清單的實務經驗分享

這幾天忙著搬家，所以文章的更新慢了，但是，在這次搬家的經驗中我有許多的體會。昨天老婆和我說，覺得這次搬家比她想像的輕鬆，覺得我做了很多的事情。其實，這次的搬家，我確實也投入許多心力，還用了許多時間管理的技巧在上面，才能有更好的成果。我們今天要討論時間管理中任務清單及下一步行動清單的實務操作，我想到了彼得杜拉克曾經說過的一句話“做對的事，比把事情作對更重要”，檢視任務清單，就是幫助我們找出對的事情，接下來才運用下一步清單，把事情作對。找到正確路線了，不論是積極趕路，或者是緩步徐行，都會是在正確的方向上。

　　這些想法，我們運用時間管理的工具及方法來落實，我也分享我自己的經驗，讓大家參考。

（1）下一步行動清單

　　我目前會利用treo智慧型手機當作收集雜事的收件匣，之後清空收件匣後並加工成行動。但是也有一些小修正，以前我用Diddlebug這個軟體來收集手寫塗鴉，目前則是直接打字在treo上面作為收件匣，這讓整個建立下一步清單的流程更加行雲流水（我會先打字在slap這個軟體，再傳到下一步清單）。

　　下一步清單，在時間管理系統扮演的角色就像是推土機，推著我們在已經規劃好的路徑上前進。這並不簡單，因為單單迴應我們生活中各種事項就不容易了，更何況還要推動任務及目標。但是建立好下一步清單，提供我們一個整體檢視所有行動的角度，而依照場合批次處理，更可以讓我們節省許多時間，這些多出來的時間，正可以讓我們來執行任務清單上面的事情。

　　我寫上一篇“幸福行動家 線上課程（36）我使用palm的經歷”，裡面提到我利用Diddlebug來作為收件匣 ，有一位網友“李敖李敖”寫了一段話：

　　“treo的錄入效率如此之高，diddlebug這種錄入後還需二次、三次整理的軟體實在是多餘。”

　　我覺得很有道理，於是嘗試改用直接打字輸入到treo手機的方式來收集，發現真的很方便，也推薦給大家參考。想要建立行雲流水的工具使用，單單靠一個人的智慧相當困難，感謝有這們多喜歡時間管理的朋友一起討論，才能讓我們的時間管理系統不論在理論及實務上都能夠持續進步。

（2）任務清單

　　也有位網友tycho也迴應任務清單的文章說：

　　“如果按照twhsi說的只用一張紙的任務清單，這樣會列出一張比較臃腫的任務清單。如果不列，只列母任務一級，太簡單了好像會影響檢視任務的實際效果。”

　　這讓我想到，有必要再針對任務清單的工具部份在做說明。因為任務清單的概念，在時間管理的理論上算很新，搭配的工具並不完善，對大家而言也很陌生，以我個人的經驗，我覺得一個好的任務清單管理工具要具備以下兩個條件。

a. 所有的任務一目瞭然：這樣的好處是，可以整體的角度來看所有的任務，產生綜效。

b. 要能管理下一步行動：這包括兩個部份，一個是任務的下一步行動，一個是任務的補充資料，當我們準備下一步行動及資料，等於是預先規劃任務執行，讓我們在推動任務時，能夠更加的順利。

　　相對於下一步行動清單有如推土機，需要花上許多時間，在道路上前進。任務清單的角色則有如馬車的駕駛，指出方向，讓馬兒能夠拉著我們往正確方位前進，也因此駕駛的工作十分的重要。時間管理系統中，每週檢視就是為了讓我們至少每週一次好好檢視自己所有的任務，做徹底的思考，修正方向，才能讓我們持續往正確的方 向前進。

　　這也回答了網友tycho的問題，只要我們落實做好每週檢視，任務清單的太臃腫就可以刪除一些，太簡單就可以設立一些新目標來執行，配合好自己的每週發生的狀況，調整任務清單即可。

（3）任務的下一步行動

　　任務的下一步行動和收件匣的下一步行動，兩者不同，但要整合管理好，卻是要花上一些心思。

　　我總共有一個收件匣，兩個清單（下一步行動清單及任務清單），收件匣及下一步清單都在手機上，任務清單則在電腦中。我自己目前的方式是在每週檢視任務清單 後，將下週主要推動的目標放到下一步行動清單中的“本週目標”中，這樣子可以讓我隨時掌控下週的目標，想到要推動的事項，也可以直接在手機上面輸入。

　　有些人使用萬用手冊類的紙筆工具，就更方便了，每週檢視任務清單後，將下週目標作為下一步行動清單的一個分類，每天看看每週目標，並可以想出合適的行動去推動。

結語

　　整合一下我們這篇文章的重點

下一步行動清單，結合場合的概念，讓各個原本單獨的行動，可以視為一個整體，可以產生綜效的效應（例如打電話一起打，效率及品質都提高）

任務清單中，所有的任務放在一起，可以對多個任務一起作整體考量，也是一種綜效（檢視時常常會產生一些執行目標的好點子）

每週檢視時，我都會訂出下週的主要目標，並放在下一步行動清單中，這幾個目標，也可視為一個整體（周目標），產生綜效效應

我自己在做時間管理初期時，連下一步清單都管不好，但是一步步的進步後，下一步清單就在掌控中了。之後逐漸建立每週檢視的習慣，並管理好任務清單，才真正發現時間管理能對自己有很大的幫助。

　　彼得·杜拉克所說“做對的事，比把事情作對更重要”，雖然只有幾個字，卻道破時間管理的重點——時間管理的目的並不是做事情做很快而已（把事情做對），而是要管好周遭的雜事後，讓自己能夠朝著理想及目標持續的前進（做對的事），接下來的文章，我們還會針對任務清單繼續討論，加油。