電算會計的反記賬實現方式研究論文

　　反記賬是電算化財務在經過記賬後，需要返回記賬前狀態時，進入對賬狀態下按住“CTRL”+“H”鍵啟用恢復記帳前狀態功能，然後點選它，就可以將電算化賬務恢復到記帳前狀態。以下是小編今天為大家精心準備的：電算會計的反記賬實現方式研究相關論文。內容僅供參考閱讀!

　　電算會計的反記賬實現方式研究全文如下：
 

　　摘要：無論在手工會計系統還是在計算機會計系統中，都要根據已稽核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經登記入賬的會計資料予以取消，使之恢復到記賬前的狀態。它是記賬的逆操作，也是計算機會計系統獨有的一個概念。會計軟體中要不要設反記賬功能，一直存在激烈的爭論。筆者認為，反記賬是計算機會計系統在處理經濟業務資料發生錯誤時予以更正的理想方式，不過在設計時必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對其使用設定嚴格的限制條件。

　　關鍵詞：會計軟體 反記賬 分析
 

　　0 引言

　　無論在手工會計系統還是在計算機會計系統中，都要根據已稽核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經登記入賬的會計資料予以取消，使之恢復到記賬前的狀態。它是記賬的逆操作，也是計算機會計系統獨有的一個概念。會計軟體中要不要設反記賬功能，一直存在激烈的爭論。筆者認為，反記賬是計算機會計系統在處理經濟業務資料發生錯誤時予以更正的理想方式，不過在設計時必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對其使用設定嚴格的限制條件。
 

　　1 電算化會計的反記賬作用分析

　　反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用。

　　1.1 大量的錯誤憑證被登記入賬這種情況在計算機會計系統投入使用初期***尤其在試執行期間***非常容易發生。

　　如果沒有反記賬功能，則只能編制大量的錯賬更正憑證予以更正，從而導致賬簿中存在大量的冗餘資訊，影響會計資訊的使用。從審計的角度來看，當審計人員查到一筆又一筆的錯賬時，這些錯賬也許在後續的憑證中進行了更，但仍會使審計人員對錯誤產生麻痺思想，影響審計工作效率。如果有反記賬功能就可以先取消記賬，把錯誤憑證全部更正後再重新記賬，賬簿中的冗餘資訊就可以大大減少，賬簿資訊就會簡潔明瞭，便於利用。

　　1.2 賬證不符在電腦會計資訊系統中，記賬實質上是將記賬憑證庫的有關資料轉入賬簿資料庫中，而且正式過賬前要先對記賬憑證進行平衡校驗，以保證其正確性，所以賬證一般是相符的。

　　但是當計算機會計系統遭受電腦病毒的侵襲，或者存放會計賬簿資料的電腦硬碟扇區遭受物理損害，或者賬簿資料庫在沒有啟動電腦會計軟體的情況下被人為非法篡改時，就完全可能導致賬證不符。如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確，均應先取消賬簿記錄資料，再對錯誤憑證———進行更正，稽核無誤後重新登記入賬。

　　1.3 記賬過程意外中斷在手工會計中，記賬人員只需接下去登記就可以了。

　　但在計算機會計系統中，記賬是由電腦自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記賬過程意外中斷時，財會人員無法瞭解電腦到底已經登記了多少張憑證，因而也就無法在系統恢復正常後繼續登賬。也許從理論上說，精通電腦和會計軟體的人能通過查詢賬簿資料庫記錄等方法獲知記賬過程中斷時已登記的憑證數，但對普通的會計人員來說，這是不現實的。況且即使獲知記賬過程意外中斷時已登記的憑證數，會計軟體也不允許接著記賬，唯一的辦法就是設定反記賬功能。對此，《會計核算軟體基本功能規範》也規定，會計軟體“應當具有在電腦發生故障或者由於強行關機及其他原因引起內部和外部會計資料被破壞的情況下，利用現有資料恢復到最近狀態的功能”。顯然，要恢復到“最近狀態”就需對最後一次記賬進行反記賬。
 

　　2 電算會計的反記賬功能操作

　　反記賬功能顯然不是一個常用的功能，

　　它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為由反對在會計軟體中設計反記賬功能。因此，對反記賬功能的使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：

