檔案中心的理論分歧辨析

經過十餘年的介紹和討論，目前我國檔案界對檔案中心的產生和發展過程、性質和功能已有比較清晰的瞭解，大多認同檔案生命週期理論作為檔案中心的理論基礎。然而近期理論界在檔案生命週期理論的評價及其是否適合中國化問題上展開論戰，其中一些爭論涉及檔案中心的可行性，有的甚至根本否定檔案中心的理論依據。筆者以為，這種涉及檔案中心的理論分歧是我國無法普遍建立檔案中心的重要原因之一。根據現有材料，這裡僅選擇理論分歧的兩個焦點進行評析。

一、焦點之一：檔案生命週期理論與檔案中心是否存在必然聯絡？

檔案中心的理論基礎是檔案生命週期理論，這本來是檔案界大多認可的共識。但近期有學者對此給予否定的回答，甚至得出“檔案生命週期理論沒有也不可能成為成立檔案中心的理論依據”

?１?的結論。筆者無意逐一論爭，僅從三個方面略述淺見。

首先，檔案中心的建立目的和理論依據能否等同？有學者認為“經濟上的節約原則，是美國政府成立檔案中心的主要依據，而不是以檔案生命週期理論為依據”

?２?筆者可以簡要回顧一下檔案中心的產生過程。檔案中心最早產生在美國，最初形式是二戰期間海軍部為集中儲存平時不常使用的數量龐大的檔案而設立的臨時庫房。由於這種庫房及設施不如檔案館要求高，既適應了戰後的經濟形勢，又能滿足各聯邦機構的相同需求，因此很快在全美推廣開來。１９５０年頒佈的《聯邦檔案管理法》授權設定聯邦檔案中心，由國家檔案與檔案局領導，隸屬於聯邦檔案系統。儘管建立檔案中心最初的確是“一種政府行為”

?３?也的確是為了實現經濟上的節約，但這應當是檔案中心建立的目的，與其理論依據不能混為一談。從產生時間看，檔案中心先於檔案生命週期理論。檔案生命週期理論恰恰是發端於對檔案中心這一實踐事物的理論解釋，後來研究範圍擴大到了檔案的整個運動過程以及對這一過程的全面管理，最終因客觀揭示了檔案的運動過程和規律而成為檔案管理的核心理論。可見檔案中心出現在前、檔案生命週期理論形成於後，正是對理論源自實踐經驗的總結和昇華的有力證明。如果以檔案中心產生之時尚無檔案生命週期理論為由得出二者沒有必然聯絡的結論，恰恰正是對理論和實踐關係的顛倒。

其次，檔案中心與檔案生命週期理論有無必然聯絡的關鍵要看後者能否成為前者的理論基礎。筆者認為這一理論的核心內容是“檔案從形成到銷燬或永久儲存是一個完整的過程；依據檔案的不同價值及其作用形式這個完整過程可劃分為幾個不同的階段；檔案在每一階段因其特定的功用和價值而與管理形式、儲存場所之間存在一種內在的關係”

?４?它之所以是對檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象，關鍵在於抓住了檔案運動的基本動力——價值形態及其規律性的轉化。化用美國檔案學者謝倫伯格的經典論述，檔案具有兩種價值形態，即對形成機關的原始價值（第一價值）和對非形成機關的從屬價值（第二價值）。這兩種價值形態在檔案運動過程中不斷進行規律性的轉化：第一價值逐步遞減，第二價值逐步遞增，最終實現第一價值向第二價值的轉化。

第一價值決定了檔案在現行階段為形成機關服務是首要目的，儲存場所應當是機關內部，以滿足方便控制和頻繁利用的需要。到半現行階段，檔案的第一價值開始衰退，儘管其對形成機關仍具有查考作用，但利用頻率大大降低。此時服務物件仍以機關為主，儲存場所需具備兩項功能，一是繼續發揮檔案的第一價值，滿足形成機關的利用需求；二是檢驗檔案是否具有第二價值，為最終處置，即銷燬無價值檔案或將具有歷史價值的檔案移交永久儲存機構（檔案館）做好準備。進館後歷史檔案的服務物件由形成機關擴充套件到社會各界。可見，檔案生命週期理論緊緊把握價值形態的變化，描述了檔案從產生到最終銷燬或永久儲存的運動過程；揭示了這一連續過程因價值形態的規律性轉化表現出明顯的階段性特徵；闡明瞭每一階段的特定價值與服務物件、儲存場所和管理形式的對應關係。

