第四章會計憑證第一節會計憑證概述
1.會計憑證是記錄經濟業務完成情況、明確經濟責任、並據以登記賬簿的書面證明, 是登記賬簿的依據。 會計憑證按照填制的程式和用途不同,分為原始憑證和記賬憑證兩類。 2.原始憑證俗稱單據,是在經濟業務發生或完成時由經辦人直接取得或填制的,用以記錄或證明經濟業務的發生
或完成情況,明確經濟責任的書面證明,是記賬的原始依據,具有法律效力,是會計核算的重要資料。 3.記賬憑證是會計人員根據稽核無誤的原始憑證,按照經濟業務的內容加以歸類,並據以確定會計分錄後所填制
的書面證明。 4.記賬憑證,是將原始憑證中的一般資料轉化為會計語言,是介於原始憑證與賬簿之間的中間環節,是登記賬簿
的依據。 5.合法地取得、正確地填制和稽核會計憑證,是會計核算的基本方法之一,也是會計核算工作的起點。
第二節原始憑證
6.原始憑證按來源不同分為自制原始憑證和外來原始憑證。 (1)自制原始憑證,例如,收料單、領料單、入庫單,還包括限額領料單、產成品出庫單、借款單、工資發放
明細表、折舊計算表等。購貨合同、材料請購單,都不能作為原始憑證。 (2)外來原始憑證,如:增值稅專用發票、收據、行政事業性收費票據、火車票、輪船票。 7.原始憑證按照格式的不同分為通用憑證和專用憑證。 (1)通用憑證是指由有關部門統一印製,在一定範圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。例如,增
值稅發票、支票、商業匯票等。 (2)專用憑證是指由單位自行印製,僅在本單位內部使用的原始憑證。這種憑證一般在憑證名稱之前寫上企業
單位名稱,例如,某單位的收料單、差旅費報銷單等。 8.原始憑證的基本內容通常稱為憑證要素,主要有:原始憑證名稱、填制憑證的日期、憑證的編號(含數量、單
價、金額等)、填制單位蓋章、有關人員(部門負責人、經辦人員)簽章、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、
憑證附件。 9.原始憑證的填制基本要求: (1)記錄要真實 (2)內容要完整。業務經辦人員必須在原始憑證上簽名或蓋章,對原始憑證的真實性和正確性負責。 (3)手續要完備。單位自制的原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定人員簽名蓋章;對外開出的原始
憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;個人取得的原始憑證,必
須有填制人員的簽名蓋章。 (4)書寫要清楚、規範: A.原始憑證,如發票、支票,都有連續編號,應按編號連續使用,這類憑證如有填寫錯誤,應予以作廢並重填,
並在填錯的憑證上加蓋作廢戳記,與存根一起儲存,不得任意銷燬。 B.原始憑證數字及文字填寫應注意以下幾點: a.中文大寫金額數字應用正楷或行書填寫,如果金額數字書寫中使用繁體字,銀行也可以受理。 b.中文大寫金額數字到“元”為止的,在“元”之後,應寫“整”(或“正”字),在“角”之後,可以不寫“整”(或“正”)
字。大寫金額數字有“分”的,“分”後面不寫“整”(或“正”)字。 c.中文大寫金額數字前應表明“人民幣”字樣,大寫數字應緊接“人民幣”字樣填寫。 d.阿拉伯數字中間有“0”時,中文大寫金額要寫“零”字。 e.阿拉伯數字中間連續有幾個“0”時,中文大寫金額中間可以只寫一個“零”字。 f.票據的出票日期必須使用中文大寫。為防止篡改票據的出票日期,在填寫月、日時,月為壹、貳和壹拾的,日
為壹至玖和壹拾、貳拾和叄拾的,應在其前加“零”,日為拾壹至拾玖的,應在其前加“壹”。 g.如1月15日,應寫成“零壹月壹拾伍日”,10月20日,應寫成“零壹拾月零貳拾日”。票據出票日期使用小寫填
寫的,銀行不予受理。 (5)編號要連續 (6)不得塗亂擦、挖補 原始憑證有錯誤的,應當由出具單位重開或更正,更正處應加蓋出具單位章。原始憑證金額有錯誤的,應
當由出具單位重開,不得在原始憑證上更正。 (7)填制要及時。出納人員在辦理收款或付款後,應在有關原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳章,以避免重
收重付。 10.自制原始憑證的填制要求: (1)一次原始憑證的填制 一次憑證是指一次填制完成的,只記錄一筆經濟業務的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證,是在經濟
業務發生或者完成時,由經辦人員填制的,一般只反映一項經濟業務,或者同時反映若干項同類性質的經
濟業務。 (2)累計原始憑證是指一定時期內連續記錄若干項經濟業務的自制原始憑證,如限額領料單。 (3)彙總原始憑證如收料憑證彙總表、工資結算彙總表、差旅費報銷單、發料憑證彙總表等。 11.原始憑證的稽核: (1)稽核原始憑證的真實性:包括憑證日期是否真實,業務內容是否真實、資料是否真實等內容的稽核。對外
來原始憑證,必須有填制單位公章和填制人員簽章。此外,對通用原始憑證,還應審計憑證本身的真實性,
防止以假冒的原始憑證記賬。 (2)稽核原始憑證的合法性:稽核原始憑證所記錄的經濟業務是否有違反國家法律法規問題;是否符合規定的
審計許可權;是否履行了規定的憑證傳遞和審查程式;是否有貪汙腐化等行為。 (3)稽核原始憑證的合理性:稽核原始憑證所記錄的經濟業務是否符合企業生產經營活動的需要;是否符合
有關的計劃和預算等。 (4)稽核原始憑證的完整性 (5)稽核原始憑證的正確性 (6)稽核原始憑證的及時性。
