祕書實務與案例分析

　　祕書實務是文祕和法律文祕專業的一門專業核心課程，有做過關於祕書實務的案例分析題嗎?下面小編給大家介紹關於祕書實務案例分析的相關資料，希望對您有所幫助。

　　祕書實務分析題如下

　　請柬發出之後

　　某機關定於某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會， 發了請 柬邀請有關部門的領導光 臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

　　接到請柬的幾位部門領導很積極， 提前來到禮堂開會。 一看會場佈置不像是開表彰會的 樣子， 經詢問禮堂負責人才知道， 今天上午禮堂開報告會， 某機關的總結表彰會改換地點了。 幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什麼不重新通知? 一氣之下，都回 家去了。

　　事後，會議主辦機關的領導才解釋說，因祕書人員工作粗心， 在發請柬之前還沒有與 禮堂負責人取得聯絡，一廂情願地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前 一天下午去聯絡，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。

　　但由於邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。儘管領導登門 道歉，但造成的不良影響也難以消除。

　　思考題：這個案例告訴祕書在會議準備時應注意什麼問題呢?

　　會議方案制訂

　　中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現銷售額 8 億元 人民幣，產品

　　30%出口海外，並不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業 的先進水平。為適應生產規模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了 1 萬平方米廠房，增 加了 3 條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了 100 萬臺。 產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有 300 多個代理商， 為了讓代理商更多地瞭解公司的發展， 同時展示其即將推向市場的新產品的優勢及效能， 研 究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定 8 月 8 日一 10 日在上海市召開一次全國代理商 會議， 由公司總經理介紹企業的基本概況及發展遠景; 研發部經理介紹、 演示新產品的效能、 核心技術及測試結果; 生產部總監介紹目前企業的生產能力及生產情況; 銷售部總監介紹公 司產品的銷售情況; 公司主管副總經理就下一步銷售策略、 銷售政策及開展銷售競賽評比等 事項做專題發言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最後表彰 50 家優秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業，利用一個晚上的時間舉辦一場 聯歡晚會，安排代表遊覽上海市內的幾個景點。

　　為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上 海國際會議中心。同時各部門抽調 10 人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括 準備會議所需檔案、材料，寄發會議通知，接待，安排食宿，佈置會場，聯絡上海國際會議 中心及旅遊景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯歡晚會，購置禮品等。總 經理還特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節儉的前提下，儘量讓代表們吃好、住好、玩 好。

　　根據公司領導的意見，張副經理立即從各部門抽調了 10 位同志成立了大會籌備處，並 召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。

　　思考題：

　　1.為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。

　　2.根據會議的規模、層次和主題，會議籌備處應具體劃分哪幾個小組展開準備工作。

　　3.以籌備處的名義提交一份本次會議經費預算方案報總經理審批。

　　4. 請根據會議的內容製作一份會議日程表***要有日期、時間、內容安排、地點、參加 入、負責人、備註等項***。

　　5.請根據會議內容擬寫一份會議通知。

　　6.製作一份會議簽到單。

　　會場佈置

　　菁菁飼料工業總公司是一家國有老企業，年產 200 萬噸“龍”牌系列全價飼料，工藝裝置 先進， 技術力量雄厚， 飼料產品系列配套， 特別是公司採用國際先進配方後， 生產的“龍” 牌 系列全價飼料含有畜禽生長所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營養素，具 有營養全、飼料省、長得快、防疾病等特點，為不同品種、不同生長階段的畜禽提供充足的 營養物質。產品經公司下屬的大壯豬場試驗飼養，外貿出口豬優良品質率名列全國前茅，產 品還被認定為全國優質產品。

　　再過一個月，就是企業成立 50 週年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動，一方

　　面回顧總結企業 50 年來走過的歷程，繼承和發揚當年艱苦創業的優良傳統和精神，另一方 面是研究確定下一步企業發展戰略，尋求新的發展機遇。

　　在系列紀念活動中，安排了 4 次會議：

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　　1***慶典大會。邀請市領導、行業協會領導、新聞記者、有關專家、客戶代表、退休老 職工，以及企業員工代表約 300 人出席。根據會議方案，主席臺將安排 3 位市領 導、2 位行業領導、2 位專家、1 位客戶代表、1 位退休老職工和企業總經理、副 總經理共 11 人就座。 ***

　　2***報告會。請 2 位專家講授飼料行業的發展狀況、新技術及國外發展現狀等。會議規 模為 100 人。

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　　3***企業發展戰略研討會。邀請研究院所、高等院校及行業機構的專家、學者以及金融 界人士 20 人與 15 名企業中層以上領導幹部，共同研討企業下一步的發展戰略， 請專家為企業把脈，為企業開出處方。

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　　4***勞動模範座談會。擬邀請企業內各級勞動模範 11 人，與企業 4 位黨政領導及工會 主席進行座談，回顧創業歷程，聽取勞模對企業發展的意見和建議。

　　本著節儉辦會的原則，根據公司的安排，4 次會議的會場佈置均由公司祕書小武負責。

　　思考題：

　　1、實訓分小組進行，每個小組確定一名負責人。

　　2、每個小組在四個會場中任選一個會場進行模擬佈置。 要按真實會場佈置的要求進行實訓，並達到：

　　1.佈置慶典大會會場要熱烈、隆重。

　　2.佈置報告會會場要莊重、美觀。

　　3.佈置研討會會場要莊重、舒適。

　　4.佈置座談會會場要輕鬆、和緩。