商務接待禮儀常識及注意事項

　　商務禮儀是人們在商務活動中所必循遵循的行為規範和準則。以下是小編為您提供的關於文章內容，歡迎前來閱讀與參考。

　　：商務禮儀概論

　　一、什麼是商務禮儀?

　　商務禮儀是人們在商務活動中所必循遵循的行為規範和準則。顧名思義，商務接待禮儀是我們負責接待的人員在商務接待過程中所遵循的禮儀。

　　二、為什麼要學習商務禮儀?

　　隨著經濟的全球化以及我國經濟的不斷髮展，商務活動深入到我們生活的每個角落，加之各地經濟的不斷髮展，企業交流，招商引資的範圍從本地、本省、本國，發展到全世界。因此，在商務活動中，如何與人打交道變得越來越重要，也越來越受到更多人的重視，這也促使我們更多地來關注商務活動中的重要禮儀。

　　：電話禮儀

　　一、國內一些單位電話印象

　　聲音無精打采、打電話的一方不知自己打去的單位是否正確，接電話的人缺乏基本的技

　　巧，熱情不夠…….去電者難以留下對該單位的良好印象。

　　二、國際通用接電話用語

　　總機：報單位公司名聲音應清晰柔和

　　分機：部門名+自己的名字

　　直線：先報單位公司名+部門名

　　打電話應備物品：電話記錄本便籤紙+筆+相關資料，用於做記錄或與對方交流。

　　三、電話禮儀

　　1 打電話時面帶微笑以製造出愉悅的聲音;

　　2在接起電話後，問候對方並說出單位的名稱;

　　3 去電時先介紹自己，不要讓別人猜，並先詢問對方是否方便接聽電話;

　　4 最好在鈴響三聲內接起電話;

　　5 撥打國際長途時，應瞭解時差，避免打擾對方的休息;

　　6 談論公事，儘量在上班時間。並事先準備好與電話內容相關的資料備查;

　　7 好記性不如爛筆頭，應作做好詳細的電話記錄，以備不時之需;

　　8 重要電話，事先擬草稿。有重要的約定時，應重複你所記下的內容並確認這正是雙方

　　的約定;

　　9 長話短說，不要在上班時煲電話粥或講太久的私人電話;

　　10不要在電話時吃東西或心不在焉，對方能通過聲音感受到，留下不好的印象;

　　11打電話時不要太大聲，以免干擾到其他人。

　　12如果對方要找的人不在，禮貌的向對方解釋並告知對方他/她來了之後會打電話給他/

　　她，並請對方留下聯絡方法，在掛電話之前，重複對方的姓名、電話號碼以及重要的細節;

　　如對方不願意，則不必“嚴加追問”;

　　13不要讓對方在電話中感到你很困惑或是你今天的心情不好;

　　14最後，向對方說謝謝並用愉悅的聲音向對方說“再見”，別重重地放下電話聽筒，輕

　　放話筒、去電話一方或下級後放電話，以示尊重。

　　15別忘了電話是建立你的單位和你的良好形象的良好機會。

　　四、打錯電話的處理方法：

　　相信對方並非故意，耐心並禮貌地告知對方打錯了。

　　：談判禮儀

　　一、什麼是談判?

　　談判是指不同國家、不同地區、不同行業、不同單位、不同部門為了各自的利益進行的有組織、有準備的正式洽商，始終堅持或反覆調整各自的目標，以求最終達成某種協議的整個過程。在商務活動中，稱為商務談判。在政務活動中，稱為會談，如中美朝韓日俄近來關於朝核問題的六方會談。最佳談判的效果是在實現最大化我方利益的基礎上達到雙贏的目的。

　　二、談判技巧

　　充分準備：談判前充分地收集資料，瞭解對方虛實和相關其它方的情況，做到知己知彼，以期在談判中佔據有利位置。

　　善於傾聽：所謂“智者善聽”，能否正確地瞭解談判對手的實際需要，關係到談判的成敗。認真傾聽，廣泛的接收資訊，如有不清楚的地方，可請對方重複一次，洞察對方的真實意圖，推動談判的程序，同時，也讓對方感受到你對他的尊重。

