大學專案管理論文

　　先進的專案管理應用到大學生科研專案中，能夠解決當前大學生科研專案中的一些問題。下面是小編為大家整理的，希望你們喜歡。

　　篇一

　　復旦大學圖書館期刊回溯專案管理

　　摘要　民國期刊是復旦大學圖書館特色館藏之一。為更好地整合民國期刊館藏資源，方便讀者檢索與閱覽，復旦大學圖書館利用回溯外包的手段、專案管理的方式對全館的民國期刊進行回溯整理，對期刊回溯工作做了全面的分析和總結，並提煉出有價值的工作經驗，為後續開展院系期刊回溯和報紙回溯工作提供有益的借鑑。

　　關鍵詞　民國期刊　期刊回溯　專案管理資源　整合與利用

　　期刊回溯是圖書館業務之一，是一個集編目、典藏加工、館藏組織、儲藏管理、剔舊和捐贈於一體的複雜工程，通常具有數量大、工序多、時間緊等特點。在現有條件下，圖書館越來越傾向於將一些基礎的、可控的、可量化的和有操作規範的工作從整體業務中抽取出來，交由外部專業單位完成，從而達到節約成本、彌補人力匱乏、提高工作效率和優化人員配置的目的Ⅲ。因此，對大批量期刊的回溯往往需要採取外包的方式。正如中山大學圖書館程煥文館長所說：儘管學術界，尤其是圖書館界，對圖書館業務外包還存在不同的看法，然而圖書館業務外包已成為一種無法阻擋的發展趨勢。

　　1　期刊回溯專案管理

　　專案管理是指管理者為完成某個特定的專案，在有限的資源約束下運用系統的觀點、方法和理論對專案涉及的全部工作進行有效的管理。專案具有相對獨立的特點，而專案管理則具有系統性和綜合性的特點。

　　復旦大學圖書館目前實施的回溯專案管理的組織方式是：通過回溯外包、合同立項的方式，以館藏地為單位，對特定數量、學科和語種的期刊進行加工整理。通過規範化、流程化管理對回溯專案進行有效的制約和控制。

　　復旦大學圖書館在整個回溯專案管理中提煉出外包管理、質量控制、加工物件管理和進度控制四個關鍵點，有效地完成回溯工作。

　　第一，外包管理。外包管理分為外包人員管理和外包事務管理。期刊回溯外包人員管理要求對參與回溯工作的外包人員進行集中培訓，包括熟悉圖書館作業系統和編目規則、瞭解期刊狀況、掌握回溯工作的工作規範、認識到回溯期刊保護的重要性等內容。

　　外包事務管理包括制定四份必要的檔案：專案合同、回溯方案、測試報告、驗收報告;還包括制定回溯外包的各種規章制度，擬定回溯工作的基本規範，籌備回溯外包所需要的各種硬體，比如回溯場地的安排、回溯裝置、回溯材料等等。

　　第二，質量控制。質量控制是回溯工作完成質量優劣的關鍵。專案管理人員要提前制定明確的質量要求和工作規範作為質量控制的依據;還要及時準確地掌握專案的完成情況，發現問題後及時與工作人員進行溝通，確保回溯資訊資料準確無誤。

　　第三，加工物件管理。加工物件包括實物物件和資訊資料。回溯工作需要把收藏在不同館藏地的凌亂無序的實物物件期刊進行摸底、規劃和定位，使館藏資源由無序收藏轉變為有序流動，及時剔除破損且利用率低的期刊，補充利用率高的期刊，以及區分出有價值的期刊，並按其價值建立相應的館藏，例如：稀缺期刊、特色期刊等。

　　回溯工作最終體現為資訊資料，因此資訊資料是否完整和準確是評判回溯工作完成效果的重要標準。資訊資料包括期刊入藏的條碼號、給定的期刊排架號、館藏地、館藏狀態等。只有實物和資料完全對應才算真正地完成好回溯工作。

