祕書技能大賽的試題及答案

　　你知道祕書職業技能大賽決賽的試題和答案嗎，祕書技能大賽有哪些基本規則?下面小編給大家介紹關於，希望對您有所幫助。

　　祕書技能大賽試題答案如下

　　基本規則：

　　一、決賽題分為現場問答和即興演講兩種形式，事先由選手從競賽命制的試題中抽題。

　　二、現場問答：3道題，現場作答，時間3分鐘。

　　三、即興演講：1道題，現場演講，時間3分鐘。

　　一號題

　　一、現場問答：

　　1仔細檢視下面這份《電話記錄單》，請回答它的基本要素是否完備?

　　電話記錄單

　　來電時間：2008年11月×日×時×分

　　來電單位：北京市××公司

　　來話人姓名：×××

　　電話號碼：010-8899×××2

　　通話內容：該公司將派2名業務員來我單位

　　商洽購銷事宜……

　　電話記錄人：×××

　　2大型會議活動的善後工作主要有哪些?

　　3開展檔案利用工作的方式有哪些?

　　參考答案：

　　1缺“領導籤批意見或擬辦意見”、“辦理結果”

　　2安排與會人員返程、會議檔案資料的立卷歸檔、經費結算、總結等

　　3開設閱覽室、檔案外借、制發檔案複製本、出具檔案證明、提供諮詢服務、印發目錄、舉辦檔案展覽

　　二、即興演講：

　　一天，總經理辦公室祕書小呂和幾個同事相約一起吃飯。席間，大家談到了公司馬總經理和錢副總經理最近鬧矛盾的事，有的說是馬總對，有的說是錢副總對。同事要小呂就此發表看法，你認為此時此刻小呂該如何應答?

　　要點提示：背後議論上司的是非不妥。小呂作為總經理辦公室祕書，更不宜參與其中，可另換話題巧妙避開。言之成理即可酌情給分

　　二號題

　　一、現場問答：

　　1公文眉首部分文頭的構成要素有哪些?

　　2請以此次祕書職業技能大賽為例，談談會議經費預算方案的主要內容有哪些?

　　3明知領導拍板的這個方案存在重大缺失，但領導一再堅持，這個時候，你作為祕書該怎麼辦?

　　參考答案：

　　1公文份數序號、密級程度、緩急時限、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線

　　2檔案資料印製費、通訊費、裝置用品費、場所租用費、會議交通費、食宿費等

　　3作為祕書要及時勸諫，陳說利害，提出修正建議。如果領導仍然堅持，則應提前準備應急預案，以備後用。

　　二、即興演講：

　　祕書應如何處理好與異性上司的關係?

　　要點提示：忠於職守，維護上司權威;潔身自好，不被誘惑所困;保持距離，不過分親密接觸。言之成理即可酌情給分

　　三號題

　　一、現場問答：

　　1撰寫會議紀要應把握哪些要點?

　　2常見的會議座位順序安排有哪幾種?

　　3領導將你撰寫的且你認為十分滿意的文稿退回給你，讓你作大的修改，而你認為無處下手予以修改。此時，你該怎麼辦?

　　參考答案：

　　1高度的概括性，如實記錄，突出會議的中心議題，主次分明、條理清晰

　　2領導身份座位排法、專家身份座位排法、單位序列座位排法、榮譽待遇座位排法、靈活穿插座位排法等答出4項即可

　　3及時與領導溝通交流，瞭解領導的意圖並提出自己的想法;換位思考，站在領導的角度重新審視原稿;如果雙方看法仍難一致，則按領導要求重寫。

　　二、即興演講：

　　200×年初，某公司總經理在醫院用行動電話與本公司辦公室祕書李某通電話，問及近來學習情況，李祕書在通話中談及中央領導同志在某次重要會議上的講話要點 屬機密級中的部分內容。事後，祕書李某因洩露國家機密而受到處分。請你就此談談祕書如何做好保密工作?

　　要點提示：熟悉有關保密法律法規;自覺增強保密觀念和自我防範意識;嚴格遵守保密規定。

　　四號題

　　一、現場問答：

　　1公文按行文方向可分為哪幾類?

　　2影響會議效果的主要因素有哪些?

　　3某公司總經理在會上批評了銷售部吳經理，吳經理因想不通而鬧情緒。祕書小鄭瞭解到總經理批評不夠客觀，在這種情況下，小鄭應該主動做些什麼?

　　參考答案：

　　1上行文、下行文、平行文

　　2是否有開會的必要;是否準備充分;議程是否合理;主持人能力水平高低;環境狀況

　　3利用適當時機，向總經理說明事實真相;積極為雙方化解矛盾提出好的建議

　　二、即興演講：

　　一個心理健康的祕書應具有哪些基本特徵?

