使用“數據有效性”功能，可以讓填表者填出表格設計者期望的規範表格。當給單元格指定一組“數據有效性”中的“序列”後，填表者單擊單元格時，就可從預設的備選值下拉列表中，選出設計者認可的合法值來填表。不過，當兩個單元格的值之間有從屬關係，如何使級別低的單元格的備選值下拉列表，隨著級別高的單元格之值而變化呢？這裡，將使用條件選擇IF公式來實現這一功能。
工具/原料
Excel 2007 SP3
方法/步驟
這裡舉例說明。打開Excel，先準備兩張表，這裡為明確起見，雙擊“Sheet1”和“Sheet2”的標籤，將“Sheet1”更名為“數據有效性-列表公式”，“Sheet2”更名為“數據”。在“數據有效性-列表公式”表中，建立一個如圖所示的帶表頭空表。
切換到“數據”表，填入下圖所示數據。
選中“數據”表A1至A3單元格，在命名框中輸入黃色高亮的“國家”二字。同樣操作B1至B7，輸入“美國州名”（這裡僅作示例，沒有將美國50多個州全部錄入，後同）；C1至C8命名為“中國省名”；D1至D6命名為“澳大利亞州名”。
切換回“數據有效性-列表公式”表，選中“國家”列下的A2至A10單元格，再以下圖順序依次點擊“數據”功能區下的“數據有效性”，在彈出的對話框中，選擇“設置”標籤頁“允許(A):”下的“序列”，清除“忽略空值(B)”前的複選框，然後在“來源(S):”文本框中，輸入黃色高亮的“=國家”，最後點“確認”按鈕退出。完成這些設置後，單擊A2至A10單元格中任何一個單元格，都會出現一個下拉箭頭，點此箭頭，就會出現“美國、中國、澳大利亞”三個備選值，填表者就能在這三者中任選其一。
接下來，再處理“州/省”一列，要求是如果用戶在A列選定某一國家，則在同一行B列單元格的下拉列表中，只能選擇該國的州/省名，而不出現其他國家的州/省名。為了實現這一點，只需選定B2至B10單元格後，按第4的操作方法操作，但是在“來源(S):”文本框中，應改為輸入“=IF(A3="美國",美國州名,IF(A3="中國",中國省名,IF(A3="澳大利亞",澳大利亞州名)))”，具體如下圖所示。
完成後，測試可發現，隨著A列國家的改變，B列單元格下拉列表備選值也會跟著變化。這就實現了低級別單元格的備選值列表，隨高級別單元格值而變化的預期效果。
注意事項
這一方法是利用IF公式來實現多分支選擇，操作起來比較繁瑣，輸入公式時應注意左右括號的對應，不要漏掉括號。
如果需要在備選下拉列表提供更多的數據，可以在“數據”表中增大命名區域（如“中國省名”）的範圍，並在新增的空白單元格中輸入更多備選數據。更改命名區域請使用“公式”功能區的“名稱管理器”。