　　第四，專案進度控制。工作進度掌握得當才能使回溯管理專案高效流暢地運轉起來。工作進度太快，工作中易出紕漏錯誤，要不斷地彌補修正，反而降低了工作效率;工作進度太慢，工作人員容易懈怠，工作效率不高，影響專案正常運轉。

　　四個“關鍵點”的實施效果直接影響回溯專案的效果。抓好這四個“關鍵點”就可以把回溯專案管理得井井有條，使每個環節都能按部就班地完成，達到最理想的工作效果。

　　2　復旦大學圖書館民國期刊回溯專案外包實踐

　　民國期刊是復旦大學圖書館特色館藏之一。隨著時代的進步和學術研究的深入，民國期刊的研究和收藏價值日漸得到重視，民國期刊的收集整理工作也越來越重要。然而由於民國時期處於手工造紙向機械造紙和機械印刷階段過渡的時期，書刊用紙質量低下且極易老化，這就造成民國書刊的儲存和利用需要特別的關注。

　　從2002年開始，復旦大學圖書館對館藏的民國期刊進行了詳細的清點工作，形成了“解放前期刊檢索系統”。2005年，通過參與“大學數字圖書館國際合作計劃”CADAL一期專案，復旦大學完成了紙質期刊數字化的目標。2010年，為了進一步實現資源整合;方便讀者在OPAC檢索系統中檢索資訊，有穩定的閱讀保障;明確館藏民國期刊的種類和數量的具體情況;更好地對民國期刊實物進行保管維護，復旦大學圖書館對館藏民國期刊進行了全面的回溯整理工作。在回溯工作中圖書館採用業務外包的方式，並運用專案管理的方法，制定科學的操作規範，對整個過程實施嚴格的質量控制，收到良好的效果。

　　2.1　專案的準備

　　在專案準備階段，主要完成以下幾個方面的工作：

　　1摸清民國期刊的基本情況

　　根據本次摸底，基本掌握館內收藏民國期刊的情況：包括期刊種類、數量、學科範圍、收藏年代等，大致收藏有民國期刊4000餘種，單本包括合訂本和單冊16000多冊，其中包括《東方雜誌》、《文學界》、《大中華》等一批具有重要影響力的刊物。

　　2甄選外包公司

　　在掌握民國期刊的基本情況並明確回溯目標之後，館內首先主動查詢符合要求的外包公司，並對這些公司進行資質分析，包括考慮外包公司的財務、人力資源、信譽、管理控制、工作效率、服務質量，以及是否熟悉業務、價格水平等條件。然後根據分析結果，向資質好的外包公司發出邀標函。最後由圖書館組織招標，請收到邀標函的外包公司參與競標，再從各應標公司中挑選外包經驗豐富、有良好的方案策劃且價格合理、能滿足本館回溯工作多方面要求的外包公司承擔外包業務。

　　3制定回溯專案的測試方案以及論證可行性

　　回溯專案的加工物件是收藏年代較久的民國期刊，根據其特點，制定相應的回溯專案測試方案。首先明確民國期刊的基本情況。其次策劃民國期刊回溯的整個過程，掌握在整個過程中可能出現的困難和問題，討論回溯的流程是否合理，遇到的問題能否解決。再次，通過測試瞭解回溯工作人員的工作效率，確定需要配備的工作人員數量，測算工作時間、明確工作方式。最後根據測試的結果，制定具體的工作實施方案，責任分工、工作進度，特殊問題的解決方案以及工作中的注意事項等內容。

　　4制定具體回溯專案方案

　　民國期刊回溯工作的具體方案包括工作流程以及每個流程的工作要求，其中包括編目、核實新增館藏、貼上條碼、插入磁針、期刊歸架等要求，這些內容都將作為工作中質量控制的內容和標準。

　　5審閱並簽訂回溯外包合同

　　在審閱外包公司的各方面因素後，認真簽訂外包合同，作為雙方共同遵守及管理的依據。合同的內容包含：工作目標、合作範疇、運作方式、工作細則、責任劃分、合同履行期限、付款方式、違約責任、