第三節記賬憑證
12.記賬憑證按內容可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證 (1)收款憑證分為現金收款憑證和銀行存款收款憑證。現金收款憑證是根據現金收入業務的原始憑證編制的收
款憑證,如現金結算的發票記賬聯;銀行存款收款憑證是根據銀行存款收入業務的原始憑證填制的收款憑
證,如銀行進賬通知單。 (2)付款憑證又可分為現金付款憑證和銀行存款付款憑證。現金付款憑證是根據現金付出業務的原始憑證填制
的付款憑證,如以現金結算的發票聯;銀行存款付款憑證是根據銀行存款付出業務的原始憑證編制的付款
憑證,如現金支票存根、轉賬支票存根。 (3)轉賬憑證是指用於記錄不涉及現金和銀行存款業務的會計憑證。 13.記賬憑證按填列方式可分為複式記賬憑證和單式記賬憑證 (1)複式記賬憑證是指將每一筆經濟業務或事項所涉及的全部會計科目及其發生額均在同一張記賬憑證中反映
的一種憑證。上述收款憑證、付款憑證和轉賬憑證都屬於複式記賬憑證。優點是便於瞭解有關經濟業務的
全貌,減少憑證張數;缺點是不便於彙總計算科目的發生額。 (2)單式記賬憑證是指每一張記賬憑證只填列經濟業務事項所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。優點
是便於彙總計算每一會計科目的發生額,便於分工記賬。缺點是制證工作量大,也不便於反映經濟業務的
全貌。 14.記賬憑證的基本內容:經濟業務事項所涉及的會計科目及其記賬方向;記賬標記。 15.記賬憑證的基本要求: (1)記賬憑證各項內容必須完整。 (2)記賬憑證應連續編號。憑證應由主管該項業務的會計人員,按業務發生順序並按不同種類的記賬憑證連續
編號。如果一筆經濟業務,需要填列多張記賬憑證,可採用“分數編號法”。為了便於監督,反映收付款業
務的會計憑證不得由出納人員編號。 (3)記賬憑證的書寫應清楚、規範。 (4)記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制,或者根據若干張同類原始憑證彙總編制,也可以根據原始憑證匯
總表填制;但不得將不同內容和類別的原始憑證彙總填制在一張記賬憑證上。 (5)除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。如一張原始憑證需
填制兩張記賬憑證,應在未附原始憑證的記賬憑證上註明其原始憑證在哪張記賬憑證下,以便查閱。 16.(1)填制記賬憑證時若發生錯誤,應當重新填制;已登記入賬的記賬憑證在當年內發現填寫錯誤的,可以
用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證,在摘要欄註明“登出某月某日某號憑證”字樣,同時再用藍字
重新填制一張正確的記賬憑證,註明“訂正某月某日某號憑證”字樣。 (2)如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可將正確數字與錯誤數字之間的差額另編一張調整的記賬憑
證,調增金額用藍字,調減金額用紅字。 (3)發現以前年度記賬憑證有錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。對於更正錯賬的記賬憑證,可
以不附原始憑證,但需在摘要欄註明“登出某月某日某號憑證”;重編正確憑證時,註明“訂正某月某日
某號憑證”。 17.記賬憑證填制完經濟業務事項後,如有空行,應當自金額欄最後一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行
處劃線登出。 18.在收款憑證左上方所填列的借方科目,應是“庫存現金”或“銀行存款”科目。 19.在付款憑證左上方填列的貸方科目,應是“庫存現金”或“銀行存款”科目。 20.對於兩類貨幣資金之間的劃轉業務: (1)將現金送存銀行,編制現金付款憑證,不編制銀行存款收款憑證 (2)從銀行提取現金,編制銀行存款付款憑證,不編制現金收款憑證 21.記賬憑證的稽核:內容是否真實、專案是否齊全、科目是否正確、金額是否正確、書寫是否正確 22.如果在填制記賬憑證時發生錯誤,應當重新填制。
第四節會計憑證的傳遞和保管
23.會計憑證的傳遞是指會計憑證從取得或填制時起至歸檔保管過程中,在單位內部有關部門和人員之間的傳送
程式。 24.科學的傳遞程式應該使會計憑證沿著最迅速、最合理的流向執行。注意考慮三個問題:
(1)制定科學合理的傳遞程式。(2)確定合理的停留處理時間。(3)建立憑證交接的簽收制度。 25.會計憑證應定期裝訂成冊,防止散失。 (1)若發現從外單位取得的原始憑證遺失時,應取得原簽發單位蓋有公章的證明,並註明原始憑證的號碼、
金額、內容等,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批准後才能代作原始憑證。 (2)若確定無法取得證明,如車票丟失,則應由當事人寫明詳細情況,由經辦單位會計機構負責人、會計主管
人員和單位負責人批准後,代作原始憑證。 26.會計憑證封面要內容完整,專案齊全。 (1)某些記賬憑證所附的原始憑證較多時,也可單獨裝訂,同時在所屬的記賬憑證上應註明附件另訂及原始憑
證的名稱和編號,以便查閱。憑證張數,款付出業務的原始憑證編制的付款憑證,如現金
(2)對合同、契約、押金收據及涉外檔案等重要原始憑證,應另編目錄,單獨登記保管。
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