財務檔案管理論文

　　財務檔案管理工作作為財務整體工作的重要組成部分,是事業單位有效開展各項活動的基礎,對事業單位的發展起著舉足輕重的作用。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：高校財務檔案管理工作的思考

　　摘要：

　　在改革發展的新時期，高校內外部環境發生巨大變化，院校合併、校園規模擴張、設施更新、人數增多，隨之而來的經濟活動複雜繁多，高校在財務管理方面做了很多工作,而財務檔案正是記錄和反映這些經濟活動、財務工作的重要史料和證據，對高校領導決策起著重要作用。因此，保管好、利用好財務檔案，將有效促進高校健康有序發展。

　　關鍵詞：高校財務 檔案管理 內容 特點 存在問題 建議

　　一、高校財務檔案管理的內容

　　高校財務檔案是高校在從事教學、科研、後勤等財務工作中形成的具有儲存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。根據《會計檔案管理辦法》，高校財務檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，具體包括：會計憑證、會計賬簿、財務報告、銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊、電算化會計檔案以及其他應當儲存的會計核算專業資料。

　　二、高校財務檔案管理的特點

　　高校財務檔案既是高校財務工作的重要史料和證據，也是高校檔案的重要組成部分，具體有以下幾點特性：

　　1.關聯性。

　　高校實行的是“統一領導、集中管理”或“統一領導，分級管理”的財務管理體制，根據學校發展的需要統籌安排和使用學校的各項經費和資源，各部門、單位是統一的有機整體，在經濟活動中共同厲行節約、增收節支，形成聯絡性較強的財務檔案，不可分割，有效體現了高校整體財務情況。同時，財務檔案也可為預算等提供依據，關聯性較強。

　　2.多樣性。

　　隨著電算化的普及，財務檔案管理模式發展為紙質檔案和電子媒介檔案共存，既儲存了傳統的會計憑證、賬冊、銷燬冊和報表等紙質會計資料，也保留了儲存在電腦硬碟、光碟等儲存媒介中的財務資料、軟體資料等。儲存的方式、型別多樣化。

　　3.規律性。

　　高校財務工作較為繁瑣，工作量大，但是每一會計年度從開始到結束，產生的財務檔案型別相對規律，主要包括兩大類：一是會計核算的專業材料，例如會計憑證、賬簿、財務報告等;二是收入票據類，例如服務業統一收據、行政事業單位的非稅統一收入票據、往來款票據、校內業務收據等。這兩大類財務檔案完整反映了高校日常經濟業務的收支情況。

　　4.易破壞性。

　　主要體現在兩方面，一是人為破壞，例如出於某些原因，如果管理人員素質不高或疏於管理讓一些另有所圖的查閱人有機可乘，可能會出現財務檔案被篡改、丟失、損毀、系統紊亂等情況;二是自然破壞，由於自然災害等原因導致破壞，例如地震、火災等，也有可能檔案儲存本身材質發生老化，使得財務檔案受到不同程度的破壞。

　　三、高校財務檔案管理工作中存在的問題

　　1.財務檔案管理模式落後，檔案利用率低。

　　目前高校主要儲存的是紙質財務檔案，只重數量不重質量，工作量大時，有些管理人員未必能做到嚴格按照規範認真稽核裝訂憑證及歸檔，還有可能存在歸檔不及時的情況。因此，使用最原始的方法對大量財務檔案進行歸檔、檢索，直接導致管理效率和使用效率低下。

　　2.財務檔案管理制度不完善，銷燬工作滯後。

　　財政部、國家檔案局頒佈了《會計檔案管理辦法》，但是在實際工作中關於財務檔案管理的制度並不完善，缺乏統一性和標準性，存在以下問題。一是很多高校不重視財務檔案管理工作，沒有設定專門的財務檔案管理崗位和檔案存放空間及設施，讓財務部門自己查閱財務檔案,儲存地點分散，極易出現存放混亂、丟失情況。二是管理工作的相關制度不夠完善，沒有制定專門的財務檔案查閱和使用制度，存在有章不循、有章難循、隨意查閱複製的情況。三是大多數高校的財務檔案銷燬工作普遍滯後，大量超期存放的財務檔案佔用了檔案庫房，加大了檔案管理部門的工作量，嚴重影響檔案管理和利用效率。隨著財務工作量的龐雜，這些問題更加凸顯。