　　賠償問題、解決合同爭議的方式等。

　　2.2　專案的具體實施與質量監控

　　2.2.1　民國期刊回溯工作的具體內容

　　在具體實施階段，民國期刊回溯包括編目記錄、新增館藏、增加條形碼、新增磁針和期刊入架等四個環節。

　　第一個環節是編目記錄和新增館藏。復旦大學圖書館民國期刊館藏錄入以實物為準，館藏的民國期刊實物原先只是按種類排放，在回溯工作前要先將所有期刊按照卷期年的先後順序依次排列，然後在系統中查重資料，根據實際情況套錄CAMS記錄或國圖記錄編目，再按照本館的編目規則修改記錄，最後根據整理好的館藏資料，將每種期刊的合訂本或者沒有做成合訂本的單冊資訊依次新增到館藏系統。

　　第二個環節是增加條形碼。為了準確地定位民國期刊的各項資訊，與其他型別的中文期刊區分，便於在系統中查詢和抽調相關資料，準確掌握民國期刊的館藏情況，圖書館對民國期刊館藏條碼做出特別規定：條碼號由14位組成，第一到第四位是民國期刊種類區分號，用“MGQK”民國期刊四字的首字母表示，中間9位是流水號，末位是校驗碼。

　　第三個環節是新增磁針，磁針的插入主要是為加強對期刊的流動管理。

　　第四個環節是期刊入架。復旦大學圖書館民國期刊排架號統一採用“乙”開頭，可以在OPAC系統中準確辨識，並方便在系統中查詢統計民國期刊的各類資料。期刊入架根據每種刊物的排架號和卷期年月的時間先後順序從小到大的順序排列。發現同刊異號、異刊同號或排架號有明顯錯誤時，及時收回重新進行回溯整理。

　　2.2.2　民國期刊回溯工作遇到的問題

　　1編目規則問題

　　復旦大學圖書館編目記錄主要套錄自CALIS和國圖，兩家記錄在規則上有一定的差別，圖書館結合兩家記錄和實際情況，制定出符合館內需要的規則。遵照客觀著錄的要求，民國期刊編目採用繁體字著錄，外包人員必須做繁體轉化工作，這個工作很考驗外包人員的態度和耐性。有些不常見的繁體字經常容易輸人錯誤，專案管理人員在質量控制時特別關注這一問題的處理。

　　2多種不同名刊裝訂在一起

　　由於各種原因，館內所藏許多民國期刊的裝訂不規範，經常出現若干本不同名期刊裝訂在一起的情況，給新增館藏帶來了很大的麻煩。這一問題最好的解決方法是，拆分合訂本，但是這樣極易損壞本已老化嚴重的期刊，因此工作人員採取做多條記錄跟一個館藏的方式，以儘量減少對期刊的損害。

　　3同一種刊有多個排架號

　　外包工作人員對民國刊不瞭解，遇到這種情況經常會新增多條重複記錄，回溯時管理員需要認真判斷具體情況採用正確的排架號，然後刪除重複記錄並修改錯誤內容。

　　4影印版問題

　　出於出版和保護的目的，解放後，國家刊印多種影印版的民國期刊。這種情況原版和影印版不能使用同一條記錄，必須另做新的記錄，並要求區分排架號。但因館藏中原版和影印版混排，做編目和館藏時容易忽略這個問題，專案管理員及時地補充了影印版期刊的工作方法並且指導外包人員如何區分和新增記錄。

　　5刊物出版項不明確

　　民國期刊出版在特殊的歷史時期，再加上保護不周，很多期刊的出版項都不明確，比如：卷期不清、前後刊的變化不明，停復刊的時間不確定以及同名期刊的出版地無法確認等等。工作人員需要查閱大量的資料並請有經驗的編目員一條一條地加以確認、補充。

