備用金管理規章制度範本

　　為了加強公司對有關部門及各專案部備用金的管理，規範借款行為，需要制定並實施相應的管理制度。小編為你整理了，希望你喜歡。

　　一

　　1.本公司各部門零用週轉金的劃撥採取定額式，各部門劃撥1000元，以供日常零星開支之用。

　　2.各部門的備用金限用於購置消耗性文具用品及事務性臨時開支，其餘購置器具修繕或金額較大的開支，均應先行呈准後始得辦理。

　　3.各部門應於每週六抄報本週諸項費用開支，限次周星期一送會計科稽核，次周星期三由會計科按各單位核准金額劃撥，但開支申請金額較少者，合併至下週統一劃撥。

　　4.各部門按周抄報該部門費用時，應按次序編號填製備用金報表，一式兩份，一份自行留底存查，一份送會計科憑以核對。

　　5.各部門申請核撥時，應將發票或收據貼於原始憑證貼上頁上，在貼上頁右下端應有部門主管、申請人簽章證明。

　　6.索取發票或收據時，應注意本公司抬頭、廠家及負責人簽章品名、金額、數量等。

　　7.會計科稽核各部門備用金申請，須會同有關單位按其授權範圍稽核各項費用，並通知單位。

　　8.各部門備用金賬務處理以不設立賬簿記載為原則，僅以備用金週報表代替。備用金現金報表代替現金簿，備用金各項費用明細表代替費用明細賬。

　　9.各部門各項費用應於發生當月報銷。

　　10.本辦法未定事項，按慣例或會計一般處理原則辦理。

　　二

　　一、本制度適用於公司各部門及所有專案部。

　　二、備用金範圍

　　1、採購員零星採購備用金;

　　2、個人因公出差零星開支備用;

　　3、經常性的零星開支備用金;

　　4、專案兼任財務人員備用金;

　　5、其他備用金。

　　三、實行備用金制度有利於各部門工作人員積極靈活地開展業務，從而提高工作效率，但必須做到專款專用，不得挪用、轉借他人或用於其他用途，一經發現，將嚴肅處理。

　　四、備用金借款和報銷手續程式

　　1、工作人員需臨時借用備用金時，先到財務部索取“借款單”，財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”，一式兩聯，借款人按規定的格式內容填寫借款單，並按流程辦理簽字手續。財務人員稽核簽字後的“借款單”各項內容是否正確和完整，經稽核無誤後才能辦理付款手續。

　　2、借款人員完成業務後應在三日內到財務部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規定內容，並經主管領導審批後，再將“報銷單”返回財務部，財務人員根據財務制度規定認真稽核無誤後，辦理報銷手續。

　　3、借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷後低於備用金金額款項的，應讓其退回餘額以結清原借款單所借賬款。

　　4、因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金並規定使用範圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善儲存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，並裝置用金登記簿，記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續借款。對因特殊原因不能按時結算的，須提前向財務負責人說明原因，經財務負責人同意後，方可延期。

　　五、備用金額度

　　1、採購員借用的零星採購用款，單次不得超過5000元，超過5000元的材料採購，應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料，按規定的程式經稽核批准後，到公司財務部或專案部財務人員處辦理貨款支付、結算手續。單筆超過10000元的採購，必須按照工程部制度規定，走合同審批程式採購。

　　2、員工因公出差借款，按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。

　　3、各工程專案備用金，視各專案情況不同，備用金額度暫定為每週1萬—5萬。特殊情況，需由專案經理提前向總經理說明情況，予以審批。

　　4、其他借款，根據實際情況核定金額。

　　六、備用金使用審批許可權

　　備用金使用由部門負責人簽字批准，部門負責人為備用金借款的第一責任人。

　　七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、登出日期建立備用金臺賬，按月及時清理。

　　八、借用備用金的人員應在兩週內衝賬，對無故拖延者，財務部發出最後一次催辦通知後還不辦理者，財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。

　　九、所有各種備用金，必須在年末進行徹底清理，不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續，並沖銷當年借款。

　　十、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。

　　十一、本制度自下發之日起實施。

　　三

　　第一條、為了加強公司各辦事處備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金佔用，特制定本制度。

　　第二條、備用金是各辦事處工作人員用作日常辦公用品開支、專案管理及實施、差旅費等以現金方式借用的款項。

　　第三條、實行備用金制度有利於各辦事處工作人員積極靈活地開展業務，從而提高工作效率，但必須做到專款專用，專人專賬管理，不得挪用和貪汙，一經發現嚴肅處理。

　　第四條、備用金的管理要求：

　　1、備用金帳戶由專人負責，實行專帳管理。各辦事處需將備用金帳戶管理人員的情況報部公司備案。

　　2、備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄，每週五下班前將本週的收支情況以電子報表形式報公司人事行政部。

　　3、備用金帳戶按月結清，備用金管理員應於每月25日結清備用金帳戶，將備用金帳戶的支出憑證分類整理隨備用金帳戶的收支情況表以快遞方式報公司人事行政部。

　　4、公司財務部有權對各辦事處的備用金帳戶進行不定期清查，備用金的支出要嚴格遵守公司的財務制度，不得出現白條抵帳，未經同意任何人無權轉借備用金。

　　第五條、備用金的申請：

　　1、備用金的申請必須嚴格遵守公司的財務制度，由辦事處負責人提出申請，經人事行政部稽核，公司總經理審批後，方能劃入指定帳戶。

　　2、備用金申請時間為每月1日。

　　3、上月備用金帳戶沒有結清的，不能申請下月的備用金。

　　第六條、備用金的支出範圍：

　　1、辦事處日常辦公支出;

　　2、辦事處所轄市場的專案實施與管理支出;

　　3、辦事處所用辦公裝置/固定資產類支出;

　　4、辦事處所連轄市場開發支出;

　　5、其他得到批准的支出;

　　第七條、備用金的使用程式：

　　1、辦事處人員需支取備用金時，需填寫“借款單”，借款人按規定的格式內容填寫借款日期、借款人、借款用途和借款金額等事項，經專案主管經理簽字同意，再由備用金專管員稽核後，方可使用備用金。

　　2、借款人員完成業務後應在三日內到備用金專管員處，填寫好“報銷單”的各項規定內容，並經主管經理審批後，再將“報銷單”返回備用金專管員處，專管員稽核無誤後，辦理報銷手續。

　　3、借款人辦理報銷手續時，備用金專管員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷後低於備用金金額款項的，應讓其退回餘額以結清原借款單所借賬款。

　　4、備用金專管員必須妥善儲存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，並裝置用金登記簿，記錄各種零星支出，每月31日備用金專管員彙總清理備用金帳戶，並將備用金帳戶的收支情況報總公司人事行政部門備查。

　　5、借用備用金的人員應及時衝賬，對無故拖延者，備用金專管員發出催辦通知後還不辦理者，備用金專管員可通知財務部將從下月起直接從借款人獎金中抵扣，不再另行通知。

　　6、跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續，並沖銷年借款。

　　第八條、備用金的報銷程式

　　1、備用金實行按月結算的管理方式。

　　2、備用金專管員於每月25日將“備用金”帳戶彙總，編制當月備用金帳戶的結算表，整理相關的收據、發票以及各種報銷憑證附結算表後快遞總公司人事行政部，由人事行政部統一到財務部報銷。

　　第九條、本辦法由公司人事行政部制定，並負責解釋、修改。

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