怎樣做一名好祕書

　　企業逐漸趨向資訊化、國際化及多元化發展，對稱職出色的祕書及行政助理人員普遍有殷切的需求，對加強祕書及行政人員的工作能力極為重視，以適應社會成長的速度。怎麼做才算是一個好祕書，怎樣做到高階祕書?

　　如何做好中國式領導祕書

　　不管你是政府機關，還是在廠礦企業，不管你是為一位領導人當祕書，還是同時為幾位領導人服務，你對領導人的作風、性格、辦事習慣、起居規律、思維路子、語言特點和生活愛好，甚至他的工作經歷，都應當瞭解得清清楚楚。這樣，就可以把服務工作做到恰到好處，就容易配合協調，節拍一致。與這一點有連帶意義的一個問題，是祕書人員不但應有自己的特長，更重要的是要有適應能力，儘可能與領導人的特長、愛好相接近。

　　領導人都有個人的愛好和專長，或喜歡聽音樂，或喜歡看戲，或喜歡下棋，或喜歡繪畫書法，或喜歡體育;或擅長研究理論、總結經驗，或擅長寫文章，或擅長講話，或擅長到基層調查，找人談話，等等。祕書不妨設法同領導人的這樣那樣的興趣一致起來，不會也要學會，以便有共同語言，從生活上能打成一片，工作上便於服務。假如祕書對領導人的專長和愛好，既不瞭解又不感興趣，而且處處躲閃迴避、不聞不問，至少會導致相互淡漠如水，除了公事公辦之外，就互無往來了。

　　才幹是做祕書的基本功，若是你不能勝任祕書職務，不能完成任務，比如說：辦事，丟三拉四、拖拖拉拉;傳話，天南海北、走弦跑調;寫材料，詞不達意、不知所云;出主意，雲裡霧裡，不得要領，等等。這樣的人、這樣的事，一次兩次也許沒多大關係，三次、四次還是這樣，總會導致領導人的不滿意，哪裡還會處好關係!

　　祕書的才幹，大體上分為三種類型：

　　一是辦事型，要求精明強幹、思路敏捷，辦事利落。大部分祕書人員應是這種型別。

　　二是秀才型，是主事寫文章的，他的辦事能力不一定很強，但寫文章很擅長，同樣要求思路清楚，頭腦靈活，有學有識。有的祕書，兼有辦事、寫作兩種才能，那更受歡迎。

　　三是技術型，比如打字、印刷，辦公裝置傳真機、計算機、電話機使用和維修、機要譯電等。

　　三種類型的人員，都要把自己的本事掌握好，達到熟練程度，才能勝任愉快，才能與領導的需要相適應，也才能把關係搞好。現在，研究、討論祕書工作的各種文章、講義、講話，反反覆覆講得最多的是祕書的參謀職能，這雖然沒有什麼不可，但是，祕書人員的基礎職能是辦事，參謀多半也是在辦事中體現的。因此，決不可忽視祕書的辦事職能。而祕書的辦事才幹有許許多方面，即使是如領會能力、語言能力和了解領導這樣在日常生活中常用上的本事，也同搞好與領導的關係有直接影響。

　　祕書與領導人共事，經常接受任務，彙報工作。領導人說話各自有不同的特點：或簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時，他說了，就認為祕書懂了。而事實上，祕書聽到的與領導人頭腦中想的總是有一定差距。這當中就全靠祕書領會了。把領導人的意圖領會了，把握準確了，才能很好地執行。如果祕書一知半解，懵著去幹，不是不周全，就是把事情弄擰了，後果可想而知。自己也會疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的祕書都能熟練地寫文章，但所有的祕書必須有語言表達能力。

　　祕書在日常工作中不管是對上對下，都不能說話過快、過慢、羅嗦、冗長，詞不達意，不可夾俚語或者不文明的口頭語，使人費解，引出歧義，導致雙方都不愉快。精明的祕書，說話應當簡練明白，富於感染力，而且又忠於事實。與處好同領導的關係有特殊意義的一條，是祕書要了解領導、熟悉領導。

