檔案管理規章制度範文

　　檔案管理規章制度是為了加強對檔案的管理而制定實施的一項規則，下面是小編精心整理的，供大家學習和參閱。

　　會計檔案管理規章制度

　　為了加強和規範會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和洩密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

　　第一條會計檔案的歸檔範圍。

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度資料備份盤、會計核算系統軟體、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　一會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證。

　　二會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　　三財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附註及必要的文說明。

　　四其他類。包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有儲存價值的會計核算資料。

　　第二條 會計檔案的整理。

　　會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個型別的案卷，將各卷按順序編號。

　　一會計憑證

　　1 按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　2 分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　3 裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　二會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　1 會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。

　　2 會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　3 活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊!全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　4 會計賬簿的裝訂順序：

　　a. 會計賬簿裝訂封面;

　　b. 賬簿啟用表;

　　c. 賬戶目錄;

　　d. 按本賬簿頁數，順序裝訂項頁;

　　e. 會計賬簿裝訂封底。

　　5 裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　　6 賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　　7 裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　8 會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　三會計報表

　　會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　第三條 會計檔案的歸檔保管。

　　一 當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由業務人員保管一年，期滿後轉入檔案室並由專人保管。

　　二 會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。

　　三 機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　四磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份並詳細標註，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度資料備份盤;同期的作業系統、相關應用程式軟體及會計核算系統軟體;操作人的密碼、操作日誌等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟體保管期截止該軟體停止使用或有重大更改後五年。以磁性介質儲存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期複製，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

　　第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久儲存和定期儲存兩類。定期儲存的會計檔案其儲存期限從會計年度終了後的第一天算起，分為3年、5年、XX年、15年、25年5類。詳見附表一。

　　第五條會計檔案的借閱。

　　一建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　二凡需借會計檔案的人員，須經領導批准後，方可辦理調閱手續。

　　三借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　四借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批准，需要複製會計檔案的，須經局領導批准後方可複製。

　　第六條會計檔案的銷燬。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程式銷燬：

　　一 會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

　　二局分管領導要在會計檔案銷燬清冊上籤署意見.

　　三銷燬會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

　　四監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案。銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

　　第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　在建專案尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷燬。

　　第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第九條會計檔案的保管要採取嚴格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重!要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期複製。經過系統整理以後的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。

　　第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。

　　人事檔案管理規章制度

　　第一章 基本原則

　　第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局釋出的《幹部檔案工作條例》特制定本制度。

　　第二條　人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的幹部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用幹部服務的。

　　第三條　人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的檔案材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長曆史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

　　第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章 體制、任務和人事檔案幹部

　　第五條　人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

　　第六條　人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關於人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑑別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。?

　　第七條　人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鑽研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。?

　　第三章 人事檔案材料的收集範圍與歸檔要求

　　第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、幹部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的檔案材料，充實檔案內容。具體收集歸檔範圍見附件。?

　　第九條　公司各級黨委總支、各廠、各處室科室要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並由各單位黨委總支的人事幹事、組織幹事負責收集各單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條　收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，物件明確，手續完備、具有儲存價值。需經組織審查蓋章或本人籤的，應在蓋章籤後方能歸入人事檔案。?

　　第十一條　不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料必須詳細登記，並報請人力資源處負責人審查批准，由專人負責監銷。?

　　第十二條　人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。??

　　第四章 人事檔案的管理和利用

　　第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬於上述範圍人員的人事檔案應進行代管，並按有關部門的規定收取管理費。

　　第十四條　對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。?

　　第十五條　根據安全保密，便於查詢的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案櫃。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫溼度。?

　　第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，幹部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《幹部檔案整理工作細則》和有關規定執行。?

　　第十七條　嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案幹部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話裡洩露檔案內容。?

　　第十八條　做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便於提供利用。?

　　第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見並加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查借閱制度》辦理。

　　第五章 檔案的轉遞

　　第二十一條　人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。?

　　第二十二條　如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。?

　　第二十三條　為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，幹部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。?

　　第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。?

　　第二十五條　公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

　　附件?

　　人事檔案材料收集歸檔範圍

　　1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表如職工履歷表、登記表，任免呈報表包括上報的考察材料，鑑定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

　　2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

　　3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑑定材料。

　　4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

　　5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

　　6、評聘專業技術職務職稱工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

　　7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批覆以及所依據的證明材料。

　　8、黨團組織建設中形成的入黨志願書1-2份系統的和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事蹟及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見;入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

　　9、幹部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批覆、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別複查結論、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。

　　10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模範事蹟。

　　11、各種處分決定、調查報告、上級批覆、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

　　12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

　　13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。?

　　14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。?

　　15、高等教育、國民教育、成人教育和幹部進修、培訓工作中形成的學生學員登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授於學位的材料，學歷證明書，學習鑑定材料。

　　16、學生學籍變動記錄材料。

　　17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

　　18、畢業學生體檢表。

　　19、其他可供組織參考有儲存價值的材料。?

　　郵政檔案保密規章制度

　　一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、洩密事故發生。

　　二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密祕級以上檔案。

　　三、凡借閱祕密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批准，未經批准不得借出、複製或摘抄。

　　四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公佈、損毀、丟失、塗改、偽造或銷燬檔案、絕密檔案要單獨保管。

　　五、密級檔案要經常查對，失洩密時要及時上報局主管領導，並對責任者進行追究處量。

　　六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　七、任何人不準私自儲存檔案或攜檔案進入公共場所。

　　八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少於兩名工作人員。

　　九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通訊轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。