怎樣建立溝通協調機制與人溝通手法

　　調工作是系統內部運動不停頓的調節組合工作，也是深入細緻的思想工作。下面小編整理了建立溝通協調機制的方法，供你閱讀參考。

　　建立溝通協調機制的方法：與人溝通手法

　　把握好角色，不越權越位

　　做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。祕書工作者做協調工作時，雖然是主持者，但也並不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說，祕書工作者是代表領導做協調工作的。如果把主持者誤認為決策者，必將產生角色錯位問題。我們在與協調物件溝通，傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發揮，加進自以為和領導意見一致的內容。

　　把握好方法，不以權壓人

　　在工作協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的，特別是在被協調者意見難以統一的時候，傳達權威領導人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，儘可能少用。因為協調的主要手段是協商，應以平等的態度傾聽各方意見，即便是錯誤的要求，也要考慮有無合理因素。不能因為你是協調的主持者，就以領導自居，自以為是，“老子天下第二”，聽到不同聲音就給以顏色，進行打壓，那樣必將引發對立情緒，給以後的協調工作制造障礙。

　　把握好分寸，不把簡單的問題複雜化

　　在協調工作中，既不要把複雜的問題作簡單化處理，也要注意不把小事擴大化，不把簡單的問題複雜化，不把明明白白的事情神祕化。在辦公室的日常工作中，需要協調的事，幾乎無時不有，但絕大多數是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發現需要調節的問題，說幾句調節的話，甚至開一個幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態。有些矛盾在未激化前，做點幕後工作就可緩解。就協調而言，涉及重大原則的事，權力或利益衝突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽取意見，公開處置。但一般的，發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理的方針應是能私下解決的就不公開解決，能會下協調的就不開協調會，即便需要開會協調的，也應在條件具備時、在寬鬆的環境中來召開。

　　把握好火候，既不失時機也不急於求成

　　要搞好協調，時機十分重要。機不可失，時不再來。抓住有利時機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們及時出面理順關係，就可一呼百應。相反，時機不成熟，十分勉強地去統一認識，統一行動，反而會擴大矛盾，形成誤解或成見。有的同志急於完成領導交辦的任務，在有關部門毫無思想準備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結果形成了僵持的態勢。有的雖然勉強讓步，但並不服氣，在落實時扯皮推諉，影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善於捕捉溝通的良機，是反映祕書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。

　　建立溝通協調機制的方法：辦公室溝通技巧

　　1、溝通協調是使組織成為一個整體的“凝聚劑”

　　每個黨政機關與企事業單位都由數人，數十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構成。由於個體的地位、利益和成長經歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的資訊也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動溝通協調的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落後思想，簡單的認為辦公室無非是領導的“傳聲器”，組織材料的“勤務員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務、管理事務、搞好服務等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“牆上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發生這樣或那樣的矛盾，現代組織機構尤其是如此。著名管理學家巴納德認為“溝通是一個組織的成員聯絡在一起,以實現共同目標的手段”。有關資料研究表明：管理中70%的錯誤是由於不善溝通協調造成的。那麼如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標呢?這就需要溝通協調使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現。

　　2、溝通協調是領導者激勵下屬，實現其職能的基本途徑

　　一個組織的領導者無論他有多麼高超的領導藝術水平、多麼有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，並且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通於下，則人惑，下情不達於上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令。”如何做到上級領導不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實現領導的職能?領導環境理論認為，領導者就是了解下屬的願望併為此而採取相應的行動，為滿足這些願望而擬訂與實施各種方案的人，而下屬就是從領導者身上看到了一種達到自己願望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“瞭解”，都需要溝通協調這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰不殆”，作為辦公室人員只有充分認識瞭解領導者和溝通協調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。

　　3、溝通協調是辦公室乃至整個組織與外部環境建立聯絡的橋樑

　　無論政府的辦公室還是企事業單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發生各種各樣的聯絡，他必須按照已定的法規法令並結合人民的要求調整政策，承擔自己應盡的社會責任。有時公眾與部門之間產生了衝突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協調相互之間的關係，使其他部門也能積極地參與或支援配合才能化解矛盾，平息衝突。

　　溝通協調工作滲透在辦公室各項工作的每一個環節上。作為處於樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協調工作的重要性，把溝通協調工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉和任務的圓滿完成。