檔案中心的性質和功能能否從檔案生命週期理論找到合理解釋呢？答案是肯定的。因為從階段劃分來看，檔案中心是與檔案的半現行階段相對應建立的一種過渡性保管機構，處在形成機關與檔案館之間的中間位置。它之所以具有過渡性和中間性，是因為半現行檔案在檔案整個運動過程中處於中間階段，相應要求保管機構既因檔案的原始價值繼續滿足形成機關的利用需求，又因檔案的潛在歷史價值為歷史檔案進館儲存做好準備。這決定了檔案中心必然具有過渡性，具備滿足形成機關利用需要和確保進館檔案質量兩項基本功能。可見，檔案生命週期理論揭示的檔案運動過程和階段劃分是一種客觀存在，儘管各階段對應的儲存場所在不同國家可能名稱各異，但都具有相同的性質和基本功能。檔案中心的現實也充分證明這一點，它在許多國家的名稱和形式不盡相同，但始終都是一種過渡性的半現行檔案保管機構。

再次，如何辯證看待檔案中心與檔案生命週期理論的關係？如上所述，檔案中心是西方國家找到的一條保管半現行檔案經濟和有效的途徑，檔案生命週期理論從探尋檔案中心的理論根源起步，逐步擴及檔案的整個生命過程和全面管理，最終上升為揭示檔案客觀運動規律的科學理論，成為檔案管理和檔案管理的理論基礎。以上分析表明檔案生命週期理論不僅無愧於檔案中心的理論依據，還能為價值形態不同的各階段檔案對應的儲存場所提供理論依據，不管它們的名稱如何。然而，檔案生命週期理論是檔案中心的理論基礎並不意味著認可這一理論就必然要建立檔案中心；也不意味著沒有檔案中心，這一理論就沒有存在的意義。如果把二者的密切聯絡僅僅看成是狹隘的依存關係或唯一的對應關係，不免過於絕對化和簡單化。筆者認為，二者確實存在密切聯絡，這種辯證關係表現為檔案中心的建立符合檔案生命週期理論；但檔案中心不是檔案生命週期理論的唯一應用物件，不能以檔案中心的建立與否作為評價該理論的高低並衡量其適用性的唯一標準。

根據以上評析，筆者的結論是檔案中心與檔案生命週期理論存在必然聯絡，檔案生命週期理論源自檔案中心實踐，併成為檔案中心堅實的理論基礎。進一步而言，檔案生命週期理論並非國外“專利”。儘管“檔案生命週期”概念最早由西方學者提出，但檔案是全世界普遍存在的事物，其運動過程和規律是一種客觀存在。檔案生命週期理論可說是西方檔案學者總結出的揭示檔案客觀運動規律的科學理論，中國同樣存在探索這一運動過程和規律的努力。因此，揭示檔案客觀運動規律的科學理論，無論在中外冠之何種名稱，都是全球檔案界共有的理論財富。這也說明我國同樣存在建立檔案中心的理論基礎。

二、焦點之二：中外檔案、檔案概念的不同能否成為我國建立檔案中心的障礙？

對檔案、檔案概念的理解是檔案中心可行性問題理論分歧的另一個焦點。有的學者認為中外檔案、檔案概念的差異，決定了檔案生命週期理論不宜中國化，自然也不宜建立檔案中心。?５?有的學者針鋒相對，提出“檔案生命週期理論完全適用於中國”［６］。對檔案生命週期理論的評價及是否適用於中國，筆者擬另文探討，這裡只想就中外檔案、檔案概念差異的實質及與檔案中心的關係略述淺見。

儘管中外檔案、檔案概念的表述有多種形式，但差異的實質從檔案生命週期理論角度看，可歸結為對檔案運動階段的劃分並不完全一致。該理論依據價值形態的轉化將檔案運動過程大致分為現行、半現行和非現行階段，從價值變化講就是第一價值旺盛、第一價值衰退、第一價值喪失／第二價值凸現三個階段。但由於各國國情和文件管理體制的差異，以及學者觀察問題角度有別，不同國家和學者可能有各種具體劃分方法，僅據有的學者粗略統計就達十數種之多，從二階段到八階段都有，劃分標準也五花八門，包括利用頻率、儲存地點、管理程式、作用形式等等［７］。這表明階段劃分不可能也不應當強求一致。與較富代表性的英美國家相比，中外檔案、檔案劃分的異同主要有三：一是對檔案階段的規定存在差異。在上述三階段中，英美國家多把非現行階段才視為檔案，而我國從半現行、甚至現行階段後期就視為檔案了。二是檔案轉化為檔案的界限或者說標誌存在差異。英美國家多以進館為轉化標誌，而我國多強調“歸檔和集中儲存，既是檔案向檔案轉化的一般程式和條件，又是檔案轉化為檔案的一般標誌和界限”［８］。三是各階段檔案對應的保管場所有同有異。英美國家分別是形成機關、檔案中心和檔案館，我國則為形成機關、檔案室和檔案館。以上差異表明我國檔案概念的外延大於英美國家，相應帶來對檔案、檔案關係的理解問題。

