行政文祕必備知識

　　作為你瞭解多少，一起來。

　　一、紅標頭檔案的製作及標準

　　1.進行頁面設定

　　選擇“檔案”——“頁面設定”選擇“頁邊距”附籤，上：3.7釐米下：3.5釐米左：2.8釐米右：2.6釐米。選擇“版式”附籤，將“頁首和頁尾”設定成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文件網格”附籤，“字型設定”，“中文字型”設定為“仿宋”;“字號”設定成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字元網格”;將“每行”設定成“28”個字元;“每頁”設定成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設定成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

　　2.插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設定為“頁面底端頁尾”，“對齊方式”設定為“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設定為全形的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設定。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線;並將頁碼字號設定成“四號”;字型任意;奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。

　　3.發文機關標識製作

　　選擇“插入”——“文字框”——“橫排”選單項，滑鼠將會變成“┼”，在wordXX版面上單擊滑鼠左鍵，出現一個文字框，在該文字框內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文字框，單擊滑鼠右鍵——“設定文字框格式”，在這裡來設定紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定成“無填充顏色”。選擇“大小”附籤，“高度”設定成“2cm”;寬度設定成“15.5cm”。注：使用者可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附籤，單擊“高階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”;垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：使用者可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。

　　選擇“文字框”附籤，左、右、上、下都設定成“0cm”，單擊“確定”完成。文字框屬性全部設定完成，單擊“確定”按鈕。選中文字框內的全部文字，將顏色設定成“紅色”，字型設定成“小標宋簡體”，字號根據文字框的大小設定成相應字號，但要儘量充滿該文字框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭製作完成。

　　4.紅線製作

　　首先將“檢視”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，滑鼠會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的shift鍵，右手拖動滑鼠從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊滑鼠右鍵，選擇“設定自選圖形格式”，紅線的屬性在這裡進行設定。選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定為“紅色”;“虛實”設定為“實線”;“粗線”設定為“2.25磅”。選擇“大小”附籤，“寬度”設定為“15.5cm”。選擇“版式”附籤，單擊“高階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“7cm”——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：使用者可根據實際情況進行調節。單擊確定。

　　5.文號製作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字型、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字型;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。

　　注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤，找到六角符號後，將游標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6.主題詞製作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊滑鼠右鍵——表格屬性——“表格”附籤，“對齊方式”設定為“居中”;然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”視窗中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。

　　7.儲存成模板檔案

　　單擊“檔案”——“儲存”，“儲存型別”：選擇“文件模板*.dot”;“檔名”：給模板命名;“儲存位置”：模板所在路徑一般不做，預設即可。至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以呼叫該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“檔案”——“開啟”，找到相應的模板路徑，若模板儲存時按系統預設設定的，然後單擊“開啟”按鈕調出模板即可進行修改。

　　二、公文正文排版

　　1依據模板建立新公文：選擇“檔案”——“新建”——“常用”附籤，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

　　2製作公文正文內容：正文內容根據使用者的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟體中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：

　　標題——二號小標宋字型，居中顯示;主送機關——三號仿宋字型，頂格，冒號使用全形方式;

　　正文——三號仿宋字型;

　　成文日期——三號仿宋字型，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母o”或“數字0”代替。

　　文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字型填寫完整。最後，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。