祕書如何應對不速之客

　　商務助理、商務祕書，難免會遇到不速之客，總會因此而影響了自己的工作。那麼，我們該怎麼有效應付不速之客，使之既顯示出我們的禮貌，又不會而因此影響了我們的工作呢?

　　不速之客，可能是客戶、同事。我們要根據他們的身份不同，採取不同的措施。

　　首先是領導的上級或客戶。應該熱情地請他們到會客室就座，並給他們倒上一杯茶，可以說“您稍等一下，我看一下×××在不在”，並馬上告訴領導，再按領導的指示接待、安排。

　　二是領導的親朋。請他們到會客室就座，並馬上通知領導，再按領導的指示接待。

　　三是公司內部的管理人員。他們如果說有急事要見領導的話，你絕對不應該這時候拿腔拿調，馬是要馬上通報，以免誤事。

　　四是推銷員。這類人員我們可能遇到的最多。這時候你就要先讓他們稍等，然後打電話給相關部門。如果相關部門有意向或是事先有約的話，就要指引他們過去。

　　如果那些推銷員堅持要見領導，這有兩個可能。一是確實和領導有約，二是從沒約定，只是他覺得見領導可能更益於他的推銷工作，而不想去考慮是否因此耽誤了別人的工作絕大部分都是這種。這時候，也沒必要黑臉推辭，可以委婉地讓他們把材料留下，回頭請領導過目。領導如果感興趣，會及時主動和他們聯絡。

　　五是客戶。有些客戶來訪的問題，是很簡單的，根本不需要領匯出面就可以解決。所以，作為助理的你，這時候就要顯示出“分擔領導工作”的本能了。你可以介紹他們去找相關部門的主管或相關人員交涉。你應該先替他聯絡一下，然後再向他指明該部門的名稱、位置。如果不好找，最好能引領客人去。

　　六是其他不速之客。這種情況，你就要先請對方報上姓名、單位、來訪目的等基本資料後，再去請示領導，由領導自己決定是不是會見。

　　由此可見，應對不速之客的基本方式，還是要多“請示”，不可以擅作主張，一不小心得罪了公司的大客戶或是得罪了領導的私人關係，就沒必要了。