美觀大方就行了。具體可以從色彩和佈局兩方面著手。
Office軟體的調色盤裡面有“標準色”，其實就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履，可能不會耀眼奪目，但絕對美觀大方。選用搭配色彩時，則可以參考Office的“配色方案”。同一個“配色方案”裡面，差別較大的色適合用來標示不同內容。相近的顏色用來區分相近內容（如標題用黑色，副標題用灰色）。
如果你覺得自己“審美疲勞”比較嚴重，那麼，根據你要做的PPT內容主題，參考仿學類似主題的PPT、印刷品、廣告、網頁，也是一個很快捷的方法。但是切記：大多數優秀的佈局、配色都是整套方案，要麼仿學一頁完整佈局，要麼借鑑整體配色。東取一點西扔一點，則很容易搞得不倫不類，適得其反。
如果你覺得自己根本沒有“藝術細胞”，那就不要在這方面浪費時間。找出你們公司的信紙，這通常就是最簡潔明快，美觀大方的模版！
個人認為，把握好上述的四個要素，做出來的PPT就能基本滿足商業場合的需要。其實PPT只是一個輔助演講，幫助我們交流溝通的工具而已。能用好它就多用，不大擅長用它，就儘量少用。布什站在世貿中心的廢墟上，稿紙都沒有，不也一樣發表鼓動人心的演講麼？