　　要點提示：智力正常;性格沉穩;工作專注;心態平和;人際關係和諧。言之成理即可酌情給分

　　五號題

　　一、現場問答：

　　1對公文主題的要求有哪些?

　　2會議通知主要有幾種形式?

　　3祕書小張經常為一些雞毛蒜皮的小事與周圍同事發生口角，人際關係非常緊張。作為同事，你該如何勸導小張?

　　參考答案：

　　1正確、深刻、新穎、集中

　　2口頭通知、電話通知、書面通知、發電子郵件、廣播、登報等答對4項即可

　　3指出小張的優缺點;剋制自己，寬容他人;不斤斤計較，樂於與人相處

　　二、即興演講：

　　祕書小丁正在辦公室埋頭寫檔案。突然間，一位怒氣衝衝的男士徑直朝董事長辦公室衝去，說是公司賣出的產品不符合質量要求，要求退貨賠償損失，並聲稱如果不退貨、不賠償，就要把事鬧大。此時祕書小丁該如何辦呢?

　　要點提示：不能以急應急、以硬碰硬，也不能推諉迴避。應想法平靜客戶的心情，詢問客戶反映的問題，給客戶一個解答問題的承諾。言之成理即可酌情給分

　　六號題

　　一、現場問答：

　　1公文承辦過程中催辦有哪些具體方法?

　　2邀請會議嘉賓有哪些程式?

　　3上司要你去車站代他去接多年未見面的鄉下老父親。當你與上司的老父親見面後，首先該說點什麼?

　　參考答案：

　　1電話催辦、發函催辦、登門催辦、請承辦部門來人彙報

　　2確定嘉賓名單，制發請柬，逐一聯絡確認出席情況，在會議正式召開之際再次與嘉賓聯絡並確認如何接送。

　　3 作自我介紹，同時解釋上司不能親自來車站迎接的合理理由。

　　二、即興演講：

　　某企業最近下發了《關於調整員工津貼補助的方案討論稿》，討論中引起部分員工的不滿。針對這種情況，如果你是該企業辦公室祕書，將如何協助領導處理此事?

　　要點提示：深入調查研究，廣泛聽取各方意見;對津貼補助方案中不合理處提出調整修改建議;積極協助領導向全體員工做好宣傳、解釋工作。言之成理即可酌情給分

　　七號題

　　一、現場問答：

　　1一份完整的商務旅程表應包括哪些主要內容?

　　2引導會議程序有哪些方法?

　　3在外賓抵達前應做好哪些接待準備工作?

　　參考答案：

　　1六項內容：日期某月、某日、星期幾;時間出發、返回及中途活動時間;本次旅行的目的地;交通工具;具體事項活動內容;備註提醒旅行者注意的事項

　　2會前研讀檔案材料，瞭解議程和議題;明確開、散會時間;平等參與討論等。

　　3弄清來訪外賓或代表團的基本情況;瞭解外賓的飲食、愛好、宗教禁忌以及是否有其它生活習慣;擬定來賓接待計劃

　　二、即興演講：

　　“祕書工作做的都是小事，出了問題就是大事”，請就此談談你對祕書工作的認識?

　　要點提示：事務性、服務性強，事情繁雜瑣碎，但崗位重要，一旦出現差錯就有可能影響全域性。因此，必須謹小慎微，耐心細緻。言之成理即可酌情給分

　　八號題

　　一、現場問答：

　　1常用的檔案分類有哪些方法?

　　2針對執行多年的“此頁無正文”格式取消後，新的規定是什麼?

　　3正在接電話時有客人來訪怎麼辦?

　　參考答案：

　　1年度分類法、組織機構分類法、問題分類法。

　　2印章與正文必須同處一面。

　　3示意客人先坐下稍候，儘快結束通話;向受話方道歉，說明有客人來訪，約好下次通話時間並結束通話;然後起身向客人致歉。

　　二、即興演講：

　　近年來，一些祕書人員因違法亂紀而受到黨紀國法的制裁，請你談談祕書人員應如何做到嚴潔自律?

　　要點提示：擺正位置，服務為本;自尊自重，剋制貪慾;清白做人，公道正派。言之成理即可酌情給分

　　九號題

　　一、現場問答：

　　1會議日程表與會議議程表的區別是什麼?

　　2會議準備工作協調的任務是什麼?

　　3單位只有三部車，但當天有五個人要用車，應當按什麼原則來派車?

　　參考答案：

　　1會議議程是議題的順序安排，會議日程是根據議程逐日作出的具體安排。

　　2會議的議題、時間、地點、日程、與會人員、裝置、場地等

　　3先急事後緩事，先大事後小事，先上級後下級，先高位後低位。

　　二、即興演講：

　　如果你的一個上司經常在你面前說起另一位上司的壞話，你作為祕書該怎麼辦?

