接受工作問標準
一個團隊在聯合執行一項任務時,勢必要產生分工,對於專案組的成員來說,接受工作任務時要注意什麼呢?
我們來看一個案例,比如你所在專案組的有6個人,你們的任務是給公司做新員工職業素養的招投標方案。你們的分工是這樣的:首先對公司的背景,以及一些相關的人員配置和新員工的數量做調研是風強。大勇主要負責是公司做一個前期的接洽和後期業務的洽談,負責瞭解公司的需求,以及公司關於培訓所需要達到的一個標準和目標。溝通完了以後,由怡青和秀娟兩個人負責關於培訓專案,結合公司需求培訓課題的設定或者方案的制訂。制訂完了以後由大勇負責針對方案的制訂結合公司之前的需求跟他們進行業務洽談,保證業務落定為我們的最終目的。實施完了以後,建軍負責跟公司接洽,負責培訓以後的結果驗收。我個人作為組長,是作為所有組員,包括工作推進的統籌、協調,還有配合大勇業務洽談的推進。
團隊作業的分工其實考驗的是專案經理。當你給成員分完工作時,你有沒有告訴他,什麼時候提交,怎麼提交,標準是什麼?如果你的下屬不清楚任務標準的話,一是可能被其他工作衝擊推後了,二是執行了但提交的成果不合格。
一個管理者給下屬安排工作的時候,可能光想著讓他先去做。但是他做的標準、結果、要求可能沒有告訴下屬。沒有標準導致的後果就是返工。返工後就要加班加點再做一次,即使合格了,他會覺得委屈。甚至,還會因為取消之前定好的約會。管理者也不會因此表揚下屬,這樣就更加劇了工作衝突。
其實,這就是因為管理者佈置工作時沒有說清楚標準所導致的。改變上司是很難的,但可以從自身開始做起,在接受工作時主動詢問工作標準不就可以了
何人:誰來做。這個任務由誰來執行,有幾個人,各負責什麼,誰來統籌,這些在接受任務時要問清楚。
何事:做什麼。你們要做執行什麼工作任務,是一項還是幾項。
何時:何時做、何時做完。什麼時候開始、什麼時候結束。時間明確了才好列入個人工作計劃。在職場中不管與你的下屬,有時候不是同事故意不配合你,只是他沒有把這件事列入當前的工作計劃裡,從而就沒有執行。所以在需要他人支援工作時,一定要將完成的時間和標準告訴他。
何地:在哪裡,怎麼去。本地還是外地,要在什麼環境裡作業,路線是什麼,外地的氣候怎樣等,這些資訊也是搞清楚的。
何果:做到什麼程度。作為管理者提的工作標準要求越具體,你的下屬提交任務越是你想要的東西。作為下屬你問清楚上司想要什麼,問的越具體、越明白,你走的彎路越少,你被上司誇獎的機會就越大,否則就是兩方的期望不能達成共識,甚至大相徑庭、南轅北轍,你再怎麼幹,不是領導想要的,你的表現就只有苦勞,沒有功勞。
複述:你看是這樣嗎?明確上述工作任務要素之後,你還要複述一下,讓領導確認一下,以免理解出現偏差。比如“你讓我在今天的10點到12點查一下百度企業對新員工培訓有什麼要求,最晚12點半就要用,字數大概2000字左右。是這樣嗎?”領導說是的,那你就不會走彎路。
因為中國的文字博大精深,同樣一個詞語,你這麼理解,他那麼理解,可能你們都以為明白了,但很有可能理解的不一樣。所以下屬就要再表達一下意思,讓領導確認。