辦公電腦軟體的常用技巧

　　微軟的辦公軟體,是我們日常工作生活中經常用的一款文件處理軟體。那麼,我們在使用辦公軟體時,該如何有效提高我們的工作效率呢?今天小編就來告訴你們一些常見的技巧方法。

　　Office辦公軟體儲存的常用技巧

　　不論正在處理的Office文件是新建的還是以前儲存過的，您都可儲存它，還可使用不同檔名或在不同位置儲存該檔案的副本。

　　儲存檔案的位置

　　我的文件

　　啟動 Microsoft Office 程式後，當開啟“開啟”和“另存為”對話方塊時，在預設情況下將出現“我的文件”資料夾。“我的文件”資料夾適合於儲存正在處理的檔案，例如，文件、工作表或資料庫。

　　網路上的芳鄰

　　“網路上的芳鄰”位於“開啟”和“另存為”對話方塊中的“我的位置”欄 位置欄：此欄位於某些對話方塊的左側如“開啟”、“另存為”或“插入圖片”，其中包含了指向“我最近的文件”、“桌面”、“我的文件”、“我的電腦”和“網路鄰居”之類資料夾的快捷方式。上，適合於儲存要複製或釋出 釋出：將一份超文字標記語言 HTML 格式檔案副本複製到 Web 伺服器上。到網路檔案伺服器或 Web 伺服器上的資料夾中的檔案。

　　將檔案儲存到伺服器 伺服器：在區域網上，控制對部分或全部網路及其資源如印表機進行訪問的計算機。在全球資訊網上，執行 Web 伺服器軟體以響應 HTTP 協議請求的計算機，也稱為主機。上將使其他使用者可方便地訪問它們。

　　快速儲存和完全儲存之間的區別

　　使用快速儲存，Microsoft Office 程式只儲存對檔案的更改。只儲存更改所花費的時間比完全儲存少，後者儲存了完整的修訂後文件。不過，完全儲存所需要的磁碟空間比快速儲存少。當您完成某檔案中的工作時，應執行完全儲存，完成最後一次儲存。“另存為”對話方塊“工具”選單中的“儲存選項”允許您啟用或禁用快速儲存以及選擇其他選項。

　　Office文件恢復功能的方法

　　附加檔案安全性

　　您可以進一步幫助保護您的工作，方法是：使用“自動恢復”功能定期儲存正在使用的檔案的臨時副本。若要在停電或發生類似問題後恢復工作，必須在發生問題之前已經開啟“自動恢復”功能。可以將“自動恢復”儲存時間間隔設為不到 10 分鐘儲存一次預設設定為每 10 分鐘儲存一次。例如，如果設為每 5 分鐘儲存一次，與設為每 10 分鐘儲存一次相比將會恢復更多資訊。

　　在開啟“自動恢復”功能的情況下，如果 Office 或 Office 家族程式停止響應，而同時有若干開啟的檔案，則可使用“Microsoft Office 應用程式恢復”對話方塊，已恢復的檔案將顯示在“文件恢復”任務窗格中。檔案中的資料反映“自動恢復”最後一次儲存檔案時的資料。“自動恢復”不應用作手動儲存或備份檔案的替代方式。

　　更改自動檔案恢復的儲存間隔

　　在“工具”選單上，單擊“選項”，再單擊“儲存”選項卡。

　　選中“自動儲存時間間隔”複選框。

　　在“分鐘”框中，指定希望 Microsoft Office 程式儲存檔案的頻率。

　　註釋 不要使用“自動恢復”來代替通過單擊“常用”工具欄 上的“儲存” 所進行的常規儲存操作。

　　指定儲存自動恢復檔案的位置

　　在“工具”選單上，單擊“選項”，然後單擊“檔案位置”選項卡。

　　在“檔案型別”框中，單擊“‘自動恢復’檔案”。

　　單擊“修改”。

　　如果要在另一個資料夾下儲存自動恢復檔案，請定位並開啟該資料夾。

　　Office文件時常見的問題及解決

　　無法開啟檔案。

　　檔案可能已損壞

　　試圖開啟的檔案可能已損壞。Microsoft Office 程式可以讓您試著從損壞的檔案中恢復文字，或者如果恢復的檔案無法使用，那麼您可以刪除損壞的檔案，然後開啟備份。

