祕書溝通禮儀介紹

　　祕書在溝通時的表現，溝通禮儀不但是其工作能力、待人接物態度的體現，也是展示個人魅力與風采的方式之一，下面小編給大家介紹關於祕書溝通禮儀的相關資料，希望對您有所幫助。

　　祕書溝通禮儀如下

　　交談的態度

　　在與人交談時應當體現出以誠相待、以禮相待、謙虛謹慎、主動熱情的基本態度，而絕對不能逢場作戲、虛情假意或應付了事。

　　一要表情自然

　　第一，專注。交談時目光應當專注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談程序相配合。眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光東遊西走，四處“掃瞄”，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應該不時地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。

　　第二，配合。交談時可適當運用眉毛、嘴、眼睛在形態上的變化，來表達自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進行。

　　第三，協調。交談時的表情應與說話的內容相配合。與上級領導談話，應恭敬而大方;與客人談話，則應親切而自然。

　　二要說話禮貌

　　第一，注意語音。與人進行交談時，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識地壓低自己說話時的音量。最佳的說話聲音標準是，只要交談物件可以聽清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙於他人，而且也說明自己缺乏教養。

　　第二，注意語態。與人交談時，在神態上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說話時，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當別人講話時，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專。最佳的語態是積極合作、認真聆聽、努力呼應、有來有往、專心致志。

　　第三，注意語氣。在與別人交談時，祕書的語氣應當和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語調抑揚頓挫一些。在交談時既不要表現得居高臨下，也不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對方，令對方反感。同時，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

　　第四，注意語速。在交談之中，語速應保持相對的穩定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時間內保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢，會給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應當力戒的。

　　三要舉止得體

　　第一，善於運用舉止傳遞資訊。例如，發言者可用手勢來補充說明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達敬人之意，又有助於雙方的溝通和交流。

　　第二，避免過分或多餘的動作。與人交談時可有動作，但動作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達敬人之意，切勿在談話時左顧右盼，或是雙手置於腦後，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時應儘量避免打哈欠，如果實在忍不住，也應側頭掩口，並向他人致歉。尤其應當注意的是，不要在交談時以手指指人，否則就有汙衊之意。

　　四要遵守慣例

　　祕書在交談時往往還能夠通過一些細節來體現自己的談話態度，在這些細節的處理上要遵守一定的既成慣例。

　　第一，注意傾聽。祕書在交談時務必要認真聆聽對方的發言，以表情舉止予以配合，從而表達自己的敬意，併為積極融入到交談中去做最充分的準備。切不可追求“獨角戲”，對他人發言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發言。

　　第二，謹慎插話。交談中不應當隨便打斷別人說話，要儘量讓對方把話說完再發表自己的看法。如確實想要插話，應向對方先打招呼：“對不起，我插一句行嗎?”所插之言亦不可冗長，一句兩句點到為止即可，不能接過話茬就開始長篇大論，完全不顧及對方的感受，也不管對方是否已經闡述完畢。

　　第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面。自己發言時要給其他人發表意見的機會，別人說話時自己則要適時發表個人看法，互動式地促進交談進行。同時，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，並利用雙方均能接受的方式進行。若發現話不投機，需及時調整話題。

　　第四，禮讓對方。在與他人進行交談時，不要以自我為中心，而忽略了對對方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對方或是質疑對方，不要動輒插嘴、抬槓，不要一人獨霸“講壇”，或者一言不發、有意冷場。

　　第五，委婉表達。在陳述自己的見解時，應該力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有餘地。即使是提出建議或忠告，也可以採用設問句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時候，都不要強人所難。

　　交談的語言

　　語言運用是否準確恰當，直接影響著交談能否順利進行。所以，在交談中尤其要注意語言的使用問題。

　　一要通俗易懂

　　第一，說普通話。在日常工作中，祕書應該自覺使用普通話，不要使用別人聽不懂的方言或土語。

　　第二，說明白話。祕書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業術語或名詞典故。在交談時，要以務實為本，應當通俗活潑、生動形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。

　　第三，說通俗話。在與普通群眾交談時，為了避免自己談話時語言枯燥乏味，應充分考慮到對方的職業、受教育程度等因素，努力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明，所說的話應力求平易通俗，以利於溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙資訊的傳達，而且容易脫離群眾。

　　二要掌握口語

　　第一，機動靈活。在交談過程中隨時對自己所運用的口語具體內容與形式進行適度的調整。從表面上來看，口語大都顯得語句簡短，結構鬆散，多有省略之處。有時，它甚至會出現話題轉變、內容脫節、詞序顛倒等現象。然而由於口頭交際具有一定的雙向性、互動性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動活潑的特性。

　　第二，簡明扼要。一方面要求發音標準，吐字清晰;另一方面則要求所說之話含義明確，不可模稜兩可產生歧義，以免造成不必要的誤會。

　　三要文明禮貌

　　第一，要儘量使用尊稱，並善於使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”“謝謝”“對不起”等。

　　第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應當既表現出使用者良好的文化素質、待人處事的實際態度，又能夠令人產生優雅、溫和、脫俗之感。

　　第三，在交談時不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識指正別人。

　　第四，交談中應當儘量避免某些不文雅的語句和說法，對於不宜明言的一些事情，可以儘量用委婉的詞句來表達，多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時，可以說：“對不起，我去一下洗手間。”或者說：“不好意思，我去打個電話。”

　　交談的內容

　　交談內容的選擇，應遵守一定的原則。

　　一要切合語境

　　第一，交談內容務必要與交談的時間、地點與場合相對應，否則就有可能出錯。

　　第二，交談內容還應符合自己的身份。應使談話符合我國的法律法規，並與單位和領導保持一致。切勿與單位或領導唱反調，切勿洩露本單位的機密。

　　二要因人而異

　　在交談時要根據交談物件的不同而選擇不同的交談內容。談話的本質是一種交流與合作，因此祕書在選擇交談內容時，就應當為談話物件著想，根據對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業、地位等而選擇適宜的話題。

　　三要回避禁忌

　　祕書在與別人交談時，應當把握好“度”。在態度上要注意剋制，不要引起對方的不快，不可一言不發，不可沒完沒了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內容上要慎重斟酌，千萬不要犯忌，不宜對自己的單位或領導橫加非議，必須時刻維護單位的聲譽，絕對不能對自己的領導、同事、同行說三道四。不應涉及對方單位內部事務，不要涉及對方弱點與短處。同時，如果雙方不是十分熟識，也不要涉及對方的個人隱私，如年齡、收入等。

　　交談的方式

　　與他人交談，既要注意具體內容，又要注意表達方式。可根據不同的情況，採取以下幾種不同的談話方式。

　　一是擴充套件式。指交談雙方就某些共同關心的問題進行由此及彼、由表及裡、由淺入深的討論。

　　二是評判式。指在交談過程中聽取對方的觀點以後，在適當的時刻，以適當的方法，恰如其分地進行插話，來發表自己就此問題的主要看法。

　　三是傾瀉式。指在談話時對對方毫無保留，將自己的全部想法都全盤托出，也就是人們通常所說的“開啟天窗說亮話”。

　　四是靜聽式。指與別人進行談話時，自己主要是洗耳恭聽。

　　五是啟發式。指交談中的一方主動幫助不善表達的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對方予以引導、支援、鼓勵，以幫助對方在談話中得以採用恰當的方法來闡述自己的見解和主張。

　　六是跳躍式。指在交談過程中，某一話題在無人呼應時，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現冷場，因而跳出原先談論的範圍，轉而挑選出令大家都感興趣的話題。