祕書在工作中如何實現有效溝通

　　”我們在協調工作的過程中，需要藉助溝通技巧，化解不同的見解與意見，建立共識，推動工作。因此，祕書工作者在做協調溝通工作時，應擺正位置，把握分寸，謹慎從事，?下面小編整理了祕書在工作中實現有效溝通的方法，供你閱讀參考。

　　祕書有效溝通的方法一、與領導的溝通技巧

　　穆罕默德曾經說過 :“山不走過來, 我就走向山。”對於祕書來說, 要想當好參謀,就要學會走向領導。但是不同的領導有著不同的性格,在與他們的溝通當中,當然也要因人而異,特別要把握好以下幾點:

　　一在與領導溝通時要認清自己的位置

　　無論何時何地,祕書人員要切記自己是領導的助手,屬於份內的事情要認真做好,除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結,在向領導彙報、請示、反映問題時, 不發表有關領導個人的議論, 不當傳話筒, 不說不利用於團結的話。

　　 二 與領導溝通時要學會未雨綢繆

　　領導每天需要面對和解決的事情很多, 為了提高溝通的質量, 祕書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟, 對領導的工作日程也要有個清晰的瞭解還要對領導的心情做個大致的揣摩。這樣既能節省時間, 也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通, 往往會事倍功半, 不但達不到溝通的目的, 反而會使領導對祕書人員產生反感。

　　 三 針對不同性格的領導，採取不同的溝通方法

　　祕書平時在與領導的接觸中, 要學會觀察,學會總結。針對不同性格的領導,找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領導相處時, 祕書人員可能會覺得對方難以捉摸, 這就需要祕書人員善於觀察, 從領導日常的工作中去了解他的喜好。在與領導溝通的過程中，多聆昕他的意見和建議, 切勿自作主張;凡是領導交辦的事務,務必要做到萬無一失,對一些細微之處做到一絲不苟。這樣相處一段時間後, 就會取得冷靜型領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快, 很欣賞有才能的人。因此在與他相處時,可以大膽地提出自己的想法和建議, 他到好處地施展自己各方面的才能。由於這類領導相當有魄力, 所以只要你的建議可行, 他都會支援你。在和這類領導相處時, 除了要紮實穩妥地辦事之外,還要注意在領導面前把握好一個表現的“度”,儘管他愛才惜才,但是如果表現過頭,會讓這類領導認為你是在故意賣弄, 反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異,但是隻要祕書人員在工作中兢兢業業,多思考、勤學習, 加上巧妙使用溝通的技巧,那麼我們就能從容面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質有問題的領導,最好的辦法就是選擇離開,因為和這種型別的領導相處,不僅會感到溝通是件異常困難的事情,而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。

　　祕書有效溝通的方法二、與同事的溝通技巧

　　在一個單位裡面,祕書除了要面對領導,更多的時候是要面對各個科室的同事。為了使各項工作順利開展,祕書人員在與同事相處時要把握好以下幾點:

　　一尊重他人，隨和待人

　　每個人都渴望得到別人的尊重, 尊重別人也就等於尊重自己。所以, 在與同事的接觸中, 祕書人員要牢記：不該問的話堅決不問,不該開的玩笑堅決不開,不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待,千萬不要因為對某個人有意見或看不慣, 就不屑於與其說話,這樣很不利於團結。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍,使工作順利開展。

　　二講究誠信，寬容待人

　　誠信是人與人之間溝通的基礎。祕書人員在與同事相處時, 要樹立“誠信第一”的觀念,答應別人的事情要做到言必信,行必果。即使由於某種原因沒有做到,也要誠懇地向對方說明,取得對方的諒解。對於同事的一些小缺點和小毛病,不能挖苦諷刺;對於聽到的一些關於議論自己的言論,也用不著去追根問底,要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。當然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時，要學會主動找同事和解, 只要真誠地向對方解釋清楚,相信一定會贏得對方的理解。總之,寬容是一種美德,它會讓周圍的人更加尊重你。

　　三做老實人、說老實話、辦老實事

　　很多人認為祕書是領導身邊的人,不好接近。作為祕書想要消除同事的這種誤會,就必須在和同事的相處中,堅持實事求是的原則,有多大能力辦多大的事情，不高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

　　四關心他人,有良好的協作精神

　　要想和同事很好的溝通,就要善於在“情”字上下功夫,無論是在工作中,還是在生活上,要學會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時,要耐心地解答,做到知無不言,言無不盡;同事在生活中遇到了難處時,要在精神上或者物質上及時給予幫助,使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進行時,要學會主動承擔責任,不斤斤計較。這樣, 會讓同事認為你是一個很好的合作伙伴,從而願意與你共事，工作的效率也會提高很多。

　　祕書有效溝通的方法三、與群眾和客戶的溝通技巧

　　辦公室是一個職能部門,經常接觸來訪的群眾和辦事的客戶, 祕書與他們溝通時要把握好以下兩個原則:

　　一注重禮儀，微笑服務，態度積極

　　由於辦公室代表著一個單位的形象,所以祕書人員一定要注意自己的自身形象,包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份,祕書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的儘可能地幫他們提供相關的服務。在接聽電話時，要主動問候來電者，並詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩,不能生硬。必要時要準確記錄來電者的重要資訊,並及時幫他轉達或辦理。

　　二耐心地傾聽,積極地協調

　　辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者,這時祕書人員首先要做一個忠實的聽眾,允許他們把心裡話發洩出來,從中找出問題的癥結所在。可以辦理的,要與有關部門積極地協商,及時給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩定來訪者的情緒外, 還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，儘可能地使他們滿意而歸。對於那些不講道理、故意刁難的來訪者, 最好的辦法是使用緩兵之計, 委婉地勸說來者先回去,瞭解情況後再說。

　　總之,祕書的工作比較繁雜，要想當好祕書這個角色，就要學會處理方方面面的關係，也就是說要學會溝通。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕鬆愉快，在開展各項工作時，更加遊刃有餘，還會使一個單位、一個企業的效益在無形中得到進一步的提高。