　　一、如果所使用的 Microsoft Office 程式沒有響應，請恢復程式。

　　操作方法

　　1、在 Microsoft Windows“開始”選單上，指向“所有程式”， 指向“Microsoft Office”，再指向“Microsoft Office 工具”，然後單擊“Microsoft Office 應用程式恢復”。

　　2、在“應用程式”列表中，單擊沒有響應的程式或文件。

　　3、請執行下列操作之一：

　　·若要試圖恢復先前正在使用的檔案，請單擊“恢復應用程式”或“重新啟動應用程式”。

　　·如果只想關閉程式，並且放棄對檔案進行的最新更改，請單擊“結束應用程式”。

　　4、可將導致問題的錯誤報告給 Microsoft，以用於改進此程式的將來版本。單擊“傳送錯誤報告”或“不傳送”。

　　註釋 如果沒有連線到 Internet，請單擊“以後再發送錯誤報告”，以在下次連線時，提示您傳送該報告。

　　二、開啟 Office 程式。

　　三、檢視在“文件恢復”任務窗格 任務窗格：Office 應用程式中提供常用命令的視窗。它的位置適宜，尺寸又小，您可以一邊使用這些命令，同時繼續處理檔案。中列出的檔案，然後決定要保留的檔案。

　　操作方法

　　·如果檔案標題中含有“[已恢復]”，則該檔案通常比標題中含有“[原始檔案]”的檔案包含更多最近所做的更改。

　　·如果要檢視對檔案所進行的修復，請指向“文件恢復”任務窗格中的該檔案，單擊檔名旁的箭頭，再單擊“顯示修復”。

　　·如果要檢視所恢復的版本，請開啟所有的版本，然後儲存最好的一個版本。

　　四、對於每個要保留的檔案，請指向“文件恢復”任務窗格中的該檔案，單擊檔名旁的箭頭，然後執行下列操作之一：

　　·若要使用該檔案，請單擊“開啟”。

　　·若要儲存該檔案，請單擊“另存為”，再輸入該檔案的名稱。預設情況下，檔案將儲存在與原檔案相同的資料夾中。如果使用與原檔案相同的名稱，則原檔案將被覆蓋。當看到一條訊息詢問您是否要替換已有檔案包含截止上一次儲存檔案時所做的更改時，請單擊“是”。

　　五、開啟或儲存了所有要保留的檔案後，單擊“文件恢復”任務窗格中的“關閉”。

　　檔名可能太長

　　檔名或路徑名可能超過 223 個字元。請執行下列操作之一：

　　·縮短檔名。

　　·將檔案移動到與資料夾層次結構的頂級更加接近的另一個資料夾中。

　　再次嘗試開啟檔案。

　　檔案所處的磁碟可能太滿

　　請嘗試將檔案移動到其他磁碟以獲得更多可用的空間。

　　熟練使用辦公軟體實用的小技巧

　　可以毫不誇張地說，沒有哪個單位現在的工作可以離開電腦，而且大部分單位的部門間電腦已構成網路，但是真正會使用電子信箱的人並不很多，甚至有些人用網路資源發放通知這樣的基本技能還沒有掌握。這種情況可以很簡單地學習一下，在單位任何一臺電腦作為郵件伺服器上建立一個共享資料夾只讀檔案，資料夾可以隨便命名為“XX”拼音信箱的意思。

　　然後在其他部門電腦的桌面建立一個快捷鍵做好影射網路資源，指向作為郵件伺服器的共享資料夾，這個快捷鍵可以命名為“公眾信箱”。再將所有的Word檔案通知，放在這個資料夾內。這樣使用者只要點選這個快捷鍵，就可以很方便地看到所有的通知了。

　　辦公一族經常會使用OfficeWord，在編輯時會遇到在頁面中插入圖形或文字框位置不理想的情況，這時候就需要對他們進行微調。調整圖片或其他文字框的位置時，可以使用滑鼠或方向鍵將其移動到大致的位置，按住Ctrl鍵，再用方向鍵移動，你會發現現在圖片每次移動的間距比原來要小得多了，在Word要求的精度下完全可以達到精準要求。

　　另外，在調整圖片或其他文字框檔案的大小時，不使用滑鼠，圖片變化的大小不連續，這時按住Alt鍵，再調節，其大小就可以任意調節了。有興趣的朋友不妨嘗試一下。