　　要點提示：不參與議論、不隨聲附和。言之成理即可酌情給分

　　十號題

　　一、現場問答：

　　1公文校核的內容主要包括哪些?

　　2會議進行過程中可能出現的問題有哪些?

　　3總經理與副總經理正在辦公室吵架火藥味很重，你突然闖了進去，此時你該怎麼辦?

　　參考答案：

　　1校核報批程式、是否需要行文、有無政治政策性錯誤、是否合法、是否協調會籤、是否具有可行性、文字把關、公文格式是否正確等

　　2人員問題、場地問題、裝置問題、資料問題、健康與安全問題、行為問題。

　　3先弄清情況，如果是因為工作上的問題而發生爭論，可以考慮迴避;如果是其他事則可分散他們的注意力，或藉故將其中一位上司喚離現場。

　　二、即興演講：

　　有時，上司在正常上班時間之外指派一些工作任務給你，你對此抱以何種態度?

　　要點提示：願意接受任務，並積極做好。言之成理即可酌情給分

　　十一號題

　　一、現場問答：

　　1公文有效選擇材料的標準是什麼?

　　2會中服務工作的基本內容有哪些?

　　3我國的速記方式主要分為幾類?

　　參考答案：

　　1真實、準確、新穎、典型

　　2迎接與會者、簽到引座、分發檔案資料、做好協調工作、做好會議記錄等

　　3手寫速記、計算機速記

　　二、即興演講：

　　某公司準備召開一次各部門經理參加的臨時性重要會議，祕書小張負責通知與會人員，他覺得這是內部會議就沒有向各部門經理髮送正式通知，只在公司宣傳欄上貼了一張會議通知。小張的做法是否妥當?為什麼?

　　要點提示：小張的做法不妥。召開臨時性重要會議，應事前發出正式通知

　　十二號題

　　一、現場問答：

　　1“函”的正文一般由哪幾個部分組成?

　　2會議常見的座次排列方法有哪些?

　　3如果會議需要攝影，事前祕書應做好哪些準備工作?

　　參考答案：

　　1緣由、事項、希望請求

　　2橫排法、豎排法、左右排列法

　　3聯絡好攝影單位和攝影師;選擇好合影場地;確定合影時間;及時通知攝影師攝影

　　二、即興演講：

　　祕書人員如何提高自身能力素質?

　　要點提示：加強學習，調查研究，總結積累經驗，大膽創新，勤於實踐。言之成理即可酌情給分

　　十三號題

　　一、現場問答：

　　1述職報告包括哪些基本內容?

　　2召開新聞釋出會，事前需做好哪些服務工作?

　　3調查研究應遵循哪些基本原則?

　　參考答案：

　　1標題、稱謂、正文、落款

　　2對其必要性進行調查研究、確定主持人和發言人、選定會場、邀請記者

　　3實事求是、不先入為主、充分佔有材料、堅持正確的調研方法

　　二、即興演講：

　　祕書如何處理好與領導集體的關係?

　　要點提示：擺正角色位置;按職責分工請示彙報;一視同仁，不厚此薄彼;不在背後議論領導。言之成理即可酌情給分

　　十四號題

　　一、現場問答：

　　1公文銷燬需遵循哪些原則?

　　2會議證件主要有哪幾種?

　　3信件拆封時需注意哪些方面?

　　參考答案：

　　1須經過鑑別和領導批准、有專人監督、到指定的銷燬場所、當場銷燬

　　2出席證代表證、列席證、來賓證、簽到證、選舉證、工作人員證等列出其中4種即可

　　3儘量避免誤拆、使用專門的拆封工具、檢查有無附件、加蓋收訖章或標註收到日期

　　二、即興演講：

　　有人說，“祕書工作既辛苦又清苦，付出與所得不成正比”，你怎麼看待?

　　要點提示：言之成理即可酌情給分

　　十五號題

　　一、現場問答：

　　1使用印章除須有領導籤批、蓋印、留存材料、不攜帶外出使用、不蓋空白憑證以外，還有哪些要求?

　　2室內會議會場準備工作主要包括哪些?

　　3辦理信訪事項應注意哪些方面?

　　參考答案：

　　1審閱瞭解用印內容、登記

　　2會標、會徽、音響、座位、花卉、空氣、安檢等列出前4項即可

　　3實事求是，按政策辦事，努力為他人排憂解難，講究工作方法

　　二、即興演講：

　　某市下了一場大雪，市政府要求各單位及時清掃門前和道路上的積雪，否則進行通報並處罰款。某企業老闆對此很反感，並告訴辦公室不予實行。如果你是該企業祕書，該怎麼辦?