　　6重複記錄問題

　　民國期刊回溯專案聘請了5位工作人員同時做記錄。因一些期刊卷期非常多，出現了幾個工作人員同時做到一種刊的情況，這種情況容易造成重複記錄。專案管理員及時提出同種期刊應先歸架，然後再統一由一位人員完成的解決方案。在質量控制時也特別監控這一問題，儘量避免在系統中產生大量的冗餘資料。

　　2.2.3　民國期刊回溯工作的質量控制

　　在整個回溯專案中，專案管理員始終把質量控制放在第一位。圖書館利用資料管理系統對外包人員的工作進行資料質量監控，及時糾正和修改有問題的記錄。為了配合這項工作，圖書館為回溯外包人員在系統中開設了專門的工作賬號，專案管理員可以根據每個賬號調取回溯的相關資料，檢查套錄記錄的準確性和錄入館藏的完整性，這樣便於對資料進行及時的質量監控。專案管理將質量控制分為三個不同的階段：專案前期，考慮外包工作人員對工作的熟悉程度，實施逐條逐本檢查，出現問題認真總結，避免再出現類似問題。專案中期進行抽檢，外包工作人員每做好一批資料後交給專案管理員抽檢是否合格。結項前總量抽檢，即任務全部完成後，以全部資料為準抽檢合格率，以確保整個專案高質量地完成，同時也可以為檢查是否履行合約內容提供準確的依據。

　　專案管理對錯誤問題的處理也制定了嚴格的處理標準，錯誤率不得超過3%。錯誤率低於3%時，按錯誤內容進行逐條修改處理並根據合同要求扣除專案款;錯誤率超過3%時，整批資料退回重新加工，並以該批資料款的10%作為違約金扣除。

　　2.3　專案驗收

　　專案結束後，專案管理員根據回溯工作的實際情況，總結匯報情況，撰寫驗收報告，包括回溯外包的管理狀況、回溯目標的完成情況、出現問題的處理情況等等。最後檢驗各項指標後結算歸檔。3期刊回溯專案管理工作的經驗總結

　　第一，專案管理的全方位綜合策劃。高質量的專案策劃可以減少錯誤的產生、提高工作效率、規避專案風險。專案的策劃是一個動態的過程，要及時地根據專案的進展情況，調整策劃方案，使整個專案策劃形成一個有序而完整的系統。

　　第二，選擇優秀的外包公司。外包公司選擇的好壞直接關係到圖書館外包業務成功與否。外包專案要選擇價效比高的公司，以使整個專案物超所值。外包人員隊伍的穩定也至關重要，中途換人或者增減人數都會給專案的完成帶來一定影響，所以在合同中明確把人員穩定作為專案管理的一項重要規範。

　　第三，行之有效的質量控制措施。圖書館把業務外包出去之後，應密切關注並配合外包公司進行各項活動。在執行合同過程中，要對外包公司進行有效的監督，要求對方嚴格執行本館為回溯外包業務制定出的各項要求和規範，並且當工作中出現違規行為時要有明確的解決辦法和標準，按照辦法和標準處理問題。套用法律中常用的話講，專案管理中也要“有法可依”、“有法必依”、“執法必嚴”才能保證優質的回溯質量。當然這些“法”一定是和外包公司協商有效的，同時遇到新的“無法”問題，我們要及時“立法”。這樣質量控制才能產生實質性的監督管理效果。

　　第四，不斷地補充更新工作規範細則。回溯經常會面臨許多問題，涉及到館藏建設的方方面面，比如：回溯後的期刊收藏在哪裡，如何收藏?利用率低的期刊如何處理，是否剔舊?剔舊後的期刊如何處理，是捐贈還是報廢，標準是什麼?回溯期刊缺刊如何彌補，如何保證收藏的連續性?這些細節在回溯中都是很重要的內容，需要不斷地把細節內容補充完整，形成可執行的並被認可的工作規範，使今後的回溯工作都能按照這些規範高效運轉。民國期刊的回溯專案管理工作的完成，為復旦大學圖書館後續開展各個院系期刊回溯和報紙回溯工作提供了有益的借鑑和成功的範例。

　　作者單位：復旦大學圖書館，上海。200433

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