論祕書應做好哪些日常工作

　　有人說“能說會道”是祕書的看家本領，這話的確有一定的道理。祕書在工作中雖然很少去演說，但卻經常要說話，彙報情況，提出建議，傳達指示，接待來訪，協調工作等等，大量使用的是口語表達。以下是小編整理的

　　1、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調、換氣、照明的調整等。

　　2、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話;給客人端茶送水和送客人出門;接電話並轉達電話內容等。

　　3、文書工作：起草公司內外的檔案信函;各種檔案信函的收集與存檔。

　　4、日程管理：日常日程表的管理;會面的預約和登記等。

　　5、資訊管理：收集公司內外的各種資訊，並對資訊進行整理、彙編和上報。

　　6、出差準備：出差期間的日程管理;與相關單位聯絡和協調;安排交通工具、住宿地點;出差回來後的費用報銷、出差總結等。

　　7、準備會議：會場的安排;登記工作;製作會議檔案資料併發放給會議代表;作會議記錄和會議紀要等。

　　8、照顧上司：給上司沏茶或衝咖啡;安排午餐;健康管理;安排交通工具等。

　　9、檔案管理。

　　10、輔導新祕書的工作。

　　論祕書工作中遇到的挫折

　　一、不如意事十常，關鍵在於我們如何對待

　　人生難免會遇到挫折，沒有經歷過失敗的人生不是完整的人生。沒有河床的沖刷，便沒有鑽石的璀璨;沒有挫折的考驗，也便沒有不屈的人格。正因為有挫折，才有勇士與懦夫之分。記住“天降大任於斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能。” 巴爾扎克說：“挫折和不幸，是天才的進身之階;信徒的洗禮之水;能人的無價之寶;弱者的無底深淵。”

　　首先，挫折幫助你成長。人的成長過程是適應社會要求的過程，如果適應得好，就覺得寬心和諧;如果不適應，就覺得彆扭、失意。而適應就要學會調整自己的動機、追求和行為。一個人出生時,根本不知道什麼是對，什麼是錯，正是通過鼓勵、制止、允許、反對、獎勵、處罰、引導、勸說，甚至身體上的體罰與限制,才學得舉止與行為的適應和得當，學會在不同環境、不同時間、不同物件、不同規範條件下調整行為。

　　其次，挫折增強你的意志力。由學校走出社會，會承受更大的壓力，學生時代對各種困難體驗都不深，缺乏忍耐力，沒有堅強的意志，一且遇到挫折就被擊垮了。實際上生活中許多輕度挫折，是意志力的“運動場”，當你大汗淋漓地跑完全程，克服了生活的挫折，就會獲得愉快的體驗。

　　人在遭遇挫折時，往往會感到缺乏安全感，使人難以安下心來，工作和生活都會受到影響。那麼，人在遭受挫折的時候，又應如何進行除錯呢?

　　1、遇到挫折時應進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面，找出受挫的原因，採取有效的補救措施.。遇到挫折要不慌不亂，根據實際情況分析解決。

　　2、要有一個辯證的挫折觀，經常保持自信和樂觀的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。

　　3、向他人朋友們傾訴你遭受挫折心中不快以及今後打算，改變內心的壓抑狀態，以求身心的輕鬆，從而讓目光面向未來。

　　4、學會自我寬慰，能容忍挫折，要心懷坦蕩，情緒樂觀，發奮圖強，滿懷信心去爭取成功。

　　5、補償。原先的預期目標受挫，可以改行別的途徑達到目標，或者改換新的目標，獲得新的勝利，即“失之東隅，收之桑榆”。這是人的一種心理防衛機制。

　　6、昇華。人在落難受挫之後奮發向上，將自己的情感和精力轉移到有益的活動中去，使之昇華到有益於社會的高度。這也是人的一種心理防衛機制。

　　二、祕書工作對我們應對挫折的能力提出更高的要求

　　1、作為祕書,最難處理的就是人際關係方面的矛盾，其實，解決這些矛盾並不難，只要我們能夠站在對方的位置上充分的理解對方，明白他的難處,再對症下藥,問題便迎刃而解了。

　　2、對瑣碎重複的工作感到怨煩，這也是祕書工作中經常遇到的情況，通常是由於你對自己的人生價值觀認識不足，以為自己所做的事是微不足道的，或都覺得這些工作是浪費人才，應該從根本上認識到，做一個優秀的祕書，其實也並不是一件容易的事情，而且這個崗位學習到的不僅是一般的技能性的東西，而是參考別人如何管理好一個企業，或一個部門，這對於你以後的職場生涯是十分有利的。其實對繁瑣事務的厭煩源於對祕書工作本身認識不足。

　　3、與上級發生爭論也是祕書工作中會遇到的。爭論時應該做到：

　　1實現工作目標中的同事關係。領導與祕書在事業發展目標上應該是一致的，雙方爭論都是為了集體的利益，作為領導者應幫助祕書認清事業目標，並指導其為實現目標立足本職，盡職盡責，努力工作;作為祕書,應輔助領導者科學決策當好參謀和助手。

　　2爭論一定要有準備。領導主張，自有他的根據，你想否定他的根據，得有比他的根據更多、更說明問題的根據，這就需要準備。沒準備的爭論，只會滑向詭辯。沒有足夠準備，就要放棄爭論。

　　3爭論要有個和氣的開頭。切忌臨時上陣的爭論，那樣會使對方感到突然，會以為是你感情衝動的表現。

　　4爭論中一定堅持從問題出發，不是對人,切忌說“你如何如何”之類的話，更不要說對方意見的壞話，比如用“你的那個意見，純屬無稽之談”的語言，就會傷害對方的自尊心。

　　5不要時間太長 。無論爭論是否有理想結果，都不要時間過長。到一定階段，就要結束，可以說一聲“容我再想想”，把爭論結束下來。

　　6要客氣地結局。爭論統一了或者還未統一，結束時，你都應向領導說一聲：“我的見解不一定對，請領導參考。”或者說：“我在討論中，有的言語不當，請領導原諒。”這樣結束，對下次繼續爭論或不再爭論，都有好處。那種因爭論不統一而拉下臉，甩門而去的做法，是絕對不可用的。

　　三、做事先做人

　　無論何時何地從事何種工作，善良、正直、寬容的人們總是受到大家的理解、歡迎和幫助，錯誤不可避免，矛盾無處不在，只要我們做人做事都有一個端正的態度，一顆真誠的心，前方縱然荊棘叢生，到時也會左右逢源化險為夷。