試論事業單位檔案管理中的弊端

　　事業單位的高效運作與檔案的科學管理息息相關，完善的管理制度可促進事業單位全方面的方向發展。就目前來看，許多事業單位的領導者並沒有用更多的精力去加強檔案工作的管理，結果導致各部門管理問題層出不窮。因此，要解決這一狀況則必須深挖管理過程中存在的弊端。

　　1. 事業單位檔案管理中的弊端

　　1.1 檔案管理工作缺乏重視

　　在某些事業單位中，檔案管理部門的實際工作環境較簡陋，檔案儲存工作不規範，有的甚至沒有設立專門的檔案管理部門，從這一點可看出，檔案管理的價值並未能完好地在事業單位中實現[1]。許多事業單位的領導把精力集中在業務的拓展、利益的擴大、客戶的培養，缺乏對檔案管理部門技術的重視。有些領導對檔案管理的工作認識不清，認為只要把重要的檔案資料往電腦上輸入儲存便可以萬無一失、方便快捷，而對於檔案的收集、整理、歸檔、儲存等工作內容只是安排人員草草了事[1]。他們僱傭檔案管理人員回來的工作目的只是幫忙單位把資料歸類，把檔案編號，應付調檔、查檔等。實際上，不健全的檔案管理制度會阻礙著事業單位的健康發展，弱化的檔案管理意識則會嚴重延誤事業單位的命運。領導是事業單位一切工作順利開展的核心人物，其響應的舉措帶動著整個事業單位的執行。

　　1.2 檔案管理人員對檔案管理工作的業務素質下降

　　檔案管理工作是一項覆蓋事業單位各個部門資訊的資源平臺，其每個專案的建設與每個操作的規劃不斷考驗工作人員的耐心與細心[2]。每一個數據的失誤、每一份文件的流失、每一個檔案的洩密都可能帶給事業單位程度不等的損失。在某些事業單位的檔案管理部門中，可發現其工作人員是借用其他部門過來的或者兼職招聘來的[2]。這些人沒有受到相關專業的知識培訓，對檔案管理的業務工作不熟悉，對檔案的存檔、歸類流程不懂，嚴重延誤了工作效率。並且，由於這些人的檔案管理能力有一定的極限，其在審檔的過程中也會出現一定的侷限性。有些檔案管理人員是剛畢業的專科學生，由於培養的力度不足和重視不足，導致其在收集資料期間不全面、不具體、不及時、工作較被動、職業提升空間較少等，釀成的後果是逼迫他們紛紛跳槽，甚至造成檔案管理工作的停滯不前。

　　1.3 檔案管理工作人員創新意識不足，方法較落後

　　檔案管理工作人員的工作在事業單位中處於被動的狀態，每當有部門請求調動檔案時，便按部就班地把檔案發到指定部門，缺少活力，導致技術的創新遭到停滯[3]。在普遍的事業單位中，檔案工作的內容僅停留在電腦的輸入與輸出，限制了人們的操作，有的更落後的事業單位採用紙化檔案記錄資料，查閱過程非常複雜。紙化檔案作為一種最原始的檔案管理方式，有著明顯的缺點：第一，容易受到天氣條件的影響導致頁面模糊不清、蟲蛀、紙張發黃，影象檔案容易褪色;第二，不容易儲存，易被撕毀;第三，不能及時享受檔案資源線上、遠端分享;第四，加密措施簡陋。先進的檔案管理技術手段未能被好好地應用在事業單位上，工作人員的理論知識不足以對事業單位的煩瑣檔案管理工作有所創新。

　　2. 事業單位檔案管理的改革對策

　　2.1 建立健全的檔案管理機構以及完善的檔案管理制度

　　一個事業單位沒有健全的檔案管理機構將不能有效地把各項工作所需的檔案資料有組織、有安排地落實，同樣一個事業單位沒有完善的檔案管理制度，那麼工作人員則不能明確地知道自己的職責和權利。健全的檔案管理機構建設在完善的檔案管理制度之上。因此，在檔案管理制度的設立方面，需按照科學性原則分析該事業單位的檔案管理制度存在的根本問題，並清晰明確地指出其中的不足，予以糾正[3]。制度需明確工作人員管轄職務範圍以及承擔的責任，讓制度去約束工作人員的行為，同時也約束事業單位領導對檔案管理部門的規劃。對於檔案的歸檔、整理、調檔、存檔、借閱等各項閱讀操作，應儲存好瀏覽記錄，實現在檔案管理制度的監督下規範化地開展。在檔案管理部門建立獎懲分明制度，促進制度的落實，更完善檔案管理機構的建設。

　　2.2 全面提高檔案管理工作人員的職業要求和職業道德

　　對於現任的工作人員，事業單位領導應定期組織對其技能的培訓以及操作技術的掌握水平測試。這舉措不僅提高工作人員的業務處理能力，並且有利於工作人員適應事業單位檔案管理的創新需求，提高檔案管理的工作效率和質量[4]。對於檔案管理部門工作人員的招聘，應側重評估其進入部門後的心理素質以及日後潛力拓展，這有利於保障部門工作的持續性展開。煩瑣複雜的檔案資料不僅考驗工作人員的耐心與細心，還考驗其對工作的責任。因此，除了具備豐富的理論知識，還要求其具有良好的工作處理能力和同事之間的配合。領導人員還應該建立績效考核評價標準，促進工作人員在工作中不斷提升自己，發現自己的不足並努力改正。對於在檔案管理技術方面有創新的工作人員，應給予一定獎勵和提升空間[4]。對於在工作上偷竊檔案、販賣檔案的工作人員應追究相關的刑事責任。

　　2.3 提升檔案的保密程度，開展檔案管理的資訊化建設

　　加強檔案的保密工作應從兩方面開展。一方面，隨著網路資訊的不斷髮展，其帶來新技術的同時也帶來了無止境的風險，全面評估電腦的安全隱患，執行有效的安全保障軟體是防範網路風險的首要措施。另一方面，應促進檔案室安全保障的工作，由專人負責重要檔案的看管，無關人員禁止入內，並且門口應根據事業單位的規模配置保安，做好防盜工作[5]。在檔案室周圍應設立高清攝像頭，便於留下圖謀不軌分子的作案過程向公安部門遞交證據，而對於進出的工作人員應實行相關的程式登記，如果技術裝置允許，可進行拇印識別。

　　3. 結束語

　　檔案管理工作隨著資訊時代的不斷髮展理應被重視並且更好地在各事業單位中高效率地操作。領導人員和工作人員的不斷配合有利於檔案管理機構、檔案管理制度的確立與完善。推動事業單位檔案管理的工作是一個漫長的過程，新的管理理念、新的管理方法需要事業單位不斷去借鑑先進的技術經驗，招聘創新型人才，發掘其潛力。