Word排版教程：[22]​使用主控文件與子文件?

在編寫書籍的過程中，需要多人共同完成書籍的編寫工作，這時可以將書籍按章節分為若干個單獨的文件(子文件)，然後由不同的作者來完成各自文件的編寫工作，編寫完成後，再通過Word 2003將這些子文件合併成一個完整的文件。並對其進行重新組織、設定格式、建立目錄等。

工具/原料

電腦一臺

電腦裝有word2003文書處理軟體

方法/步驟

新建主控文件

單擊“新建”按鈕，建立一個新文件，然後切換到大綱檢視方式，建立書籍的的大綱(即標題)，為每個標題指定標題樣式，如對章標題指定“書籍標題1”，節標題指定“書籍標題2”，小節標題指定“書籍標題3”。

選定要拆分到子文件中的標題和文字。所選內容中第一個標題的格式就是每個子文件的起始標題樣式或大綱級別。例如，如果選內容以“書籍標題2”開始，那麼Word 2003將要選定文字中的每個“書籍標題2”處建立一個新的子文件。

單擊“大綱”工具欄上的“建立子文件”按鈕。

選擇“檔案”選單中的“另存為”命令，輸入主控文件的檔名，單擊“儲存”按鈕，Word 2003就會儲存新的主控文件和其子文件，子文件的命名由Word 2003根據子文件標量中和第一行字元自動命名。

將已有文件轉換成主控文件

開啟已有文件，切換到大綱檢視方式。使用標題樣式建立主控文件的大綱。其餘操作與新建主控文件的方法基本一致。最後選擇“檔案”選單中的“另存為”命令儲存主控文件。

插入子文件

開啟主控文件並切換到大綱檢視方式。在書籍大綱中子文件插入的位置處單擊，單擊“大綱”工具欄上的“插入子文件”按鈕，開啟“插入子文件”對話方塊，選擇需要插入的文件，單擊“開啟”按鈕，在主控文件就出現了剛才所選的文件。

合併子文件

開啟主控文件並使所有子文件處於展開狀態，將要合併的子文件移動到相鄰的位置並選定這些子文件，單擊“大綱”工具欄上的“合併子文件”按鈕，即可將子文件進行合併。

使用題注

在書籍中經常要在文件中插入圖形、表格等內容。為了利於編輯查詢和便於讀者閱讀，通常要在圖形、表格的上方或下方新增一行諸如“圖1”、“表2”等文字說明。這時我們可以利用Word 2003的題注功能在插入這些圖形、表格等內容時，自動新增題注。

選擇“插入”選單下的“題注”命令，開啟“題注”對話方塊。單擊“自動插入題注”按鈕，開啟“自動插入題注”對話方塊。（注：Word2003中為：插入－引用－提注。）

在“插入時新增題注”列表框中，選擇要自動新增題注的選項，可以同時選擇多個選項。在“標籤”下拉列表框中選擇題註標籤，系統內建“圖表”、“表格”和“公式”三種題註標籤。如果要使用如“圖”、“表格”等自定義標籤時，單擊“新建標籤”按鈕，然後輸入自定義標籤文字即可。在“位置”框中可以指定題注是位於“專案下方”或是“專案上方”。單擊“確定”按鈕完成插入題注設定。插入這些選項後，Word 將會自動插入題注。

使用腳註和尾註

腳註和尾註都是一種註釋方式，用於對文件解釋、說明或提供參考資料。腳註通常出現在頁面的底部，作為文件某處內容的說明；而尾註一般位於文件的末尾，用於說明引用文獻的來源。在同一個文件中可以同時包括腳註和尾註。

腳註和尾註由註釋引用標記和與其對應的註釋文字。您可以讓 Word 自動為標記編號，也可以建立自定義的標記。新增、刪除或移動了自動編號的註釋時，Word 將對註釋引用標記進行重新編號。

在註釋中可以使用任意長度的文字，並像處理任意其他文字一樣設定註釋文字格式。您可以自定義註釋分隔符，即用來分隔文件正文和註釋文字的線條。

在文件中插入腳註或尾註的方法是：

在頁面檢視方式下，單擊要插入註釋引用標記的位置。選擇“插入”選單中的“腳註和尾註”命令，開啟“腳註和尾註”對話方塊。如下圖所示。

在“插入”選項區中，單擊“腳註”或“尾註”單選按鈕。在“編號方式”下選擇所需選項。

單擊“確定”按鈕。

這時Word 將在腳註或尾註編輯區插入註釋編號，並將插入點置於註釋編號的旁邊。 鍵入註釋文字。

使用書籤

書籤是文件中加以標識和命名的專案或位置，以便以後引用。利用書籤可以快速跳到指定位置、建立交叉引用以及為索引項標記頁範圍等。

Word 2003中新增書籤的方法是：選定要為其指定書籤的內容，或單擊要插入書籤的位置。選擇“插入”選單中的“書籤”命令，開啟“書籤”對話方塊。在“書籤名”框中，鍵入或選擇書籤名。如果選擇原有的書籤名進行新增操作，Word將會從其原來的位置刪除書籤並將書籤應用到當前所選定的內容。

單擊“新增”按鈕。 Word 2003將把書籤插入到文件中。

需要注意的是書籤名必須以字母開頭，可包含數字但不能有空格。可以用下劃線字元來分隔文字，例如，“標題_1”。

刪除書籤的方法很簡單，在“書籤”對話方塊中，選擇要刪除的書籤名，單擊“刪除”按鈕即可。

要快速定位到書籤所標註的內容，可以採用下面的方法：

選擇“編輯”選單中的“定位”命令，開啟“查詢和替換”對話方塊中的“定位”對話方塊。如下圖所示。

在“定位目標”列表框中選擇“書籤”選項，然後在“請輸入書籤名”下拉列表框中選擇要定位的書籤。單擊“定位”按鈕，即可直接跳轉到該書籤所在的位置。

使用交叉引用

交叉引用是對文件中其他位置的內容的引用。例如，“請參閱第 3 頁上的圖表 1”。在Word 2003中，可以為標題、腳註、書籤、題注、編號段落等建立交叉引用，如果後來新增、刪除或移動了交叉引用所引用的內容，就可以非常方便地更新所有的交叉引用。

建立交叉引用的具體操作方法是：

在文件中，鍵入交叉引用開頭的介紹文字例如，可鍵入“詳細內容，請參閱XXX”。

選擇“插入”選單中的“交叉引用”命令，開啟“交叉引用”對話方塊。 如下圖所示。

在“引用型別”下拉列表框中，單擊要引用專案的型別，例如編號項、圖表等。

在“引用內容”下拉列表框中，選擇要在文件中插入的資訊，例如段落編號、頁碼等。

在“引用哪一個…”框中，單擊要引用的特定專案。例如，第1章第1節的標題。

如果選中“以超級連結形式插入”複選框，那麼交叉引用就以超級連結方式插入到文件中，這樣只要單擊它，就可以跳轉到所引用的內容。

如果“包括‘見上方’/‘見下方’”複選框可用，可選中此複選框來包含有關所引用內容的相對位置的資訊。