　　3.財務檔案管理隊伍專業性差，缺乏專門硬體設施。

　　目前，大多數高校財務檔案先由財務部門暫存，達到一定期限後才會移交學校檔案管理部門。在財務部門暫存檔案期間，沒有設定專門的管理人員，多由財務人員兼職，在財務工作量大、繁雜的情況下分工不明確，財務檔案的收集、整理工作往往被忽視。學校檔案部門工作人員也並未全都受過專業培訓，做不到利用先進方法管理檔案，與資訊時代高科技發展脫節。有的財務部門辦公條件有限，沒有專門的庫房，把檔案堆放在辦公室，可隨意翻閱，達不到檔案存放的安全性要求，不能確保檔案的真實性和完整性。同時，普通辦公室的儲存條件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面難以滿足檔案資料的儲存要求。

　　4.財務檔案電子化管理起步晚，資訊化建設水平低。

　　受經費所限和重視程度影響，目前我國大多數高校未實現財務檔案電子化，與銀行等部門的財務檔案資訊化建設水平相距甚遠。雖然有些高校已經建立了電子賬務系統，但這些資訊化工作主要集中在財務軟體上，忽略了將紙質檔案影像化儲存。並且財務軟體僅限財務部門使用，學校其他部門人員無法及時查詢相關資料，這無疑又加大對紙質財務檔案的查閱頻率，增加財務檔案管理人員的工作量。

　　四、提高高校財務檔案管理工作水平的建議

　　1.重視財務檔案管理工作，改善提升硬體設施。

　　高校應加強對財務檔案管理工作的重視，保證管理工作需要的人力和物力。應設定財務檔案管理崗位，培養既有職業道德又有檔案管理經驗的高素質管理隊伍，通過多種方式調動管理人員的積極性，經常開展職業道德、業務素質等方面的交流和培訓。為了財務檔案保管的安全性、規範性和保密性，高校應提供合適的空間和檔案櫃架等設施存放檔案，配備空調，使庫房內溫度保持在15～30℃，重視防水、防磁、防蛀、防蟲、防潮、防盜、防晒、防火等工作。

　　2.完善財務檔案管理制度，加強制度化建設。

　　高校財務檔案管理工作的有序開展有賴於完善的管理制度。首先應建立財務檔案日常管理制度、借閱制度以及檔案銷燬制度，明確管理人員的工作職責，理清管理工作流程，嚴禁隨意丟放、複製、損毀財務檔案，定期監督檢查檔案存放情況;建立內控制度，杜絕財務檔案工作的違規違紀行為;對損毀破壞、複製財務檔案、洩露檔案資訊等行為實行責任追究制，嚴懲不怠。

　　3.選用高素質財務管理人員，提高管理規範性。

　　隨著高校財務工作量的日益龐大，財務檔案資料日益增多。財務檔案的特點要求應由職業道德高、專業素質過硬的工作人員專職管理。在職業道德方面，財務檔案管理人員必須嚴謹、敬業，既要有原則性，也有較好的人際交往能力;在專業素質方面，不僅要了解財務部門的工作情況，及時採用科學方法分類整理檔案材料，還應掌握財務軟體的相關功能操作，儲存、備份好電算化財務檔案，保證財務檔案的完整性。要採取多種方式、途徑提高管理人員的綜合素質，例如舉辦業務培訓、校際交流工作經驗等。

　　4.加強財務檔案資訊化建設，提高檔案利用率。

　　財務工作的資訊化為財務檔案管理奠定了基礎，為了能夠提高財務檔案的利用率，提供更好的檔案服務，高校應重視財務檔案管理資訊化建設，加強財務檔案管理軟體的開發，使得檔案管理工作整個流程能夠通過資訊化平臺實現。例如開發附有財務檔案管理的財務軟體，能夠使財務人員在做賬時對財務資料影像化儲存，上傳至軟體中，自動生成賬務附件，檔案管理人員可通過搜尋憑證編號、專案名稱、經手人等資訊得到相關財務資料，提供給查詢人員，也可根據實際情況授權給部門負責人、經費負責人等，建立財務資源資訊平臺，實現財務檔案數字化共享。總之，高校財務檔案反映了高校的經濟活動，體現了高校整體發展情況，為領導層做出決策提供了基礎資訊。應加強財務檔案管理工作的制度建設，提高財務檔案管理人員的綜合素質，改善管理環境和硬體設施，採用現代化技術和科學的管理方法，實現財務檔案管理資訊化，提高財務檔案利用率，更好地服務於高校發展。

