檔案管理規定

　　機要檔案是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的檔案，如何制定機要檔案的管理規定製度呢?下面小編給大家介紹關於的相關資料，希望對您有所幫助。

　　如下

　　一、辦理程式

　　一機要檔案由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，檔案應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

　　二按領導籤批的範圍進行傳閱。

　　三需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

　　四歸檔，交上級部門。

　　二、傳閱

　　一傳閱檔案要嚴格履行登記手續，按照檔案閱讀範圍進行傳閱。

　　二機要人員要隨時掌握檔案行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

　　三對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要檔案管理，防止檔案丟失。

　　三、保密

　　一機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

　　二對於機要檔案，要單獨存放，嚴加保管。

　　三借閱機密、祕密級檔案，需經辦公室主任批准;絕密級檔案一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。

　　四各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密檔案留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

　　五涉密檔案，不得複製或摘抄。

　　四、歸檔

　　一傳閱和辦理完畢的檔案，應及時清理收回，分類整理，保持整潔、清潔。

　　二凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密檔案，應及時送交機要室登記歸檔。

　　三幹部出差、調動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要檔案全部退回機要室。

　　四機要人員按上級要求及時將機要檔案收回。

　　[檔案管理制度範文篇四:辦公室管理制度]

　　第一章總則

　　一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情況，特制訂本制度。

　　二、本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。

　　三、切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

　　四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。

　　第二章職責範圍

　　一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

　　二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料資訊收集編撰等文字工作。

　　三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

　　四、協調各部門之間的行政關係，為各部門工作開展提供相應的服務。

　　五、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

　　六、收集各部門反饋資訊和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。

　　七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印製、收發傳真等。

　　第三章工作規範

　　一、辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行為規範，相關規定按照員工守則細則執行。

　　二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規範開展工作。

　　第四章辦公室事務管理

　　一、文書管理制度

　　檔案是文書的重要組成部分，檔案是各部門根據自己的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，檔案特指公司內外部發文檔案;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把檔案、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。

　　一檔案管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。

　　2、檔案管理的範圍包括:上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。

　　3、制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。

　　4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規範

　　1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。

　　3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

　　5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

　　8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。

　　第三條檔案管理流程設計

　　1、內部檔案管理流程:起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔

　　2、外部檔案管理流程:外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬

　　3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬

　　二文書管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

　　2、文書管理範圍包括:一般性文書通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編、行政人事部發文文書學習資料、各類簡報、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

　　3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁首頁尾，文字內容可根據文書具體內容進行調整。

　　4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文件與電子文件的同步更新。

　　第二條制度規範

　　1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

　　2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫<發文簿>，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

　　3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習並簽名備註。

　　4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

　　5、根據文書的時效性和儲存的價值性，對文書進行整理銷燬;須上級審批同意，方可銷燬。

　　6、辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

　　第三條流程設計

　　起草文書→填寫<發文簿>需要時→張貼→存檔→更新目錄紙質檔與電子檔→借閱→清退→審批→銷燬

　　三檔案管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

　　2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類檔案、文書資料、其他應存檔的資訊資料。

　　3、根據文書整理和檔案整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案檔案櫃保管。

　　第二條制度規範

　　1、應歸檔的檔案、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。

　　2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一專案文書材料集中整理，並貼上標籤。

　　3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

　　4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，稽核通過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。

　　5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人資訊、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

　　第三條流程設計

　　根據檔案、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

　　二、辦公用品管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程式，節約辦公經費，提高利用效率。

　　2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

　　3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

　　4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證價效比和質量，擇優選用，合理開支。

　　第二條制度規範

　　1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公裝置的入庫登記由行政辦公室全權負責。

　　2、辦公用品購置應遵循以下程式:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。

　　3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

　　4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄;因特殊情況急需領用未填表登記，事後須及時補填。

　　5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

　　6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

　　7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。

　　8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

　　第三條管理流程設計

　　編制<需求計劃表>審批採購入庫登記發放

　　編制需求計劃統計申購情況月末清算彙總出庫登記

　　三、圖書管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規範圖書管理工作。

　　2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。

　　3、根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閱。

　　第二條制度規範

　　1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

　　2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責採購圖書1-2次。

　　3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標籤並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的專案。

　　4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

　　5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

　　6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

　　第三條管理流程設計

　　1、申購流程:填寫申購單→審批→採購→圖書入庫登記

　　2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單

　　四、會議管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規範會議管理。

　　2、根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

　　3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

　　4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議程序的能力與水平，保證會議實效。

　　5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，並遵守會議紀律。

　　6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

　　第二條制度規範

　　1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

　　2、會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

　　3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，列印並張貼。

　　4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。

　　5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

　　第三條管理流程設計

　　會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:積極參與，做好會議記錄→會後:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

　　五、清潔衛生管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。

　　2、按照規定，清潔人員完成所有規定專案，並達到相應潔淨標準。

　　3、辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔專案並不定時對衛生進行保持與維護。

　　第二條制度規範

　　1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

　　2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。

　　3、清潔衛生實行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

　　4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

　　5、值日生在規定時間內做好所有清潔專案，填寫<清潔衛生值日表>，監督員認真核實，並填寫<清潔衛生監督表>。

　　6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。

　　第三條流程設計

　　安排清潔排班→完成清潔專案→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

　　六、日常事務管理

　　一接待管理

　　第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規範有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

　　第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規範。

　　第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。

　　第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔

　　二報刊收發整理

　　第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

　　第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

　　第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

　　第四條報紙每週更換一次，所有報紙每季度處理一次。

　　第五條流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理

　　三後勤管理

　　第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。

　　第二條後勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記彙總管理工作。

　　第三條辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

　　第四條根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

　　第五條辦公室人員每週進行一次外出工作時間統計，每兩週進行一次考勤彙總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤彙總。

　　第六條流程設計:監督→如實稽核→彙總登記→報表

　　四文化宣傳管理

　　第一條負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。

　　第二條根據需要，及時收集資訊、加工資訊，做好資訊傳遞工作。

　　第三條關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。

　　第四條收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上籤閱單進行進度跟蹤。

　　第五條流程設計:獲取資訊來源→編輯整理→張貼→學習→存檔

　　五其他事務

　　第一條名片製作、收發傳真等其他事務。

　　第二條負責公司文書的列印影印工作。

　　第三條負責樹木花卉的養護工作。

　　第四條協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

　　附則

　　第一條本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。

　　第二條本辦法由總經理核准後實施，修改時亦同。