公文檔案格式管理規定

　　公文格式即公文檔案規格樣式，是指公文檔案中各個組成部分的構成方式，如何制定相關管理規定呢?下面小編給大家介紹關於的相關資料，希望對您有所幫助。

　　公文檔案格式管理條例

　　第一章 格式管理規定

　　第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。

　　第二條 公文眉首一般包括檔名稱、發文字號、簽發人等內容。

　　1、檔名稱 由發文部門全稱或規範化簡稱加“檔案”二字，用醒目、整齊、莊重字型套紅印刷，置於眉首上部，發文字號之上，居中。兩個以上部門聯合行文，主辦部門應排列在前。

　　2、發文字號 包括部門代字、年份、順序號，置於檔名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯合行文，只標註主辦部門發文字號。

　　3、簽發人 向上級部門報送的檔案，要由主要負責人簽發，主要負責人外出時，由主持工作的負責人簽發。簽發人姓名置於發文號的同行右端。

　　第三條 公文正文部分一般包括標題、主送部門、內容、附件、發文部門、發文日期、印章等。

　　1、標題 置於眉首之下、主送部門之上、居中。標題一般應當標明發文部門名稱、事由、公文種類，要準確、簡要地概括公文的主要內容，標題中除法規、規章名稱和書名外，一般不用標點符號。

　　2、主送部門 是指公文的主要受理部門，應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。一般置於標題之下、正文之上、左端頂格。一般普發公文，可主送幾個以上部門;向上請示，一般只寫一個主送部門，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他部門，可用抄送形式。

　　3、內容 是公文的主體，要求情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字簡煉、得體。公文如有附註需要說明的其他事項，應當加括號標註。

　　4、附件 正文的補充說明或有關參考資料。附件名稱標於正文內容之後、發文部門之前，註明附件名稱和件數。附件與主件合訂在一起，並在正文之後。

　　5、發文部門 又稱落款。落款應當用全稱或規範化簡稱，置於正文內容末尾的右下方。幾個部門聯合發文，應將主辦部門排列在前。

　　6、發文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發日期;聯合行文，署最後簽發部門領導人簽發日期;法規性公文，署批准日期，發文日期應當以漢字寫明年、月、日，置於發文部門署名的右下方。決定等不標明主送部門的公文，發文日期加小括號置於標題下、居中。

　　7、印章 除會議紀要外，應當加蓋發文部門印章。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內容脫離的空頁上，要在該空頁的左上方標“此頁無正文”。聯合上報的公文，由主辦部門加蓋印章;聯合下發的公文，發文部門都應加蓋印章。

　　第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發部門、印發日期、印刷份數。公文為函件時，文尾只包括主題詞、抄送欄、份數等，且不注印發部門和印發日期;會議紀要用“分送”。

　　1、主題詞 反映檔案主題內容的規範化名詞或名詞片語，置於發文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。

　　2、抄送部門 除主送部門外，其他需要執行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報”，送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報欄設在文尾主題詞之下。

　　3、印發部門、印發日期和印刷份數 印發部門是指印發公文部門的辦公部門;印發日期是印發部門印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印”;印刷份數是檔案印刷的總數，一般是根據發放範圍、歸檔份數、發文部門留用等方面的需要來確定，印成“共印×××份”。印發部門、印發日期和印刷份數置於公文末頁下端。印發部門和印發日期在同一行左右兩側，中間隔一定距離。印刷份數置於其下橫線右下側、印發日期的下方。

　　第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排，左側裝訂，公文用紙通常用A4型210毫米×297毫米，公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發文字號用小三號新宋體、左對齊，簽發人右對齊;標題用小二號新宋體加粗、居中;內容用四號新宋體。發文部門署名與正文之間空2-3行，字型為四新宋體。

　　聯合行文，發文部門署名分二行，中間空1行，等寬，發文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗，詞與詞之間空一格，不加標點，左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體，左對齊。列印、校對欄五新宋體。頁邊距：上、下各1.5釐米，左、右各2.5釐米。

　　固定值25磅行間距。結構層次序號要準確、清楚，第一層為“一”，第二層為“一”，第三層為“1”，第四層為“1”，括號外不能有標點。如果用“第一條”的形式表示，則下面的層級依次為“1”、“1”、“①”①後不應有標點，同級層號後的標點應統一。公文排版格式見附件

　　第二章 行文規則

　　第六條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。上級、領導請示問題，應做到一文一事，不得將請示事項夾在報告中。請示一般應明確一個主送部門，不要多頭主送，不要同時抄送下級部門。

　　第七條 對平級的、沒有領導或指導性關係的部門，不能發決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

　　第九條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上級部門有權責令糾正或撤銷。

　　第三章 公文辦理

　　第十條 公文辦理分為收文辦理和發文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環節組成。

　　1、收文登記

　　對收進的紙質或電子檔案，由行政部門分別簽收、流轉、登記及反饋。

　　2、閱批

　　收文登記後，公文由行政部門行政經理提出擬辦意見，轉相關部門會籤後，呈送領導閱批後，再由行政部門轉相關部門承辦或傳閱。急件應即時閱批。

　　行政部門作為檔案的流轉部門，對領導針對檔案提出的問題要及時溝通與回饋，每位領導除參加會議、公出、溝通檔案相關內容情況，應在4小時內將檔案籤批完畢，進行流轉。因出差外出，每天必須進行一次公司電子類檔案的審查、籤批。

　　3、傳遞

　　各部門傳送檔案應由專人負責。

　　4、催辦

　　各級文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況，對辦理的公文要負責檢查催辦，承辦的公文辦理完畢後，應及時反饋，防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。

　　5、存檔

　　檔案會籤、合同會籤進行完畢後，列印、整理會籤卡，並存檔。

　　第十一條 發文辦理由擬稿、核稿、簽發、編號、登記、繕印、校對、影印、傳送等環節組成。

　　第四章 附則

　　第十二條 本規定由人資行政部負責解釋。 第十八條 本規定自公佈之日起執行。