　　保持耐心：即使對方發言冗長，也不要打斷對方，或是離席而去。一次談不成，應耐心的準備下一次談判。

　　察言觀色：通過對對方表情神態的觀察，瞭解冰山之下的真實情況。

　　關注細節：在細節中找到切入點，或是可以求同存異的地方，以達成最後的談判結果。

　　及時反饋：在一些雙方能達成共識的方面或一些可作適當讓步的細節上，可以就對方提出的觀點及時地反饋給對方。

　　慎重表態：在一些重大分歧、不能做出讓步的地方或自己未獲授權的方面，一定要謹慎行事，以免造成定局，而難以挽回。

　　留有餘地：在有一些不能太快讓步的方面，或為了讓對方感覺這是我方的底線，要給自己留有一些餘地，或拖延時間回答，或告知對方我們沒有被授予這種許可權，須向上級請示，來為自己爭取談判的利益。

　　三、提問技巧

　　開放式問題：即讓對方在不設固定答案的基礎上提供最多的相關資訊和觀點。如“你們認為如何?”“你公司的看法怎樣?”

　　封閉式問題：即讓對方在已有的答案範圍內進行選擇，如“你覺得這個條件怎樣?”

　　第四章 表達與演講技巧

　　一、表達與演講技巧的重要性

　　良好的表達與演講技巧可以加強人際溝通，清楚的表達自己的觀點，同時也可以將自己在工作中積累的經驗、取得的成就和自己所具備的才能等通過有邏輯的語言充分地表現出來。

　　二、表達與演講技巧的練習

　　1閱讀並分析一些經典的演講詞

　　2不善言辭的人，應爭取更多發言的機會，消除羞澀與不自信;

　　3自己命題，即興演講，鍛鍊自己的表達能力與邏輯思維能力;

　　4重要演講提前準備演講稿，並熟練掌握。脫稿演講但不要背稿，可提前準備小卡片，將演講提綱寫上，以作提示。

　　5演講前深吸一口氣，增加大腦供氧，消除緊張感。

　　6在大型活動中演講，不要將自己的注意力過分放在別人的態度上，專注於演講。

　　三、命題即興演講練習

　　：招商引資洽談會及大型商務活動禮儀

　　一、招商引資活動中的注意事項

　　1演講稿應言簡意賅，突出重點。避免從故到今，上下五千年，好像在讀導遊詞，不同領導的演講稿不要有太多重複的地方。

　　2著重介紹當地目前的社會經濟發展狀況，可用資料指標說明如GDP、進出口貿易額、引資情況、現有外資經營情況等;

　　3介紹當地的優勢產業、重點發展方向、規劃和商機以及：當地的優惠政策、投資成本和政府提供的服務;外來和外資企業在當地發展的成功案例。

　　4安排當地企業與外來企業面對面的交流洽談，避免政府唱獨角戲，無實質性內容。

　　5有外商參加活動時應提供準確通順的英文資料。

　　6不要一味地提供免費服務如免費住宿、交通、宴請、表演、旅遊等，投資者主要看中的是商業利益與回報，尤其在經濟欠發達地區。

　　7建議給投資者、外商留一些自由支配的時間，獨立考察當地的商業和人文環境。

　　二、大型商務活動的組織

　　在確定大型商務活動的舉辦後，活動主辦方應召集所有相關工作人員開會，確定總負責人、部門負責人、各部門之間的協調人員，佈置各部門分工。各部門佈置安排每名工作人員的具體分工，並確定完成分工的最後期限。總負責人定期瞭解各部門工作的進展情況，及時安排解決出現的重大問題。部門協調人員在工作進行中對各個部門的工作進行協調與配合。