　　2.1 操作者必須是得到系統管理員授權的原記賬人。

　　在計算機會計系統中，記賬人員應對賬簿的正確性負完全責任，誰記賬有誤就只能由誰負責更正。設定反記賬功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄後重新按正確資料記賬，從本質上講，這是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須得到系統管理員授權後才能進行反記賬。

　　2.2 只能在結賬前進行。

　　結賬就是在本期經濟業務全部處理完畢並確認無誤後予以封賬。進行結賬操作就意味著本期已經沒有經濟業務需要處理，因而不但不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經濟業務進行記賬和反記賬。

　　2.3 只能按憑證號或日期逆序連續進行操作。

　　記賬是按日期和憑證號順序進行的，只有逆序地連續取消賬簿資料庫的記錄，才能保證重新記賬的正常進行。這就意味著，反記賬時應該以賬簿資料庫的最後一條記錄***或者說是最後一張已記賬的憑證***為起點，依逆序前溯定位，確定出反記賬的記錄數，而不能從賬簿資料庫中任意抽取幾條記錄***不管是否連續***作為反記賬的範圍。
 

　　3 電算會計的反記賬實現方式研究

　　反記賬是記賬的逆操作，即將賬簿資料檔案中的最後一條或多條記錄轉回到未記賬憑證檔案中去，應該轉回的記錄就是反記賬的範圍。一般來說，這個範圍應該由反記賬執行人員根據需要確定。但是在記賬過程意外中斷而需恢復到記賬前狀態的情況下，會計軟體應該提供自動定位的功能。現有會計軟體的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿資料內容備份到硬碟的某一固定檔案中去，如記賬過程意外中斷，則以備份檔案恢復賬簿資料檔案。由於每次備份到硬碟的檔名是固定、唯一的，所以只能針對最後一次記賬資料進行恢復，且只能進行一次。而且這種備份和恢復是對月內賬簿資料的完全備份和完全恢復，如果一個單位的經濟業務量較大，在月末進行記賬和反記賬就會耗費較長的時間。為了提高效率，設想採用如下兩種方法加以解決：

　　3.1 在未記賬憑證檔案中保留已記賬憑證記錄。

　　記賬時，將記賬範圍內的憑證追加到賬簿資料檔案中，但不刪除未記賬憑證檔案中的相應記錄，只是作已記賬標識，使其在編輯、查詢未記賬憑證時能自動被過濾掉，同時每一次記賬後都在該未記賬憑證檔案上作截止標識。這樣反記賬時既可以直接按憑證日期、編號等指定範圍，也可以根據每次記賬後所作的截止標識恢復到最後一次或最後幾次記賬前的狀態。反記賬的實現也不再是將賬簿資料檔案記錄轉移到未記賬憑證檔案中，而是刪除賬簿資料檔案的有關記錄，同時去掉未記賬憑證檔案中相應記錄的已記賬標識和截止標識。在這種方式下，雖然未記賬憑證檔案的記錄增加了硬碟佔用空間，但省卻了每次正式記賬前的資料備份時間和備份檔案佔用的硬碟空間。與現行方法相比，這種方法效率更高，佔用空間更少，使用起來更靈活方便。

　　3.2 將未記賬憑證檔案與賬簿資料檔案合而為一，只設置一個記賬憑證檔案。

　　這個記賬憑證檔案用於存放全部未記賬憑證和已記賬憑證，其結構包括上述未記賬憑證檔案與賬簿資料檔案中的所有欄位，即除了未記賬憑證填制時涉及的各個欄位外，還要加上已記賬標識、記賬人姓名等。同第一種方法一樣，為了能恢復到最後一次或最後幾次記賬前的狀態，還要加上一個截止標識欄位，以記錄每次記賬的範圍。當需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時，就將打上已記賬標識的記錄過濾掉;當需要進行賬簿查詢或列印時，就把沒有已記賬標識的記錄過濾掉。每次記賬時，在記賬範圍內的憑證記錄中加上已記賬標識和記賬人姓名，並將記賬範圍內的最末一條記錄打上截止標識就可以了。這種方法下反記賬的實現更加簡單，只要將反記賬範圍內記錄中的已記賬標識、記賬人姓名以及截止標識去掉即可。