　　要點提示：不應僵化地執行老闆的指示而與政府部門硬頂，要靈活處理，耐心做上司的工作，並與政府部門積極協調，妥善處理事情。言之成理即可酌情給分

　　十六號題

　　一、現場問答：

　　1歸檔檔案整理有何要求?

　　2會議生活服務具體包括哪些內容?

　　3祕書答覆記者有哪些技巧?

　　參考答案：

　　1以件為單位、隨辦隨歸、保證檔案質量

　　2住宿服務、膳食服務、交通服務、衛生及環境服務、醫療保健服務、郵政通訊服務、文化娛樂服務、購物服務等

　　3多講事實，少加議論;講述成績時要謙虛;多講過去和現在，少描述未來;不和記者較勁

　　二、即興演講：

　　公司老總與供貨商劉經理就進貨問題談了幾個回合了。這天劉經理來公司準備籤合同，但公司老總又提出了供貨中的問題，一上午無果而終。劉經理回去的時候，老總讓祕書小劉送他到電梯口。劉經理苦笑著對祕書小劉說：“你們老總今天怎麼變得這麼婆婆媽媽的，沒有一點男子漢大丈夫的氣魄?”面對這種情況，小劉應該如何應對?請你談談語言表達在祕書職業中的重要性。

　　要點提示：語言表達是祕書的一項基本功，掌握各種不同場合的語言表達技巧，就能夠始終佔據主動，獲得對方好感。言之成理即可酌情給分

　　十七號題

　　一、現場問答：

　　1發文辦理程式除文稿草擬、稽核、簽發、複核、分發、公佈外，還有哪些主要程式?

　　2會議活動通常會根據規模、任務需要將會議人員進行編組，編組的原則是什麼?

　　3扭轉錯誤報道有哪些具體步驟?

　　參考答案：

　　1繕印、用印、登記

　　2適量原則、界別原則、屬地原則、交流原則

　　3列舉申訴的理由，在與媒體方交涉前先平靜自己的情緒，平靜地重述所有的錯誤

　　二、即興演講：

　　一天早晨，老總眉頭緊鎖、一言不發地進了自己的辦公室，祕書小劉跟他打招呼“早上好!”他也愛理不理的。小劉心想：老總平時和藹可親，常常跟下屬開玩笑，今天肯定遇到煩心事了。請你就此談談祕書應如何為領導分憂解難。

　　要點提示：多一些理解、關心和支援，多從上司的角度思考問題並提出建議，主動做一些力所能及的實事言之成理即可酌情給分

　　十八號題

　　一、現場問答：

　　1決定有哪些型別?

　　2會議期間，發放會議材料一般採用哪些方式方法?

　　3當值班人員接到自然災害的情況報告後，應及時做好哪些工作?

　　參考答案：

　　1指揮性決定、知照性決定

　　2直接發放、擺放在會議桌上、放在房間

　　3立即向領導報告、瞭解和關注災情進展、根據領導意見通知相關單位做好救災準備、及時向領導反饋有關新情況

　　二、即興演講：

　　請選擇一個祕書工作案例，談談它對你做好祕書工作有何啟發?

　　要點提示：言之成理即可酌情給分

　　十九號題

　　一、現場問答：

　　1公告與通告有何區別?

　　2會議按規模可以分為哪幾類?

　　3督查工作必須遵循哪些原則?

　　參考答案：

　　1使用範圍不同，宣佈事項不同，制發者不同

　　2特大型會議、大型會議、中型會議、小型會議

　　3實事求是、領導負責、分流承辦

　　二、即興演講：

　　得知所接待的客人喜歡喝酒而且有一定的酒量，而總經理和祕書兩人平時都不喝酒。作為祕書，應如何提高主客雙方的就餐氣氛?

　　要點提示：說明實情，態度熱情，大方得體言之成理即可酌情給分

　　二十號題

　　一、現場問答：

　　1國家祕密等級分為哪幾級?

　　2會場的選定主要應考慮哪些因素?

　　3辦公環境管理應注意哪些方面?

　　參考答案：

　　1絕密、機密、祕密

　　2會場大小適中、會場地點適中、會場附屬設施齊全

　　3搞好整體規劃、在力所能及的條件下進行、領導重視程度、建立健全管理制度、因地制宜搞好綠化、美化

　　二、即興演講：

　　祕書工作中經常會遭受一些打擊和挫折，請你談談祕書如何做好心理調節、正確面對壓力?

　　要點提示：正確對待挫折，提高對挫折的容忍力，勇敢面對挫折言之成理即可酌情給分