　　當各部門在預定時間完成佈置的任務後，部門負責人應將任務完成情況向總負責人彙報，全體相關人員討論在活動進行過程中可能出現的新情況或緊急事件，制定出應急預案。

　　三、商務會議禮儀

　　1會議禮儀

　　會議最能體現一個單位的團體意識、整體素質及個人修養。會議室佈置燈光柔和、清晰，不宜用旋轉燈;會場佈置簡潔、清爽，突出重點;會場溫度適中太熱、太冷，24-26度為宜;會場溼度50%的相對溼度為宜加溼或提供飲水;會場大小以每人兩平方左右考慮。

　　2會議座位排列的原則：在國際商務活動當中，座位的排列應遵循三個原則，即以前為上、以中為上和以右為上。

　　商務與國際禮儀位次的排列方法一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。

　　如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。

　　參會人員的會議禮儀嚴格守時，著裝整齊、規範，儀容整潔、得體;保持良好的精神狀態，坐姿端正，不大聲打哈欠，打哈欠時用手遮住;不在會議進行中交頭接耳，談論與會議無關的事;會議中應將手機關閉或調到振動，需接重要電話時應小聲或離開會場再打，以免影響其它參會者;儘量減少會議中離座的次數，進出會場注意輕手開關門，不要發出哐哐聲;

　　認真傾聽會議主持者的發言，通過會議掌握更多的資訊，達到參會的目的。

　　第六章 名片受贈及在商務活動中與陌生人結識的禮儀

　　一、名片受贈禮儀

　　名片是在現代商務活動中清晰有效地介紹自己的快捷方式，在名片上，應包含自己的姓名、單位、單位地址和聯絡方法，讓人一目瞭然，方便對方今後與你的聯絡。在交換名片的過程當中，在一些細節上加以注意，可讓自己給對方留下更好的印象。

　　1接受名片時，不要用手指壓著並遮住對方的姓名;

　　2不要在手上把玩名片;

　　3不要把名片隨意塞入西服或制服口袋裡;

　　4收到名片仔細看後再裝入名片夾，如不知姓名讀法時，可向對方請教，不要含含糊糊。

　　5準備名片夾或將名片放在專門的包裡，顯得更專業;

　　6自己的名片和收到的名片分開放，避免再將收到的名片錯發出去;

　　7雙手遞出名片，名字朝向對方，以示尊重，同時對方也能對你的名字一目瞭然;

　　8給出名片時，右手拿著名片，同時左手托住名片遞出，一邊自報單位及姓名，“你好，我是xxxx單位的xxx”。

　　二、在商務活動結識陌生人的禮儀

　　結識陌生人，使之成為新朋友，並建立人際關係，是商務活動中的一個非常重要的環節。

　　同時，在日常生活中，與陌生人交談，也能拓寬我們的生活空間。在與陌生人的結識過程中，有許多小小的技巧：

　　1友善的態度：一個輕鬆的微笑、一句簡單的問候都能夠使對方感覺你的友善，從而願意與你結識;

　　2簡短的介紹：簡單的自我介紹或遞上你的名片，能夠讓對方對你有所瞭解，從而找到交談的話題;

　　3耐心地傾聽：在聽中獲取資訊，找到適合對方或對方感興趣的話題，拉近雙方的距離;

　　4恰當地應答：在傾聽的同時，用一些應答語，如：“是嗎?”“我同意你的觀點”來告訴對方你在認真地傾聽;

　　5積極的思考：根據談論的話題提出自己的觀點，但不要過於偏激，影響談話的氛圍;

　　6談論的話題：初次相識，在你和對方都不是很瞭解的情況下，可以先談論一些無傷大雅的話題，如：“康定的海拔較高，你還能適應吧?”“你吃得慣川菜嗎?”“你是第一次來康定嗎?印象怎麼樣?”等等

　　7熱情地告別：在談話結束後，應熱情地向對方告別，以加深對方的印象;

　　8適時的問候：在與對方結識之後，可在今後適當的機會與對方聯絡，或表示問候。