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　　範文二：高校

　　一高校財務檔案管理資訊化制度建設

　　在資訊化背景下，高校財務檔案管理工作中的資訊化建設能夠有效提高高校財務檔案管理質量與效率，但是同時，高校財務檔案管理資訊化建設工作作為一項具有整體性與全域性性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發展為視角來對高校財務管理工作開展科學的統籌規劃，通過構建高校財務檔案管理資訊化制度來為高校財務檔案管理資訊化建設工作的規範化發展建立前提與保障。當前眾多高校在財務檔案管理資訊化建設工作中都存在操作有待規範以及目標有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務檔案管理資訊化建設單位職責進行明確，並確立高校檔案管理單位與財務單位在高校財務檔案管理資訊化建設中的地位與作用，其中高校財務管理部門需要有序的開展財務檔案資料化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務管理部門密切配合以做好高校財務檔案的網路化應用。其他相關的高校部門也應當積極參與，通過配合高校財務管理部門與檔案管理部門來做好財務檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構建財務檔案管理資訊化建設制度的基礎上通過聯絡實際、積極探索來對相關制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內部網路與外部網路的隔離制度、財務檔案資料資訊的備份制度、財務檔案資訊資料庫系統的維護制度與監控制度等。

　　二高校財務檔案管理資訊化基礎設施的完善

　　在資訊化背景下，高校財務檔案管理要實現資訊化建設，就有必要對與財務檔案管理資訊化建設相關的基礎設施做出完善，這些設施包括資料儲存器、伺服器、資料庫管理系統、作業系統、安全系統、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理資訊化建設的過程中具有一些具備較強資訊處理能力、較大儲存功能的儲存器與伺服器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的作業系統、搭建能夠覆蓋高校的資訊網路系統，才能夠讓財務檔案管理資訊化建設工作具備硬體平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統以及資料庫系統等軟體平臺，其中包括財務檔案資料處理軟體、資料儲存系統、資料庫管理與操作程式、計算機以及資料庫監控程式、電子檔案管理程式等。在硬體平臺以及軟體平臺的搭建中，高校要重視實現財務檔案管理資訊化建設中軟硬體的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據來對軟硬體做出不斷調整以適應高校財務檔案管理資訊化工作的開展，這是推動財務檔案管理資訊化工作有序開展的基本保障。

　　三高校財務檔案資料的數字化與網路化

　　高校財務檔案資訊資料要實現數字化，必須要求檔案資訊能夠完整準確，並且在收集與歸檔過程中做到及時與規範。在對高校財務檔案資訊資料開展數字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理;其次需要對具有利用價值的紙質檔案開展數字化轉換。在此階段，需要通過提高數字化轉換工作質量來實現檔案資訊資料的規範化與標準化，在做好財務檔案資訊資料編研工作的基礎上為檔案管理工作的資訊化打下良好基礎。在高校財務檔案管理資訊化建設過程中，財務檔案資訊資料的網路化是十分關鍵的環節，同時也是實現資訊資料共享的主要渠道。在此階段，建設檔案資訊資料庫是實現檔案資訊資料網路化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數字化轉換的紙質檔案錄入檔案資料庫中，並確保其中資訊資料被檔案資料庫識別與儲存。同時有必要對高校檔案管理網站做出構建與完善，發揮出檔案管理網站在傳遞檔案資訊中的重要作用，以便在實現高校網站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案資訊資料的利用效率。也正因為如此，在高校開發財務檔案資料庫以及其他管理系統的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案資訊需求為依據，通過協調高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構建一種具有暢通的檔案資訊收集渠道、協調運轉、高效服務且具備合理結構的財務檔案管理模式，同時為財務檔案資訊需求者提供資料下載以及資訊檢索等服務，並利用現代通訊技術來為財務檔案資訊的需求者提供諮詢服務，從而確保高校財務檔案資訊在推動高校發展與建設中作用的充分發揮。

　　四高校財務檔案管理工作隊伍整體素質的提高

　　資訊化背景下的高校財務檔案管理工作對高校財務檔案管理工作隊伍素質提出了更高的要求，並且在高校財務檔案管理資訊化建設中，軟硬體設施的操作、管理以及維護都需要由具有較高素質的高校財務檔案管理工作者來實現，所以以高校財務管理資訊化建設工作需求為依據，通過開展培訓等工作來提高高校財務檔案管理工作隊伍整體素質是十分必要的。在高校財務檔案管理工作隊伍的培訓過程中，需要做到內部培養與外部培養的結合，並分階段、有規劃地統一進行。在培訓內容方面，則需要圍繞強化高校財務檔案管理工作者財務檔案管理專業能力以及資訊素養兩個方面進行開展，在財務檔案管理專業方面引導財務檔案管理工作者不斷更新自身知識以對自身知識體系做出完善，在資訊素養方面則需要重點強調財務檔案管理工作者資訊分析能力、資料庫維護能力、網站建設能力、網站維護能力以及對檔案進行數字化處理能力的提升。對於財務檔案資訊化管理系統的開發與操作人員而言，不僅要求他們具備網路技術知識以及計算機技術知識，同時要求他們能夠對財務檔案管理知識作出一定了解，從而確保財務檔案資訊化管理中財務檔案資訊錄入、處理工作的規範化。