根據我國傳統的狹義檔案觀，把檔案與現行階段對應、檔案與後兩個階段對應，就很難理解檔案是檔案的一部分，極易得出二者是不同事物的結論。但筆者認為，國外對檔案存在廣義和狹義兩種理解。廣義檔案對應的是檔案運動全過程的所有階段，這就是檔案生命週期理論中“檔案”的含義；狹義檔案對應的是現行和半現行兩個階段，這就是英美國家通常所提的“檔案”概念。據此檔案與檔案的關係可以解釋為：檔案是廣義檔案的一部分，檔案由狹義檔案轉化而來，檔案與現行、半現行檔案是同一事物在不同運動階段上價值形態的體現。這樣一來，中外檔案、檔案劃分的差異主要就是對檔案（狹義）由何階段轉化為檔案以及轉化依據和標誌的不同認識。我國多把檔案從業務部門或文書處理部門移交到檔案室後稱之為檔案，表明檔案從半現行階段開始轉化，轉化依據和標誌通常是“歸檔”。而在英美國家，檔案直到非現行階段進館儲存後才被視為檔案，轉化依據和標誌多是“進館”。筆者認為檔案從哪一階段轉化為檔案並不重要，關鍵應認清引起轉化的本質因素。無論是我國的“歸檔”，還是英美國家的“進館”，都不足為本質因素。因為這種轉化包括存貯形式和本質兩個方面，前者是指檔案辦理完畢後經過立卷歸檔，由分散流通狀態轉變為集中存貯狀態；後者是指檔案由記述和傳達現行資訊的載體轉化為歷史記錄。歸檔和進館都只不過是為安全保管和利用的方便而實行的一種工作制度或程式，只能表現存貯形式的轉化，無法完全體現檔案與檔案的本質區別。只有檔案生命週期理論提出的價值形態的變化，才能全面揭示出文件與檔案發生存貯形式和本質作用變化的本質因素。可見，與歸檔和進館相比，價值形態轉化才是檔案向檔案轉化的一種更加客觀的依據和標誌。

中外對檔案、檔案概念的不同理解應否阻礙檔案中心的建立，筆者持否定看法。理由主要有三。首先，儘管中外文件劃分存在差異，但都實施了分階段管理，各階段均有相應的保管場所和管理形式。這說明中外存在這樣一種共識——尊重檔案客觀規律採取階段式管理，使管理最為合理和有效。這種共識就可為我國建立具有諸多優越性、廣受西方青睞的檔案中心清除理論障礙。其次，檔案中心是與半現行檔案相對應的管理機構，因經濟高效的優點得以在西方國家普及。無論我國有無半現行檔案的提法，這一階段是客觀存在的，而且也有相應的保管機構。但我國已有檔案室的現實從理論上講不應構成建立檔案中心的障礙。再次，西方國家對檔案、檔案概念的理解也不盡相同，有的把非現行階段檔案才視為檔案，有的認為檔案從現行階段起就已轉化為檔案，這些具體差異並未妨礙檔案中心在這些國家的普遍建立。可見，以中外文件概念不同為由反對建立檔案中心的觀點在理論和現實上都是站不住腳的。

根據以上評析，筆者的結論是建立檔案中心需突破我國傳統的狹義檔案觀，呼喚一種廣義的檔案觀，這也正是檔案生命週期理論反映的檔案觀。按照這一科學理論，檔案概念的外延應包括檔案從形成到最終歸宿完整運動過程的所有階段，而不是其中某一特定階段。我國部分學者所謂“檔案生命週期理論根本不符合我國實際 ”［９］或“檔案生命週期理論名不副實”［１０］的結論，都是從狹義檔案觀來考查這一理論的。狹義檔案觀的嚴重不足在於過分強調檔案各階段的區別，忽視各階段的固有聯絡，因此難以準確反映檔案與檔案的關係。西方各國儘管對檔案的階段劃分以及對各階段的稱謂不完全一致，但它們普遍建立檔案中心正是基於對廣義檔案觀的一致認同。可見，假如不能接受廣義檔案觀，就無法真正理解檔案生命週期理論的實質，也無法辯證看待檔案中心的可行性。

總之，筆者認為檔案中心的建立在我國不乏理論基礎，如果認同廣義檔案觀就能為消除上述理論分歧提供一種解決思路。

註釋：

［１］林清澄：《檔案生命週期理論與檔案中心沒有必然聯絡》，《山西檔案》１９９９?６。

［２］同上。

［３］同上。

［４］筆者與韓玉梅共同主編：《外國檔案管理》，中國人民大學出版社１９９８年。

［５］王茂躍：《檔案生命週期理論不宜中國化》，《山西檔案》１９９７?６。

［６］何嘉蓀：《檔案生命週期理論完全適用於中國》，《山西檔案》１９９８?５。

［７］同上。

［８］吳寶康主編：《檔案學概論》，中國人民大學出版社１９８８年。

［９］王茂躍：《對檔案生命週期理論的評價不宜過高》，《檔案學研究》１９９６?２。

［１０］陳作明：《檔案生命週期理論探疑》，《浙江檔案》１９９７?１２。