　　祕書的五大修養：

　　一、謀事不傳事。“腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當好領導祕書的第一要訣。“腦筋要多動”就是要為領導決策收集資訊，提供情況，當好參謀，出好主意。養成勤于思考的習慣，要把有用的、急需的資訊情況和深思熟慮的想法、建議及時提供給領導，這樣才能想領導之所想、急領導之所急，超前地、有效地為領導當好參謀。“嘴巴要少用”，就是說領導祕書說話必須要保持謹慎，克服隨意性，同樣的話別人可以說你不能說，同樣的事別人議得你議不得，因為你在領導身邊，別人很容易把你說的與領導聯絡在一起，加以議論、猜測和傳播，以免造成一些不良的影響。我認為只要注意做到“三不”就可以了：一是不議論領導的事。二是不傳播幹部的事。三是不吹噓個人的事。

　　二、幹事不鏟事。踏踏實實幹好工作，完成好領導交給的各項任務，這是當好領導祕書的基礎。當了祕書，就不能像其他工作人員一樣按點來、到點走，管家務、帶孩子，就必須做好不僅自己要加班加點、而且妻子也要跟著多吃苦多受累的思想準備。不怕艱苦的同時，還要做到不怕批評、不怕仔細，在工作中幹錯了會挨批，幹對了有時也會挨批當然這種情況很少，對待批評必須要保持“有則改之，無則加勉”的態度，否則就會覺得委屈，導致心理不平衡。有時九件工作幹好了，一件工作沒幹好，如果你以為這就差不多了，那就大錯特錯了，有時十減一併不等於九，而是等於零。必須要認識到領導身邊無小事，事事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意，不能把60分當及格。作為領導祕書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。

　　三、抹事不激事。特別是作為主要領導的祕書，職位雖然不高，但位置特殊，在協調前後任領導之間的關係、協調黨政主要領導之間的關係，以及主要領導與其他班子成員之間的關係中，有著非常重要的作用。作用發揮得好，可以使領導之間水乳交融，即使有一些非原則性的分歧也會得到化解，大事化小，小事化了;作用發揮得不好，會使領導之間的矛盾火上澆油，無意中推波助瀾。因此，祕書必須要信守“抹事不激事”的原則，“影響團結的話要兩頭瞞，有利團結的事要兩頭傳”;切不可持有“鷸蚌相爭，漁翁得利”的陰暗心理。

　　四、攬事不躲事。領導祕書本身任務繁重，完成好職責範圍內的工作已屬不易;儘管如此，對於一些與領導密切相關，領導又顧及不到的事情，也要主動承攬，不能一推了事，或是一躲了之,必須要義不容辭地承攬過來，瞭解情況，做好工作，即使是非常嚴重的問題，非需領匯出面不可，也通過祕書這一關得到緩衝。“攬事”與“攬權”不同，“攬事”體現了工作的責任心，不管領導在與不在、知與不知，該攬的都要主動承攬。否則，領導在時就攬，知道就攬;不在時、不知時就不攬，很容易造成一些矛盾的積累和激化。“攬權”則體現了一個人的虛榮心，這是做領導祕書的大忌。

　　五、成事不敗事。領導祕書必須要站在領導的高度和角度去分析、考慮事情，事事都要從大局出發，為領導設身處地地去想、去辦，才能把事情辦好。主要領導公務纏身，日理萬機，光是大事、要事就應接不暇，對於一些日常小事、家務瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事、瑣事，如果處理不當，往往會在社會上、在群眾中給領導造成很大很壞的影響，這也是一些祕書“成事不足，敗事有餘”的關鍵所在。祕書給領導敗事的主要情況有兩種，一種是“假公濟私”，打著辦公事的旗號為領導辦私事。表面上看給領導省了一點錢，實際上領導形象無形之中受到很大損害。另一種是“假私濟私”，就是借給領導辦私事的時機辦自己的私事，謀個人的私利。給領導辦個一，自己得個十;給領導辦個十，自己得個百。好處我得，責任你擔。借領導之名，謀個人之利，這種情況尤其不能原諒，最終結果只能是既害了領導，也害了祕書個人。一些領導祕書“翻船”的深刻教訓，是值得我們認真借鑑和深思。